著者 : 藤永 丈司

◆上智大学比較文化学部卒(現:国際教養学部)
◆初受験でTOEIC990(満点)、英検1級、小学校英語指導者資格
◆ニンテンドー3DS TOEIC「超速」プログラム・スペシャルアドバイザー
◆日経HR「英語コミュニケーション in Business」特別講師(2017年8月~)
◆日経メディカル「医師のためのDailyイングリッシュ」特別講師(2019年10月~)
◆公式動画チャンネル:マイスキ英語【たった3分で奇跡を起こす!】(2020年2月~)

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著者自身の受験英語への疑問や登校拒否といった苦い体験や、10年以上にわたる海外生活から、外国人の英語習得の早さと相対する日本人の遅さの違いを同時に徹底的に解読・研究を繰り返すことで、日本人へ「英語回路」を植え付ける仕組みを解明。


◆活動 - 芸能人 への個別指導、英会話・ TOEIC講座、企業研修、小学生を中心に 各地でボランティア英語指導など。


藤永の著者・監修した商品

◆著書に「なぜ、留学生の99%は英語ができないのか?」など多数(シリーズ累計10万部以上)

2016年に甚大な被害をもたらした「熊本地震」への復興活動の一環として、『マイスキ英語(代表:藤永丈司)』は、同年7月より、Jリーグ所属のロアッソ熊本のスポンサーカンパニーとして協賛しております。

英語の「メールの書き出し」| カジュアルやビジネスに使える95選

のべ376,430がこの記事を参考にしています!

英語でメールを書く時に、書き出しをどう書いたらいいか困っていませんか?

特にビジネス英語のメールでは「件名 → 宛名 → 書き出し → 内容 → 締めの言葉 → 結び → 名前」という順序で書いていきます。

下記がその例文です。

  • 件名:Confirmation of Meeting(打合せの確認)
  • 宛名:Dear Mr.Tanaka,(田中様)
  • 書き出し:Thank you for your e-mail yesterday.(昨日のメールありがとうございます。)
  • 内容:I would like to confirm our meeting tomorrow at 5 p.m.(明日の午後5時の打ち合わせの確認となります)
  • 締めの挨拶:We are looking forward to meeting you soon.(すぐにお会いできるのを楽しみにしています。) ※これらの文言があった方がより丁寧です。
  • 結び:Sincerely yours,(敬具)
  • 名前.Joji Fujinaga(藤永) ※あなたのフルネーム、またはラストネームのみを書きます。

書き出しといっても、要件により様々な書き方があります

また、友達や同僚同士のやり取りや、ビジネスメールなどのフォーマルな場合では書き方に違います。

詳細は後ほど解説しますが、下記がその一例です。

要件
カジュアル
フォーマル
返信(感謝)
Many thanks for your e-mail.
Thank you very much for your e-mail.
久しぶり
How have you been?
It’s been a long time.

他にも、ビジネスメールですが次のようなパターンもありますね。

  • お詫び(謝罪):I’m really sorry for my late reply.(返信が遅れて申し訳ございません)
  • 担当者変更:I am pleased to announce that Ms.Tanaka will take my position as of October 10th.(10月10日付けで田中が引き継ぎます)
  • 苦情(クレーム)など:I need to call your attention to an issue with your service.(あなたのサービスについて注意喚起があります)
  • お祝い:Congratulations on your promotion!(昇進おめでとうございます)
  • メールに添付書類を付けた場合:Please refer to the attached file.(添付ファイルをご確認ください)

など。

特に仕事などのビジネスで、どうしても英語のメールを送る必要があるときに、意外に考えて時間を費やしてしまうのが書き出しではないでしょうか。

もちろん、メールの結びもとても大切でが、これもカジュアルとフォーマルでは使い方が異なります。

  • カジュアル:Many thanks
  • フォーマル:Sincerely

など。

宛先も同様で、カジュアルに「Hi」だけの場合と、フォーマルな「Dear 敬称」というパターンで使い分ける必要があります。

その中でも特に書き出しを難しく考えているうちに、メールを書くこと自体が面倒になってしまうこともありますよね。

よって今回は、様々な英文メールで使える書き出しのフレーズと書き出しを書くコツを例文を使いながらご紹介します。英語でのビジネスメールの「件名~結びまで」という全般の注意点と書き方については、『英語のビジネスメールの書き方|恥をかかない7つの注意点』の記事にても詳しく解説していますのでご参考下さい。

  1. 英語の「メールの書き出し」は簡潔にすることが重要
  2. 英語で「メールの書き出し」で大事な「宛名」
    1. 男性の場合の「宛名」
    2. 女性の場合の「宛名」
    3. 名前が分からないビジネスメールの「宛名」
    4. 友達などカジュアルな「宛名」の表現
  3. ビジネス(フォーマル)編:丁寧な英語の「メールの書き出し」厳選フレーズ・例文
    1. 「お疲れ様です」や「お世話になっております」などでの書き出し
    2. 初めてのメールの場合の挨拶(お元気ですか?などのフレーズ)
    3. メールへの返信
    4. 問い合わせの目的と自己紹介(会社名や名前を先ず名乗る)
    5. 色んな場面での感謝やお礼
    6. お詫び(謝罪)
    7. お知らせ(通知)
    8. 確認(再確認など)
    9. 依頼(緊急時のお願いなど)
    10. 苦情(クレーム)・キャンセル・催促
    11. お祝い
    12. 久しぶりにメールする時の書き出しは?
    13. メールに添付書類を付けた場合
    14. 担当者変更と着任の挨拶
    15. 部署異動の挨拶
    16. 退職の挨拶
    17. 社内メールの場合(上司や同僚・部下)
  4. ビジネスメールなどビジネス英語が学べるオンライン英会話3選
    1. Bizmates
    2. ベストティーチャー
    3. EFイングリッシュライブ
  5. カジュアル編:英語の「メールの書き出し」厳選フレーズ・例文
    1. 通常の挨拶
    2. 感謝の言葉
    3. 謝罪の言葉
    4. 久しぶりの挨拶
    5. お知らせ
    6. 確認や手伝いなどのお願い
  6. メールの「件名」と「締めと結び」も大切!
    1. 件名
    2. 締めと結びの言葉
  7. メールの書き出しなど日常英語が学べるオンライン英会話5選
    1. レアジョブ
    2. Native Camp(ネイティブキャンプ)
    3. クラウティ
    4. kimini英会話
    5. hanaso
  8. まとめ:「メールの書きだし」に使う英語は基本パターンを押さえるだけ!

英語の「メールの書き出し」は簡潔にすることが重要

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日本語と英語のメールの大きな違いがひとつあります。

英語はとにかく「簡潔に用件を述べる」のが暗黙のルールです。

日本語の場合、あいさつや相手への気遣いなど比較的長く書き出しを書きますが、英語の場合はあいさつをする場合はごく簡単に、基本的にはすぐに本題に入ります。

日本人は、なかなか慣れなくて日本的な書き出しをあれこれ考えてしまいがちですが、そのような気遣いは英語のメールでは好まれません。

特にアメリカなど海外では「効率」や「時間」を大切にする文化が多く、相手を気遣いつつもオブラートに包まず、相手に伝わりやすいような直接的な表現で伝えるのが原則です。

なので、メールの目的別でストレートに何をこれから述べるのか、何を言いたいのかを伝えるのがポイントです。

ようするに挨拶の後には「~の件で連絡しました」を冒頭に持ってくるのがベストです。

  • メールの返信
  • お知らせ(通知) ※緊急のお知らせ、いい知らせ、悪い知らせの2パターンあります
  • 依頼(お願いごと) ※緊急の依頼なども
  • 確認 ※アポ、進捗状況、納期などの確認など
  • 問い合わせ ※価格や商品など
  • 苦情(クレーム)
  • 担当者変更 ※新任着任なども
  • 感謝 ※打合せの後、商品を受け取った場合など
  • お詫び(謝罪) ※納期や支払いの遅延など

特にビジネスでは色々なパターンの書き出しがありますね。

また、初めて問い合わせた場合は「自己紹介」で挨拶は不可欠です。これらの英語の言い回しも覚えておくと大変便利です。

これらに関しては後ほどそのまま使える厳選フレーズをご紹介しています。

英語で「メールの書き出し」で大事な「宛名」

メールの本文の最初にはまず宛名を書きます。

宛名の基本形は「Dear 敬称+人名,」です。「,(コンマ)」は忘れないようにしましょう。

____________________

Dear 敬称+人名,

こんにちは。

~の件で連絡しました。

(本文)

結び
____________________

などとなります。連絡の目的を書く前に必須となるのが「宛名」で、これがメールの書き出しの一番最初となり、失礼が無いように気を付ける必要があります。

「Dear」の後の人名は次が基本となります。

  • 知人や友達など・・・ファーストネーム(名前)、ニックネーム※Tom, Mikeなど
  • 上司やビジネスでの相手など・・・ラストネーム(名字) ※Fujinaga, Jordanなど

※「敬称(Mr.やMs.など)については後述します)

「Dear」は日本語に無理やり訳すと「親愛なる」ですが、手紙やメールを書く場合に宛名の前に書くものです。

知人や友人で、ファーストネームで呼び合う仲なら上述通り、相手のファーストネーム(名前)を入れればOKです。または、普通に、「Hi, Mike」などカジュアルでも構いません。

敬称(Mr./Ms.)などは基本使いません。

カジュアルの基本例としては「Dear Tom,」で、2名以上の複数(連名)の場合は「Dear John, Mike, and Jessica,」として、このように、「and」で付け加えます。

ビジネスでの連名の場合は、「Dear Mr.Burton, Ms.Scott and Ms.Gray」と敬称と名字が基本です。

また、社内で相手と何度がやり取りがあったり、部下などの場合で、誰がメイン(To)の宛先で、サブメイン(Cc)か分かる場合は次のような書き出しでも構いません。

しかし、社外のビジネスパートナーにはあまりこのような使い方はしないので注意が必要です。
____________________

To:Mr.Suzuki
Cc:Ms.Jordan

Good afternoon.

I’m glad to inform you that ~.

(本文)

結び
____________________

多くの人(多数)に送る場合は「Dear All,」、または「Dear Everyone,」となります。「All」と「Everyone」の最初の文字は大文字が基本です。

知人でもそれほど親しくない場合、上司などの場合は敬称+ラストネーム(名字)で宛名を書きます。お会いしたことがない場合も、役職などがわからない場合は「敬称+ラストネーム」になります。

敬称の使い分けについては、『英語の敬称一覧|メールでも使い分ける!21個の性別・職業別の言い方』でも詳しく解説しますのが、ここでは最低限の基本を押さえておきましょう。

男性の場合の「宛名」

送る相手が男性の場合は、「Dear Mr.ラストネーム(名字),」が基本で、例えば「Dear Mr.Jackson,」などとなります。

相手の名前も役職もわからない場合は、「Dear Sir,(複数形はSirs)」とします。

ビジネスのシーンでも使うものです。

女性の場合の「宛名」

相手が女性の場合は、「Dear Ms.ラストネーム(名字),」となり、例として「Dear Ms.Williams,」などとなります。

「Miss.」か「Mrs.」、それとも「Ms.」?
未婚女性は「Miss.」で、既婚女性は「Mrs.」と書くことも可能ですが、結婚しているか、していないかは個人的なことですし、間違って送ってしまった場合、相手に不快感を与えてしまう可能性もあるので「Ms.」とするほうが無難です。

また、博士号を持っている人に送る場合は男女関わらず「Dr.」または「Ph.d」をつけます。これは職業でも同様です。「Governor(知事)」や「Judge(判事)」の時には男女を区別する敬称は付けません。

また、男性と同様に、名前も分からないけいど女性の場合は、「Dear Madam(複数形はMadams),」とします。

相手の名前も性別がわからない場合は、「Dear Sir or Madam,(Dear Sir/Madam,)」と書きます。

名前は分かっているけど、性別が分からない場合は、「Dear ラストネーム(またはフルネーム), Esq.」と表現します。

名前が分からないビジネスメールの「宛名」

担当部署や担当者に送る時に、相手とは面識がなく担当者の名前がわからない場合は担当部署名、役職を宛名に記載します。

下記がその例となります。

  • Dear Customer Service, / カスタマーサービス担当
  • Dear President, / 社長
  • Dear Sales Manager, / 販売(セールス)部長
  • Dear Factory Manager, / 工場長

特にビジネスメールの場合、書き出しで誰宛なのか、どの部署と連絡を取りたいのかを明確にすることが重要なポイントです。

万が一、メールを違う部署の人が開けたとしても、宛名で連絡を取りたい相手を明確にしておくことで、対応してほしい相手にメールの内容が伝わる可能性が非常に高くなります。

もし、担当部署や相手がわからない場合は、「To whom it may concern,」(ご関係者殿)のフレーズを使います。

初めてメールをする時は特にこの表現は重宝するので是非覚えておきましょう。

友達などカジュアルな「宛名」の表現

先ほどもお伝えしていますが、友達同士のメールの場合は簡単な書き出しで始める場合が多いです。

カジュアルに「To ファーストネーム(名前)」として、「To Mike」など簡単に書いても構いません。

「Dear」は少しかしこまった言い方なので、ある程度関係性ができている人のみに使えます。上述通り、上司やビジネスパートナーなどにはあまり使わないので注意が必要です。

宛名を記載せず、簡単なあいさつから始めるカジュアルなメールもあります。

  • Hello Sophia
  • How are you, Brian?
  • Hi William

どの場合も、ファーストネームやニックネームのみ使えます。ある程度仲がいい友達に送る場合に使える書き出しです。

しかし、メッセージカードや少しかしこまった場合のメールは友達同士でも「Dear」から始めることが少なくありません。

ビジネス(フォーマル)編:丁寧な英語の「メールの書き出し」厳選フレーズ・例文

宛名(Dear~,)の後のメールの書き出しの文言は、いくつかのパターンがありますが、簡潔にがポイントでしたね。

また、それは目的別で言い回しが異なります。ここではそれぞれの目的別での書き出しフレーズを厳選してお伝えします。

ここではビジネスなどで使うフォーマルなメールの書き出しを中心にしたフレーズ集となります。

「お疲れ様です」や「お世話になっております」などでの書き出し

日本語ではよく、「お疲れ様です」や「お世話になっております」から入るメールが多いですが、英語では次のような表現になります。

  • I trust you are doing well.(お元気でいらっしゃることと思います)※初めてメールを出す際にも使えます。「I hope you are doing well.(お元気ですか?)」や「I hope this e-mail finds you well.(元気でお過ごしでしょうか?)」なども使えます。
  • Thank you for your continued support.(引き続きのご支援ありがとうございます)
  • I hope you had a great weekend.(素晴らしい週末を過ごされたことと思います。)

または、先ほども言いましたが、簡単な挨拶からスタートしてもOKです。

  • Good morning.
  • Good afternoon.

などでも構いません。

上記は既に関係がある場合の冒頭でOKですが、初めてのメールの場合の挨拶はどのようなのがいいのでしょうか?

初めてのメールの場合の挨拶(お元気ですか?などのフレーズ)

相手に始めてメールを出す相手には次のような書き出しがいいでしょう。

これらの表現は、初対面の相手に対して敬意を示し、丁寧な印象を与えます。メールの冒頭で使うことで、良好なコミュニケーションを始めることができます。

  • I hope this email finds you well.(元気でお過ごしでしょうか)
  • I hope you are doing well.(元気でお過ごしでしょうか) ※上記と同じ内容ですが、2回目以降の場合にもカジュアルの場面でも使えるフレーズです。
  • It’s a pleasure to make your acquaintance via email.(メールでお知り合いになれて光栄です)
  • I am reaching out to…(~についてご連絡させていただいています)
  • I am writing to inquire about …(…についてお問い合わせさせていただきます。)
  • I was given your contact information by [Person’s Name].([人名]さんからあなた様の連絡先をいただきました)
  • Nice to e-meet you.(初めてのメールですが、どうぞよろしくお願いします)

メールへの返信

既に来たメールへの返信へは次のような書き出しのフレーズを使えます。これらも挨拶の後に付けるとベターです。

問い合わせの目的と自己紹介(会社名や名前を先ず名乗る)

お会いしたことがない人で、メールのやりとりも一度もしたことがない場合の問い合わせの時は、簡単な自己紹介をします。といっても、名前と部署や簡単な仕事の説明など、すごく簡単な一文だけで十分です。

長くならないようにサクッと、しかし正しく伝えるような英文にしましょう。

下記がその例となります。

  • My name is Yoko Suzuki and I work at ABC Company. (私の名前は鈴木洋子で、ABC社で働いています。)
  • My name is Takeshi Sato and I work at Customer Service of ABC Company. (ABC社のカスタマーサービスの佐藤たけしです。)
  • My name is Taro Ueda, a sales manager at ABC Company. I was introduced you by Mr. Tanaka of our company. (私はABC社の営業部長の上田太郎です。弊社の田中氏より紹介されました。)

「My name is」は少しフォーマルな感じがしますが、ビジネスでは「My name is」で、カジュアルな場合は「I’m(I am)」と覚えておきましょう。

日本語には「初めまして」という言葉がありますが、英語のメールでその役割を果たすのが「Dear~,」だと思って下さい。

いきなり自分の名前から始めるのに少し抵抗がある方は、「突然のメールで大変申し訳ございません。」という英文を一つ挟みたがるのですが、実はそのような謝罪は不要です。

要するに、簡単な自己紹介の直後に目的を書くことが大切ですが、あえて書くとすると「I hope you don’t mind my writing this e-mail to ~.(直訳:~について私がメールを差し上げていることがご迷惑でないことを願います)」という定例もあるので覚えておきましょう。

次のような書き出しの例文(自己紹介)が基本となります。
____________________

To whom it may concern,

I hope this mail finds you well.

My name is Takeshi Fujinaga from ABC company and I’m writing this e-mail to introduce our newly launched products that you might be interested in.

(本文)

締めの言葉

結び

名前
____________________

他にも名前と会社名の自己紹介をしたとに次のような書き出しもあります。

  • We are interested in your products. (御社の製品に興味がございます) ※ビジネスメールで、会社の代表としてメールを送る場合はweを主語にすることもできます。
  • I have some questions about your new product. (御社の新製品についてご質問があります。)
  • I’d like to ask some question about ~. (~についていくつかお伺いしたいのですが。)
  • The reason why I’m writing you this email is ~. (このメールを書かせていただいている理由は~です。)
  • I’m writing to inform you that ~. (~についてお知らせしたく、メールを書いています。)
  • I’m emailing you because ~. (~と言う理由で、メールを書いています。)

参考にしてみて下さい。

色んな場面での感謝やお礼

メールの書き出しのパターンとして一番多いのが感謝やお礼です。これは日本語のメールでも同じではないでしょうか?

先ほどのメールへの返信でもお礼のメールになっていますね。

なので、感謝やお礼のフレーズは最低限シッカリと押さえる必要があります。

1つのパターンにならないようにここでご紹介する書き出しを参考にしてみて下さい。

  • Thank you very much for arranging your schedule.(スケジュールの調整誠にありがとうございます。)
  • Thank you very much for sending us the package.(荷物を送っていただきましてありがとうございます。) ※書類などを受け取った場合などいくつかのパターンがあります。『「受け取りました」の英語|ビジネスメールでも欠かせない2つの表現』でも詳しく解説しています。
  • We appreciate the time you took to attend the conference held on last Monday.(先週の月曜日の会議にご参加いただきましてありがとうございました。) ※わざわざ来ていただいたという時にこのような表現をします。
  • Thank you for visiting our store last week.(先週ご来店いただきましてありがとうございました。)
  • Thank you very much for your purchasing on our online shop.(オンラインショップでのご購入ありがとうございました。)
  • We really appreciate your opinion about our product.(弊社の製品についてご意見をいただきましてありがとうございました)

会社、またはチーム全体で感謝しているという表現にしたい場合は「We thank you for~.」や「We appreciate~.」となります。

また、この感謝の表現ですが、日本語で言う「よろしくお願いします」や「お疲れ様です」に該当します。

英語ではこのような表現がなく、直訳はできません。しかし、感謝の気持ちを表すことで「よろしくお願いします」の代用となります。

英語で「よろしくお願いします」|6つの場面で使い分ける!』でも詳しく説明しています。

感謝の表現は他にも多くがありますが、『「感謝」を英語で正しく伝えるための3つの基本とフレーズ集』の記事も参考にしてみて下さい。

また、特に多い表現なので、別記事にてメールに限定しての感謝の表現を網羅した『英語メールでお礼|ビジネスでの件名・書き出し・結び30個の例文』があるのでこちらもご活用下さい。

お詫び(謝罪)

書き出しでお詫びをするパターンもありますね。

お詫びしていることを先ず伝えることで相手に反省などの意思がストレートに伝わるでしょう。回りくどい書き出しをせずに謝罪の言葉を書きましょう。

下記がお詫びのメールの書き出し例文となります。

  • I’m really sorry for my late reply.(返信が遅くなりましたことをお詫びします。) ※休暇で遅くなった、など色々なパターンがありますね。『返信が遅くなり申し訳ありませんの英語|ビジネスメールで使える14例文』の記事もご参考下さい。
  • I apologize for my continuous e-mails.(お忙しいところ何度も申し訳ございません。) ※何度も手間をお掛けして申し訳ございません、などのパターンも『何度もすみませんの英語|ビジネスメールやカジュアルに使う12表現』に記載しています。
  • Please accept my sincere apologies for not being able to attend the last meeting.(前回、打合せに出席できなかったこと深くお詫び申し上げます。
  • We are truly sorry for the inconvenience caused.(ご迷惑をお掛けしており大変申し訳ございません。) ※クレームに対しての謝罪の一例です。

会社、チーム全体としてお詫びしている場合の主語は「We」を使います。感謝の時と同じですね。

お詫び(謝罪)の定例文については、『「ごめんなさい」の英語|発音・カジュアルやビジネスでの11表現』でも詳しく解説しています。

お知らせ(通知)

プレゼンでの採用の結果や相手になにかお知らせするメールの場合に使える書き出しのお決まりのフレーズがあります。

しかし、良い知らせ(良いニュース)や残念なお知らせ(悪いニュース)、またどちらでもない3つのパターンがあります。

日本語の「謹んでお知らせ申し上げます」という場合にも使えます。

それぞれを見てみましょう。

良いお知らせの場合

良い知らせの場合は次のような例文がよく使われます。

  • We are happy to inform you that we have decided to accept your offer.(私たちはあなたの提案を受け入れ、それをお知らせできることを嬉しく思います。)
  • I’m delighted to inform you that you passed the exam.(あなたが試験に合格したことを謹んでお知らせ致します。)
  • It is our pleasure to let you know that we have reached our target.(目標を達成したことをお知らせ致します。) ※社内のメールなどでも使えます。

「let you know that~」は「inform you that ~」よりもカジュアルになるので、社内や同僚などの場合に使うのがベターです。

残念なお知らせの場合

残念な知らせのお決まりフレーズはよく次のような例文がよく使われます。

この場合も「inform you that ~.」が基本となります。

  • We are sorry to inform you that our meeting next week has been canceled.(残念なお知らせですが、来週の打ち合わせはキャンセルとなりました。)
  • We regret to inform you that we are not able to meet your deadline.(残念ながら納期に間に合うことができません。) ※「regret(リグレット)」は「後悔する」という単語で、深くお詫びしたい場合は、「We apologize~」や「We are sorry for~.」を使うとベターです。
  • I’m afraid that we cannot follow your recommended plan.(申し訳ございませんが、あなたのおすすめのプランで進めることはできません。) ※何か残念なことを相手に伝える時に、「I’m afraid that ~.」という構文を使うことが多いです。
  • Unfortunately, we had to postpone our business trip.(残念ながら、出張を延ばさなければいけなくなりました。)

どちらでもないニュートラルな場合

良いニュースでも悪いニュースでもない、単純なお知らせメールの場合は、次のようなフレーズを使うことが多いです。

  • This is just to inform you that we will have a party next week.(来週開催するパーティのお知らせになります) ※「ちょっとしたお知らせ」というニュアンスです。
  • I would like to inform you that ~.(~についてのお知らせがあります)

確認(再確認など)

アポ(打合せ)や納期の確認、またメールの再送での「再確認」や「リマインド」などがありますね。

下記がその例文です。

  • I would like to make sure that you will deliver what we ordered tomorrow.(明日、私たちが注文した商品の出荷されることこの確認っしたいのですが。) ※「make sure」はフォーマルでもカジュアルでもよく使う表現です。「再確認」という意味が含まれます。
  • This mail is to confirm that we will launch the campaign as schedule.(これは、スケジュール通りキャンペーンを実施するの確定したというお知らせのメールです。) ※「It’ confirmed.」、または一単語で「Confirmed」は、確認済みという意味になりビジネスでよく使われます。
  • This is a friendly reminder that we have a meeting at 5pm today.(このメールは、今日、午後5時に打合せがあることを再確認・リマインドするものです。) ※「friendly」を付けることで、単純な「This is a reminder that ~.」よりも、柔らかい言い方となります。

依頼(緊急時のお願いなど)

依頼や相談がある時にメールする時もありますね。

それが緊急なケースもあります。

下記の書き出し例文を見てましょう。基本的に「~をして下さったら感謝致します」というのがスマートなお願い(依頼)の仕方ですね。

  • We would appreciate it if you would set up a meeting with us some time next week.(来週、打合せをセッティングして頂けるのであれば感謝致します。 ※「It would be highly appreciated if ~.」という言い方もあります。
  • Would it be possible for you to send me the draft of your marketing plan? ※(マーケティング戦略の下書きを送って下さることはできますか?) ※社内メールで使える表現です。「可能でしょうか?」というお伺いとなります。
  • I’m so sorry to disturb you, but it is an urgent request that I need the quotation right away.(お忙しいところ大変申し訳ありませんが、緊急のお願いがあります。見積書を今すぐ頂けますでしょうか?
依頼についてのいい方の基本を身に付けたい方は、『「依頼」の英語|メールでも使える!3つの言い方を習得』も参考にして下さい。

苦情(クレーム)・キャンセル・催促

いつも穏やかなメールばかりではありませんね。

相手にクレームや注文商品のキャンセルや納期の催促など聞く場合もあります。

いきなり強い口調よりは、「残念ながら」などの言葉を添えると言い方が柔らかくなります。

  • We regret to inform you that we are not satisfied with your products you delivered last week.(残念ながら、先週届いた商品に関しては私たちは満足がいっておりません)
  • I need to call your attention to an issue with your service.(あなたのサービスについて注意喚起があります。)
  • It is regrettable that we must cancel our order due to your late reply.(残念ながら遅い返答であるため、キャンセルをせざるをえません)
  • We would like to urge you to confirm the quality of product No.5.(商品番号5番の品質について至急確認をお願いします) ※クレームとお願いがミックスしている時に使えますね。催促の「urge」は「至急~させる」という単語です。

または、怒りを表現したいのであれば、話口調でそのままストレートに「complain about(~について文句がある)」や「We are dissatisfied with ~(~に対して不満)」というフレーズを使っても構いません。

「I’m sorry to say this, but ~.」、「I’m writing this to complain about ~.」など。

緊急で「~をしてほしい」とお願いに似たクレームをする場合もありますね。そんな時にも『英語で催促する|ビジネスメールの件名・本文でも使える9つの例文など』にある表現が使えるのでマスターしておきましょう。

お祝い

祝日やビジネス相手の何かしら(創立何年など)のお祝い事、初心祝いなどにメッセージを送ることも欠かせません。

年末年始もそうですね。

その際の書き出しの例が次となります。

  • Merry Christmas and a Happy New Year. ※年末年始の定番のお祝いメッセージですね。年末年始の挨拶など様々なパターンについては、『英語での挨拶|英会話やビジネスでも使える厳選17パターン』にもて詳しく紹介しています。
  • Congratulations on your promotion!(昇進おめでとうございます!) ※「I’m happy to hear that you have been promoted.」はよりフォーマルな言い方になります。
  • I’m sending you my warmest congratulations on your new job.(あなたの新しい仕事にお祝いを申し上げます)

など。

記念日の際にも使う表現は『4つの場面で使える!記念日の英語メッセージ・フレーズ一覧』にても紹介しています。

久しぶりにメールする時の書き出しは?

久しぶりに相手にメールする時もありますね。

または、相手から久しぶりにメールが来て返信するパターンもあります。

下記がその例文となります。

  • It’s been a long time. ※ここでの「It’s」は「It has」の短縮形です。
  • How have you been? ※返信するパターンでよく使う表現です。

「お久しぶりです」の後に、「I hope you are doing well.(お元気であることを願っています)」などの声掛けも付け加えるとベターです。

「It’s been ages.」などかっこいい表現もあります。『「久しぶり」の英語|挨拶やビジネスメールでも使える8つの基本表現』も参考にして下さい。

メールに添付書類を付けた場合

これは挨拶や感謝の後の本文に入れる英文になるかと思いますが、とても多いパターンなので紹介しておきます。

次のような文言パターンが多いのでそのまま使えます。

  • Please refer to the attached file. ※複数の場合は「files」とします。
  • Please find the attached quotation. ※「quotation(見積書)」を「minutes(議事録)」や「power points(パワポ)」などに変更するだけです。

担当者変更と着任の挨拶

担当者が変更する際は必ずビジネス相手にお知らせする必要があります。

すでに口頭などで伝えていても、礼儀としてメールでも送っていた方がいいでしょう。

その時の書き出し例文が次となります。担当者本人、前任者が紹介する2つのパターンがありますね。

  • I am pleased to announce that Ms.Tanaka will take my position as of October 10th.(タナカが10月10日から私の後任となることを謹んでお知らせします。 ※「I’m pleased to announce that ~.」は日本語で言うと「~を謹んでお知らせします」というニュアンスだと思って下さい。
  • It is a notice that I, Shizuko Tanaka, will be replacing Mr.Suzuki as of October 20th.(私、スズキ・シズコが、10月20付でスズキの後任となることをお知らせします。) ※着任の挨拶ですね。また、「a friendly notice」などの表現でも構いません。

後任は「successor」という単語がり、そのまま使えます。また、「new person in charge」などの表現もあります。

それらの使い方など、他のフレーズも『「担当者変更」の英語|メールでお知らせする件名や2つのテンプレート』にて紹介しているので確認してみましょう。

部署異動の挨拶

部署を異動する時にもシッカリと丁寧に挨拶しておきましょう。先ほどの担当者変更などと合わせるといいかもしれません。

  • I am writing to inform you that I have recently been transferred to a new department, and my new role is [new posistion].(この度、私は新しい部署へ異動し、新しい役職は[新しいポジション]となりましたので、お知らせいたします。)
  • I wanted to share some news with you: I have been recently reassigned to the [new department] and my new position is [new position].(最近[新しい部署]へ異動し、新しい役職は[新しいポジション]になりましたので、皆様にお知らせしたいと思います。)

退職の挨拶

転職などで会社を辞める場合もシッカリと丁寧に挨拶をするのが基本です。

  •  I am writing to inform you that I have decided to pursue a new opportunity and will be leaving my position at [Company Name] as of [last working day].(この度、新しい機会を追求することに決め、[会社名]での職務を[最終勤務日]をもって退職することとなりましたので、お知らせいたします。)
  • I wanted to let you know that I will be leaving my position at [Company Name] to pursue a new opportunity, with my last day being [last working day].([会社名]での職務を終え、新しい機会を追求するために退職することになりましたのでお知らせいたします。最終勤務日は[最終勤務日]となります。)

社内メールの場合(上司や同僚・部下)

ビジネス英語のメールで、目上の人や上司に社内メールを送る際の書き出しは以下のようになります。

基本的に「Dear [Name],」から始めるのがベストで、社外のお客さんに送る書き出しとさほど変わりません。

  • I hope you’re having a good day.(今日が良い一日でありますように。)
  • I hope this message finds you well.(お元気でいらっしゃいますか。)

同僚や部下の場合は、以下のようにカジュアルで構いません。また、下の名前(ファーストネーム)でも構いません。

  • Hello [Name](こんにちは、[名前])
  • Hi [Name](やあ、[名前])

ビジネスメールなどビジネス英語が学べるオンライン英会話3選

ビジネスメールやビジネスシーンでの英語などを覚えたい場合は、オンライン英会話で実際の会話の数をこなすことが大切です。

ここでは、「英語メールの書き方」などビジネス英語が学べるオンライン英会話を3つご紹介します。

  • Bizmates
  • ベストティーチャー
  • EFイングリッシュライブ

それぞれ順番に見ていきましょう。

Bizmates

Bizmatesは、ビジネス特化型オンライン英会話でNo.1の実績を誇るオンライン英会話です。

「世界で活躍できるビジネス英会話スキル」を身に付けることが目的であり、独自カリキュラムと実際のビジネスシーンで使われる英語を網羅的に学ぶスタイルとなっています。

レッスン満足度は脅威の97.9%、上達実感は91.1%とこちらも圧倒的です。

レベルが30段階に分かれているので、英語がまったくできない初心者の方でも安心して受講できます。

初月が実質無料になるキャンペーンも用意されているので、Bizmatesが気になる方は公式サイトで情報をチェックしましょう。

Bizmates(ビズメイツ)の公式サイトはこちら

ベストティーチャー

ベストティーチャーは、実際の場面を想定したリアルなレッスンが受けられるオンライン英会話です。

ライティング、実践を想定したトレーニング、スピーキングの3つを中心に英語力を強化でき、外国人講師による英作文の添削や、24時間場所や時間を選ばずに回数無制限でレッスンを受けられます。

実際に、ベストティーチャーの受講生も「2ヶ月間受講しただけで海外企業に転職できた」「仕事と育児を両立しながら英検1級を取得できた」と非常に良い評判が見られます。

ライティングとスピーキングを同時に強化したい方は、ベストティーチャーを受講してみてはいかがでしょうか。

ベストティーチャーの無料体験はこちらから

EFイングリッシュライブ

EFイングリッシュライブは、世界の大企業でも採用されているカリキュラムを個人でも受講できるオンライン英会話です。

プライベート(1対1)レッスン、グループレッスンの好きなほうを選ぶことができ、12週間(3ヶ月間)でのレベルアップが約束されています。

また、英語レベル診断も用意されているので、自分の英語レベルが分からない方や、診断によって自分のレベルに合わせたカリキュラムを受講したい方にもぴったりです。

EFイングリッシュライブも無料体験が用意されているので、下記の公式サイトから無料体験を受講してみてはいかがでしょうか。

EFイングリッシュライブの無料体験はこちらから

カジュアル編:英語の「メールの書き出し」厳選フレーズ・例文

先ほど、同僚や部下への社内メールの書き出しでもわかったように、フォーマルな書き出しとは違い、友達や家族へはとてもカジュアルになります。

これは、メールだけじゃなく、SNSでのチャットや手紙でも同様です。

通常の挨拶

簡単な書き出し、スラングなども使うことも多いですね。

下記の名前の部分は基本的に下の名前(ファーストネーム)のみでOKです。

  • Hi [Name](やあ、[名前])
  • Hello [Name](こんにちは、[名前])
  • Hey [Name] (ねえ、[名前])
  • How are you doing, [Name]? (ねえ、[名前])
  • What’s up, [Name]?(どうしてる、[名前]?) ※友達同士でよく使うスラングです。

など、簡単な挨拶でOKです。

感謝の言葉

友達や家族に色んな時に感謝のメッセージを送る時がありますね。下記は色んなパターンでの例文です。

先ほどの挨拶文の後に書くとベターです。

  • Many thanks for helping me move last weekend.(先週末の引っ越し手伝ってくれて本当にありがとう。)
  • Thanks a lot for lending me your car when mine broke down.(車が故障した時に、あなたの車を貸してくれてありがとう。)
  • Thank you so much for taking care of my dog while I was away.(私が留守の間、犬の世話をしてくれて本当にありがとう。)
  • I appreciate your help with planning the surprise party for Mom.(ママのサプライズパーティーの計画を手伝ってくれてありがとう。)
  • Thx for picking me up from the airport.(空港まで迎えに来てくれてありがとう。) ※Thxは「Thanks」の略語でよく使います。

謝罪の言葉

友達などへのお詫びにはカジュアルなパターンを使うのが一般的です。

「I’m sorry for ~」や「Sorry for ~」の形がとても多いですね。

  • I’m sorry for my late reply. / 返信が遅れてごめんなさい。※「Sorry for not replying sooner.」も同様で、大したことでなければ「I’m」を省略することもあります。
  • I’m sorry for not being able to attend your party last night.(昨夜のパーティーに出席できなくてごめんなさい。)
  • My apologies for forgetting to return your book earlier.(先にあなたの本を返し忘れてしまって、謝罪します。)

フォーマルとはだいぶ違いますね。これらを正しく使い分けるようにしましょう。

久しぶりの挨拶

久しぶりに家族や友達にコンタクトとることもあるかと思います。

そんな場合は、スラングや口語的な英語フレーズでも全然OKです。下記はどちらともに「お久しぶり!」という訳になります。

  • Long time, no see.
  • Good to see you again.
  • It’s been ages. ※少し誇張したスラングです。

お知らせ

家族や友達、同僚などにもちょっと何かを知らせたい時もありますね。

次のようなフレーズで書き出せます。

  • Just let you know that I will go to Kyshu tomorrow.(ちょっとしたお知らせですが、明日、九州にいきます) ※カジュアルで社内での同僚や友達に「ちょっと~伝えたくて」という感じになります。
  • I wanted to share some news with you. I’m engaged!(あなたとちょっとした出来事を共有したくて。実は、婚約しました!)
  • Guess what? I got a new job at ABC company! (何だと思う?ABCに就職が決まったよ!)
  • I have some exciting news to share. I’ll be studying abroad in Spain next year. (ワクワクするニュースがあるの。実は、来年、スペインで留学することになりました!)
  • Here’s a quick update on my new hobby. I’ve started taking salsa dance lessons.(私の新しい趣味に関する簡単なアップデートね。サルサダンスのレッスンを始めました!)

確認や手伝いなどのお願い

軽く確認やお願い事がある場合がありますよね。次のような文面のようにカジュアルで構いません。

  1. I’m just checking if you can come to my place tonight.(今日、うちに来るのかちょっと確認したいけど)」
  2. Could you please let me know if you’re coming to the family reunion? (家族の再会に来るかどうか教えてもらえますか?) ※多少、丁寧にお願いする時の書き出しフレーズです。
  3. Would you mind giving me a ride to the airport tomorrow?(明日、空港まで送ってもらってもいいですか?)
  4. Can you confirm if you received my last email about the party details?(パーティーの詳細に関する前回のメールを受け取ったか確認してもらえますか?)
  5. I was wondering if you could take care of my plants while I’m on vacation.(休暇中、私の植物の世話をしてもらえるかなと思っていました。)
確認する場合によく使う「check」、「make sure」や「confirm」などの使い方は、『6つの「確認(する)」の英語|使い方やフレーズを習得!』でもいくつかの例文で詳しく解説しています。

メールの「件名」と「締めと結び」も大切!

今までは宛名やメールの書き出しの様々なパターンを見てきました、その前のメールの「件名」や最後の「結び」も大切ですね。

それぞれ色々なパターンがあるので、先ずは基本を押さえて使い分けましょう。

件名

お願いの場合、緊急の場合、感謝の場合などなど書き出しと同じ数だけパターンが異なります。

下記がその一例となります。

基本的に冠詞(a, an, the)は省略します。

  • 感謝の場合・・・Thank you for today’s meeting(本日の打ち合わせについてのお礼)
  • お知らせの場合・・・Important Notice(重要な情報)
  • 確認の場合・・・Confirmation for meeting on Oct 10th(10月10日の打ち合わせの確認)
  • 緊急の依頼の場合・・・Urgent request(急なお願い)
  • 問い合わせの場合・・・Inquiring about your product(御社の商品への問い合わせ)

など。

英会話やビジネスで使える英語メールの件名・タイトル16選』の記事のもカジュアルな件名も紹介しているので、メール内容により使い分けましょう。

締めと結びの言葉

日本語で言うと「敬具」というところです。

相手が誰かにより使い分ける必要があります。

英語メールの結びと締めの言葉|ビジネスの丁寧・カジュアルで使える63選!』でも詳しく書いていますが、ここでもおさらいしておきましょう。

既存客へのメールの場合

既存客の場合はよく「Regards」や「Best regards」を使います。

その前に、「ご協力ありがとうございます」などの一言があるといいでしょう。
____________________

Thank you very much for your kind cooperation.

Best regards,

Fujinaga
____________________

新規に問い合わせたメールの場合

新しく問い合わせたところには、「Sincerely」という単語をよく使います。より丁寧に聞こえます。

また、相手からの「返信をお待ちしております」という締めの英文があるとベターです。
____________________

I look forward to hearing from you.

Sincerely yours,

Fujinaga
____________________

カジュアル・メールの場合

友達や同僚などの場合でも「締めと結び」はマナーとして大切ですが、「Thank you」や「Thanks」、「Many thanks」ぐらいでOKです。

締めの言葉と結びの言葉を一つにすることが多いですね。

また、名前は下の名前「ファーストネーム」のみを書くのが一般的です。

____________________

Thanks,

Joji
____________________

メールの書き出しなど日常英語が学べるオンライン英会話5選

カジュアルなメールの書き方や日常英会話などを使いこなせるようになりたい場合は、オンライン英会話で実際の会話の数をこなすことが大切です。

ここでは、メールや日常英会話が学べるオンライン英会話を5つご紹介します。

  • レアジョブ
  • Native Camp(ネイティブキャンプ)
  • クラウティ
  • kimini英会話
  • hanaso

それぞれ順番に見ていきましょう。

レアジョブ

レアジョブは、講師数6,000名を超える日本最大級のオンライン英会話です。

1レッスンあたりの費用は脅威の約170円〜、毎日1回以上レッスンを受けることができます。

レアジョブで用意されているカリキュラムは幅広く、日常英会話をはじめとして、海外旅行英語、ビジネス英語、その他シーンに合わせた英語など、自分の学びたいカリキュラムを自由に選択できます。

また、講師数6,000名の中には、本場のネイティブ講師も在籍しているため、より本場に近い英語を学びたい方にもぴったりです。

「オンライン英会話を受講したいけど、どのサービスを選んで良いのか分からない」という方は、第一候補としてレアジョブを検討してみてはいかがでしょうか。今なら2回の無料体験レッスンを受講することも可能です。

レアジョブ英会話の無料体験はこちら

Native Camp(ネイティブキャンプ)

Native Camp(ネイティブキャンプ)は、業界初のレッスン受け放題システムを採用しているオンライン英会話です。ネイティブキャンプにログインするだけで、24時間365日、いつでも好きな時間にレッスンを受けることができます。

また、一般的なオンライン英会話は「1回のレッスン時間は25分〜」と制限を設けられていることも多いですが、ネイティブキャンプは5分だけレッスンを受けることも可能。

朝の通勤前にレッスンを受けるも良し、寝る前に少しだけ英語を勉強するのも良し。

さらに、自習用のコンテンツとして「読み放題」「聞き放題」機能も搭載されており、リーディングやリスニングの強化も自由に行うことが可能です。

これだけ充実したコンテンツが用意されているオンライン英会話は他に存在しないため、低価格でボリューム感のあるレッスンを受けたい方はネイティブキャンプを受講してみましょう。今なら1週間の無料体験レッスンを受けられます。

ネイティブキャンプの無料体験はこちら

クラウティ

クラウティは、家族でシェアできることで有名なオンライン英会話です。

1つのアカウントで、最大6名までアカウントを共有できます。6名で利用したとしても、かかる費用は1アカウントのみの月額4,950円〜。

レッスン回数は1日2回〜4回を選択できるので、「今日はママが英語を勉強する日」「明日は子どもに英語を勉強させる日」という形で、シェアしながら家族全員で英語を学べるのがクラウティのメリットです。

通常のオンライン英会話は「Zoom」や「Skype」といった外部アプリを使ってレッスンを行いますが、設定をしたことがない人にとっては難易度が高いもの。

その点、クラウティは独自のレッスンシステムを採用しているので、クラウティにログインするだけでレッスンを行うことができます。

圧倒的に低価格で、家族全員で英語を楽しく学びたい方は、一度クラウティの無料体験レッスンを受講してみてはいかがでしょうか。

クラウティの無料体験はこちら

kimini英会話

kimini英会話は、子どもから大人まで細かにレベルが設定されたカリキュラムで学べるオンライン英会話です。

教育業界で70年以上の実績を誇る学研が運営しており、高校・大学など200以上の教育機関で導入されているレベルの高いカリキュラムが用意されています。

「レベルが高くてついていけないかも」と不安に感じている方も、受講をスタートしたタイミングで、スピーキング力を確かめられるテストを受けられます。

こちらのテストの結果に合わせてカリキュラムを提案してくれるため、自分のレベル以上に難しいカリキュラムでレッスンが進むことはありません。

さらに、月額料金も1,100円(税込)〜と、業界最安値クラスです。

子どもから大人まで、品質が担保されたカリキュラムで英語を学びたい方は、kimini英会話を選んでみてはいかがでしょうか。

kiminiオンライン英会話 公式サイトはこちら

hanaso

hanasoは、英語の復習に特化したオンライン英会話です。

  1. レッスンで学び口になじませる
  2. 復習システムにより効率よく定着させる
  3. 音声教材で会話での使い方を練習する

上記3つのステップでレッスンが進むので、日常的に使っている英語を効率よく覚えられるのがhanasoのメリットです。

レッスン教材も豊富に用意されており、日常英会話をはじめとして、おもてなし英会話、特定のシーンに特化したトピックトーク、自由に英語を話すフリートークなどがあります。

「一度覚えた英語を忘れてしまった」「学習の二度手間を減らしたい」と考えている方は、hanasoを選んでみてはいかがでしょうか。

hanasoの無料体験はこちら

まとめ:「メールの書きだし」に使う英語は基本パターンを押さえるだけ!

すでに知ってる、何度もやり取りがあるビジネスパートナーであれば、宛名の後、書き出しの前に、軽く「I hope you are doing well.」や「How are you?」などの声掛けがあっても構いません。

英語のメールでは、書き出しはとても重要です。

わかりやすく、メールの主題がわかる書き出しから始めると、相手にも伝わりやすくシンプルなメールを書くことができます。

メールの書き出しをどうしたらいいかわからない場合はまずは、ここで紹介したフレーズをそのままコピーして使ってもOKです。

そこから、文末を少し変えたりアレンジして少しずつ自分の言葉で書けるように練習しましょう。更に、ネイティブが書くメールに近づいていきますよ。

習得の鍵は「記憶精度×進め方×勉強法」にある


なぜ、日本人の99%がまともに英語が話せないのか?

1つ断言できるのは、英語マスターに頭の良さは関係ありません。

偏差値40の落ちこぼれ人間だった私でさえ、一発でTOEIC満点も英検1級も取得。英会話もペラペラ、ビジネス英語もマスターしたことからも・・・

その鍵は「記憶精度×進め方×勉強法」にあります。

覚えたら忘れない記憶術。瞬時に英語をアウトプットするスキル。

これらの技術を簡単に学べる教材(450日分)をご用意しました。

色々試したけどダメだった人はぜひお試しください。

マイスキ英語「超速トレーニング」はこちら



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