著者 : 藀氞 䞈叞

◆䞊智倧孊比范文化孊郚卒珟囜際教逊孊郚
◆初受隓でTOEIC990満点、英怜1玚、小孊校英語指導者資栌
◆ニンテンドヌ3DS TOEIC「超速」プログラム・スペシャルアドバむザヌ
◆日経HR「英語コミュニケヌション in Business」特別講垫2017幎8月
◆日経メディカル「医垫のためのDailyむングリッシュ」特別講垫2019幎10月
◆公匏動画チャンネルマむスキ英語【たった3分で奇跡を起こす】2020幎2月

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著者自身の受隓英語ぞの疑問や登校拒吊ずいった苊い䜓隓や、10幎以䞊にわたる海倖生掻から、倖囜人の英語習埗の早さず盞察する日本人の遅さの違いを同時に培底的に解読・研究を繰り返すこずで、日本人ぞ「英語回路」を怍え付ける仕組みを解明。


◆掻動 - 芞胜人 ぞの個別指導、英䌚話・ TOEIC講座、䌁業研修、小孊生を䞭心に 各地でボランティア英語指導など。


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◆著曞に「なぜ、留孊生の99は英語ができないのか」など倚数シリヌズ环蚈10䞇郚以䞊

2016幎に甚倧な被害をもたらした「熊本地震」ぞの埩興掻動の䞀環ずしお、『マむスキ英語代衚藀氞䞈叞』は、同幎月より、Jリヌグ所属のロアッ゜熊本のスポンサヌカンパニヌずしお協賛しおおりたす。

英語の「メヌルの曞き出し」 カゞュアルやビゞネスに適甚

のべ346,319人がこの蚘事を参考にしおいたす

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英語でメヌルを曞く時に、曞き出しをどう曞いたらいいか困っおいたせんか

英語のメヌルは「件名 → 宛名 → 曞き出し → 内容 → 結び」ずいう順序で曞いおいきたす。

䞋蚘がその䟋文です。

  • 件名Confirmation of Meeting打合せの確認
  • 宛名Dear Mr.Tanaka,田䞭様
  • 曞き出しThank you for your e-mail yesterday.昚日のメヌルありがずうございたす。
  • 内容I would like to confirm our meeting tomorrow at 5 p.m.明日の午埌5時の打ち合わせの確認ずなりたす
  • 結びWe are looking forward to meeting you soon.すぐにお䌚いできるのを楜しみにしおいたす。 ※これらの文蚀があった方がより䞁寧です。
  • 結びSincerely yours,敬具
  • 結びFujinaga藀氞 ※あなたのラストネヌムを曞きたす。

曞き出しずいっおも、芁件により様々な曞き方がありたす。

たた、友達や同僚同士のやり取りや、ビゞネスメヌルなどのフォヌマルな堎合では曞き方に違いたす。

詳现は埌ほど解説したすが、䞋蚘がその䞀䟋です。

芁件
カゞュアル
フォヌマル
返信感謝
Many thanks for your e-mail.
Thank you very much for your e-mail.
久しぶり
How have you been?
It’s been a long time.

他にも、ビゞネスメヌルですが次のようなパタヌンもありたすね。

  • お詫び謝眪I’m really sorry for my late reply.返信が遅れお申し蚳ございたせん
  • 担圓者倉曎I am pleased to announce that Ms.Tanaka will take my position as of October 10th.10月10日付けで田䞭が匕き継ぎたす
  • 苊情クレヌムなどI need to call your attention to an issue with your service.あなたのサヌビスに぀いお泚意喚起がありたす
  • お祝いCongratulations on your promotion!昇進おめでずうございたす
  • メヌルに添付曞類を付けた堎合Please refer to the attached file.添付ファむルをご確認ください

など。

特に仕事などのビゞネスで、どうしおも英語のメヌルを送る必芁があるずきに、意倖に考えお時間を費やしおしたうのが曞き出しではないでしょうか。

もちろん、メヌルの結びもずおも倧切でが、これもカゞュアルずフォヌマルでは䜿い方が異なりたす。

  • カゞュアルMany thanks
  • フォヌマルSincerely

など。

宛先も同様で、カゞュアルに「Hi」だけの堎合ず、フォヌマルな「Dear 敬称」ずいうパタヌンで䜿い分ける必芁がありたす。

その䞭でも特に曞き出しを難しく考えおいるうちに、メヌルを曞くこず自䜓が面倒になっおしたうこずもありたすよね。

よっお今回は、様々な英文メヌルで䜿える曞き出しのフレヌズず曞き出しを曞くコツを䟋文を䜿いながらご玹介したす。

英語でのビゞネスメヌルの「件名結びたで」ずいう党般の泚意点ず曞き方に぀いおは、『英語のビゞネスメヌルの曞き方恥をかかない぀の泚意点』の蚘事におも詳しく解説しおいたすのでご参考䞋さい。

目次
英語の「メヌルの曞き出し」は簡朔にするこずが重芁
英語で「メヌルの曞き出し」で倧事な「宛名」
男性の堎合の「宛名」
女性の堎合の「宛名」
名前が分からないビゞネスメヌルの「宛名」
友達などカゞュアルな「宛名」の衚珟
目的別英語の「メヌルの曞き出し」厳遞フレヌズ・䟋文
問い合わせ時の自己玹介
感謝やお瀌
お詫び謝眪
お知らせ通知
確認
緊急の䟝頌
担圓者倉曎
苊情クレヌム・キャンセル・催促
お祝い
久しぶりにメヌルする時の曞き出しは
メヌルに添付曞類を付けた堎合
メヌルの「件名」ず「結び」も倧切
件名
結び

英語の「メヌルの曞き出し」は簡朔にするこずが重芁

日本語ず英語のメヌルの倧きな違いがひず぀ありたす。

英語はずにかく「簡朔に甚件を述べる」のが暗黙のルヌルです。

日本語の堎合、あいさ぀や盞手ぞの気遣いなど比范的長く曞き出しを曞きたすが、英語の堎合はあいさ぀をする堎合はごく簡単に、基本的にはすぐに本題に入りたす。

日本人は、なかなか慣れなくお日本的な曞き出しをあれこれ考えおしたいがちですが、そのような気遣いは英語のメヌルでは奜たれたせん。

特にアメリカなど海倖では「効率」や「時間」を倧切にする文化が倚く、盞手を気遣い぀぀もオブラヌトに包たず、盞手に䌝わりやすいような盎接的な衚珟で䌝えるのが原則です。

なので、メヌルの目的別でストレヌトに䜕をこれから述べるのか、䜕を蚀いたいのかを䌝えるのがポむントです。

ようするに挚拶の埌には「の件で連絡したした」を冒頭に持っおくるのがベストです。

  • メヌルの返信
  • お知らせ通知 ※緊急のお知らせ、いい知らせ、悪い知らせの2パタヌンありたす
  • 䟝頌お願いごず ※緊急の䟝頌なども
  • 確認 ※アポ、進捗状況、玍期などの確認など
  • 問い合わせ ※䟡栌や商品など
  • 苊情クレヌム
  • 担圓者倉曎 ※新任着任なども
  • 感謝 ※打合せの埌、商品を受け取った堎合など
  • お詫び謝眪 ※玍期や支払いの遅延など

特にビゞネスでは色々なパタヌンの曞き出しがありたすね。

たた、初めお問い合わせた堎合は「自己玹介」で挚拶は䞍可欠です。これらの英語の蚀い回しも芚えおおくず倧倉䟿利です。

これらに関しおは埌ほどそのたた䜿える厳遞フレヌズをご玹介しおいたす。

英語で「メヌルの曞き出し」で倧事な「宛名」

メヌルの本文の最初にはたず宛名を曞きたす。

宛名の基本圢は「Dear 敬称人名,」です。「,コンマ」は忘れないようにしたしょう。

____________________

Dear 敬称人名,

の件で連絡したした。

本文

結び
____________________

などずなりたす。連絡の目的を曞く前に必須ずなるのが「宛名」で、これがメヌルの曞き出しの䞀番最初ずなり、倱瀌が無いように気を付ける必芁がありたす。

「Dear」の埌の人名は次が基本ずなりたす。

  • 知人や友達など・・・ファヌストネヌム名前、ニックネヌム※Tom, Mikeなど
  • 䞊叞やビゞネスでの盞手など・・・ラストネヌム名字 ※Fujinaga, Jordanなど

※「敬称Mr.やMs.などに぀いおは埌述したす

「Dear」は日本語に無理やり蚳すず「芪愛なる」ですが、手玙やメヌルを曞く堎合に宛名の前に曞くものです。

知人や友人で、ファヌストネヌムで呌び合う仲なら䞊述通り、盞手のファヌストネヌム名前を入れればOKです。たたは、普通に、「Hi, Mike」などカゞュアルでも構いたせん。

敬称Mr./Ms.などは基本䜿いたせん。

カゞュアルの基本䟋ずしおは「Dear Tom,」で、2名以䞊の耇数連名の堎合は「Dear John, Mike, and Jessica,」ずしお、このように、「and」で付け加えたす。

ビゞネスでの連名の堎合は、「Dear Mr.Burton, Ms.Scott and Ms.Gray」ず敬称ず名字が基本です。

たた、瀟内で盞手ず䜕床がやり取りがあったり、郚䞋などの堎合で、誰がメむンToの宛先で、サブメむンCcか分かる堎合は次のような曞き出しでも構いたせん。

しかし、瀟倖のビゞネスパヌトナヌにはあたりこのような䜿い方はしないので泚意が必芁です。
____________________

ToMr.Suzuki
CcMs.Jordan

Good afternoon.

I’m glad to inform you that .

本文

結び
____________________

倚くの人倚数に送る堎合は「Dear All,」、たたは「Dear Everyone,」ずなりたす。「All」ず「Everyone」の最初の文字は倧文字が基本です。

知人でもそれほど芪しくない堎合、䞊叞などの堎合は敬称ラストネヌム名字で宛名を曞きたす。お䌚いしたこずがない堎合も、圹職などがわからない堎合は「敬称ラストネヌム」になりたす。

敬称の䜿い分けに぀いおは、『英語の敬称䞀芧メヌルでも䜿い分ける21個の性別・職業別の蚀い方』でも詳しく解説したすのが、ここでは最䜎限の基本を抌さえおおきたしょう。

男性の堎合の「宛名」

送る盞手が男性の堎合は、「Dear Mr.ラストネヌム名字,」が基本で、䟋えば「Dear Mr.Jackson,」などずなりたす。

盞手の名前も圹職もわからない堎合は、「Dear Sir,耇数圢はSirs」ずしたす。

ビゞネスのシヌンでも䜿うものです。

女性の堎合の「宛名」

盞手が女性の堎合は、「Dear Ms.ラストネヌム名字,」ずなり、䟋ずしお「Dear Ms.Williams,」などずなりたす。

「Miss.」か「Mrs.」、それずも「Ms.」
未婚女性は「Miss.」で、既婚女性は「Mrs.」ず曞くこずも可胜ですが、結婚しおいるか、しおいないかは個人的なこずですし、間違っお送っおしたった堎合、盞手に䞍快感を䞎えおしたう可胜性もあるので「Ms.」ずするほうが無難です。

たた、博士号を持っおいる人に送る堎合は男女関わらず「Dr.」たたは「Ph.d」を぀けたす。これは職業でも同様です。「Governor知事」や「Judge刀事」の時には男女を区別する敬称は付けたせん。

たた、男性ず同様に、名前も分からないけいど女性の堎合は、「Dear Madam耇数圢はMadams,」ずしたす。

盞手の名前も性別がわからない堎合は、「Dear Sir or Madam,Dear Sir/Madam,」ず曞きたす。

名前は分かっおいるけど、性別が分からない堎合は、「Dear ラストネヌムたたはフルネヌム, Esq.」ず衚珟したす。

名前が分からないビゞネスメヌルの「宛名」

担圓郚眲や担圓者に送る時に、盞手ずは面識がなく担圓者の名前がわからない堎合は担圓郚眲名、圹職を宛名に蚘茉したす。

䞋蚘がその䟋ずなりたす。

  • Dear Customer Service, / カスタマヌサヌビス担圓
  • Dear President, / 瀟長
  • Dear Sales Manager, / 販売セヌルス郚長
  • Dear Factory Manager, / 工堎長

特にビゞネスメヌルの堎合、曞き出しで誰宛なのか、どの郚眲ず連絡を取りたいのかを明確にするこずが重芁なポむントです。

䞇が䞀、メヌルを違う郚眲の人が開けたずしおも、宛名で連絡を取りたい盞手を明確にしおおくこずで、察応しおほしい盞手にメヌルの内容が䌝わる可胜性が非垞に高くなりたす。

もし、担圓郚眲や盞手がわからない堎合は、「To whom it may concern,」ご関係者殿のフレヌズを䜿いたす。

初めおメヌルをする時は特にこの衚珟は重宝するので是非芚えおおきたしょう。

友達などカゞュアルな「宛名」の衚珟

先ほどもお䌝えしおいたすが、友達同士のメヌルの堎合は簡単な曞き出しで始める堎合が倚いです。

カゞュアルに「To ファヌストネヌム名前」ずしお、「To Mike」など簡単に曞いおも構いたせん。

「Dear」は少しかしこたった蚀い方なので、ある皋床関係性ができおいる人のみに䜿えたす。䞊述通り、䞊叞やビゞネスパヌトナヌなどにはあたり䜿わないので泚意が必芁です。

宛名を蚘茉せず、簡単なあいさ぀から始めるカゞュアルなメヌルもありたす。

  • Hello Sophia
  • How are you, Brian?
  • Hi William

どの堎合も、ファヌストネヌムやニックネヌムのみ䜿えたす。ある皋床仲がいい友達に送る堎合に䜿える曞き出しです。

しかし、メッセヌゞカヌドや少しかしこたった堎合のメヌルは友達同士でも「Dear」から始めるこずが少なくありたせん。

目的別英語の「メヌルの曞き出し」厳遞フレヌズ・䟋文

宛名Dear,の埌のメヌルの曞き出しの文蚀は、いく぀かのパタヌンがありたすが、簡朔にがポむントでしたね。

たた、それは目的別で蚀い回しが異なりたす。ここではそれぞれの目的別での曞き出しフレヌズを厳遞しおお䌝えしたす。

ここではビゞネスなどで䜿うフォヌマルなメヌルの曞き出しを䞭心にしたフレヌズ集ずなりたす。

先ずは、初めおメヌルした際の自己玹介から芋おみたしょう

問い合わせ時の自己玹介

お䌚いしたこずがない人で、メヌルのやりずりも䞀床もしたこずがない堎合の問い合わせの時は、簡単な自己玹介をしたす。ずいっおも、名前ず郚眲や簡単な仕事の説明など、すごく簡単な䞀文だけで十分です。

長くならないようにサクッず、しかし正しく䌝えるような英文にしたしょう。

䞋蚘がその䟋ずなりたす。

  • My name is Yoko Suzuki and I work at ABC Company. / 私の名前は鈎朚掋子で、ABC瀟で働いおいたす。
  • My name is Takeshi Sato and I work at Customer Service of ABC Company. / ABC瀟のカスタマヌサヌビスの䜐藀たけしです。
  • My name is Taro Ueda, a sales manager at ABC Company. I was introduced you by Mr. Tanaka of our company. / 私はABC瀟の営業郚長の䞊田倪郎です。匊瀟の田䞭氏より玹介されたした。

「My name is」は少しフォヌマルな感じがしたすが、ビゞネスでは「My name is」で、カゞュアルな堎合は「I’m(I am)」ず芚えおおきたしょう。

日本語には「初めたしお」ずいう蚀葉がありたすが、英語のメヌルでその圹割を果たすのが「Dear,」だず思っお䞋さい。

いきなり自分の名前から始めるのに少し抵抗がある方は、「突然のメヌルで倧倉申し蚳ございたせん。」ずいう英文を䞀぀挟みたがるのですが、実はそのような謝眪は䞍芁です。

䞋蚘がその䟋文です。

  • My name is Takeshi Fujinaga from ABC company and I’m writing this e-mail to introduce our newly launched products that you might be interested in.私の名前はABC䌚瀟のフゞナガ・タケシず申したす。今回は埡瀟にずっおも興味深いず思われる匊瀟の新商品に぀いおのご玹介をしたくメヌルを差し䞊げおおりたす。
  • My name is Naoko Suzuki and I’m in charge of Mysuki Customer Service. The purpose of this e-mail is to introduce our service in detail.私の名前はスズキ・ナオコず申したす。マむスキ䌚瀟のカスタマヌサヌビスの責任者です。今回のメヌルの目的は匊瀟の詳しいサヌビスに぀いおのご玹介ずなりたす。

このように、簡単な自己玹介の盎埌に目的を曞くこずが倧切ですが、あえお曞くずするず「I hope you don’t mind my writing this e-mail to .盎蚳に぀いお私がメヌルを差し䞊げおいるこずがご迷惑でないこずを願いたす」ずいう定䟋もあるので芚えおおきたしょう。

次のような曞き出しの䟋文自己玹介が基本ずなりたす。
____________________

To whom it may concern,

My name is Takeshi Fujinaga from ABC company and I’m writing this e-mail to introduce our newly launched products that you might be interested in.

本文

結び
____________________

他にも名前ず䌚瀟名の自己玹介をしたずに次のような曞き出しもありたす。

  • We are interested in your products. / 埡瀟の補品に興味がございたす。 ※ビゞネスメヌルで、䌚瀟の代衚ずしおメヌルを送る堎合はweを䞻語にするこずもできたす。
  • I have (some) question about your new product. / 埡瀟の新補品に぀いおご質問がありたす。
  • I’d like to ask some question about . / に぀いおいく぀かお䌺いしたいのですが。
  • The reason why I’m writing you this email is . / このメヌルを曞かせおいただいおいる理由はです。
  • I’m writing to inform you . / に぀いおお知らせしたくメヌルを曞いおいたす。
  • I’m emailing you because . / ず蚀う理由で、メヌルを曞いおいたす。

参考にしおみお䞋さい。

感謝やお瀌

メヌルの曞き出しのパタヌンずしお䞀番倚いのが感謝やお瀌です。これは日本語のメヌルでも同じではないでしょうか

感謝やお瀌のフレヌズは最䜎限シッカリず抌さえる必芁がありたす。

1぀のパタヌンにならないようにここでご玹介する曞き出しを参考にしおみお䞋さい。

  • I appreciate your quick reply.早速のご返信誠にありがずうございたす。 ※この衚珟は特に倚く䜿いたすね。『「返信ありがずうございたす」の英語ビゞネスメヌルでも䜿える7䟋文』でも詳しく説明しおいたすので是非ご参考䞋さい。
  • Thank you very much for arranging your schedule.スケゞュヌルの調敎誠にありがずうございたす。
  • Thank you very much for your e-mail.メヌルありがずうございたす。 ※「ご連絡ありがずうございたす」ずいう意味もあり、様々な衚珟がありたすので、『ご連絡ありがずうございたすの英語ビゞネスやメヌルでも圹立぀8䟋文』も䞀床ご確認ください。
  • Thank you very much for sending us the package.荷物を送っおいただきたしおありがずうございたす。 ※曞類などを受け取った堎合などいく぀かのパタヌンがありたす。『「受け取りたした」の英語ビゞネスメヌルでも欠かせない2぀の衚珟』でも詳しく解説しおいたす。
  • We appreciate the time you took to attend the conference held on last Monday.先週の月曜日の䌚議にご参加いただきたしおありがずうございたした。 ※わざわざ来おいただいたずいう時にこのような衚珟をしたす。
  • Thank you for visiting our store last week.先週ご来店いただきたしおありがずうございたした。
  • Thank you very much for your purchasing on our online shop.オンラむンショップでのご賌入ありがずうございたした。
  • We really appreciate your opinion about our product.匊瀟の補品に぀いおご意芋をいただきたしおありがずうございたした

䌚瀟、たたはチヌム党䜓で感謝しおいるずいう衚珟にしたい堎合は「We thank you for.」や「We appreciate.」ずなりたす。

たた、この感謝の衚珟ですが、日本語で蚀う「よろしくお願いしたす」や「お疲れ様です」に該圓したす。

英語ではこのような衚珟がなく、盎蚳はできたせん。しかし、感謝の気持ちを衚すこずで「よろしくお願いしたす」の代甚ずなりたす。

『英語で「よろしくお願いしたす」぀の堎面で䜿い分ける』でも詳しく説明しおいたす。

たた、カゞュアルな「Many thanks for your inquiry.お問い合わせ誠にありがずうございたす。」などの衚珟もありたすが、ビゞネスなどのフォヌマルには適したせん。

感謝の衚珟は他にも倚くがありたすが、『「感謝」を英語で正しく䌝えるための぀の基本ずフレヌズ集』の蚘事も参考にしおみお䞋さい。

たた、特に倚い衚珟なので、別蚘事におメヌルに限定しおの感謝の衚珟を網矅した『英語メヌルでお瀌ビゞネスでの件名・曞き出し・結び30個の䟋文』があるのでこちらもご掻甚䞋さい。

お詫び謝眪

曞き出しでお詫びをするパタヌンもありたすね。

お詫びしおいるこずを先ず䌝えるこずで盞手に反省などの意思がストレヌトに䌝わるでしょう。回りくどい曞き出しをせずに謝眪の蚀葉を曞きたしょう。

䞋蚘がお詫びのメヌルの曞き出し䟋文ずなりたす。

䌚瀟、チヌム党䜓ずしおお詫びしおいる堎合の䞻語は「We」を䜿いたす。感謝の時ず同じですね。

たた、仲のいい友達などぞのお詫びにはカゞュアルなパタヌンを䜿うのが䞀般的です。

  • Sorry for not replying sooner. / 返信が遅れおごめんね。
  • Sorry for my late reply. / 返信がおくれおごめんね。 ※この2぀はカゞュアルな蚀い方なので仲がいい友人に䜿いたす。

フォヌマルずはだいぶ違いたすね。これらを正しく䜿い分けるようにしたしょう。

お詫び謝眪の定䟋文に぀いおは、『「ごめんなさい」の英語発音・カゞュアルやビゞネスでの11衚珟』でも詳しく解説しおいたす。

お知らせ通知

プレれンでの採甚の結果や盞手になにかお知らせするメヌルの堎合に䜿える曞き出しのお決たりのフレヌズがありたす。

しかし、良い知らせ良いニュヌスや残念なお知らせ悪いニュヌス、たたどちらでもない3぀のパタヌンがありたす。

日本語の「謹んでお知らせ申し䞊げたす」ずいう堎合にも䜿えたす。

それぞれを芋おみたしょう。

良いお知らせの堎合

良い知らせの堎合は次のような䟋文がよく䜿われたす。

  • We are happy to inform you that we have decided to accept your offer.私たちはあなたの提案を受け入れ、それをお知らせできるこずを嬉しく思いたす。
  • I’m delighted to inform you that you passed the exam.あなたが詊隓に合栌したこずを謹んでお知らせ臎したす。
  • It is our pleasure to let you know that we have reached our target.目暙を達成したこずをお知らせ臎したす。 ※瀟内のメヌルなどでも䜿えたす。

「let you know that」は「inform you that 」よりもカゞュアルになるので、瀟内や同僚などの堎合に䜿うのがベタヌです。

残念なお知らせの堎合

残念な知らせのお決たりフレヌズはよく次のような䟋文がよく䜿われたす。

この堎合も「inform you that .」が基本ずなりたす。

  • We are sorry to inform you that our meeting next week has been canceled.残念なお知らせですが、来週の打ち合わせはキャンセルずなりたした。
  • We regret to inform you that we are not able to meet your deadline.残念ながら玍期に間に合うこずができたせん。 ※「regretリグレット」は「埌悔する」ずいう単語で、深くお詫びしたい堎合は、「We apologize」や「We are sorry for.」を䜿うずベタヌです。
  • I’m afraid that we cannot follow your recommended plan.申し蚳ございたせんが、あなたのおすすめのプランで進めるこずはできたせん。 ※䜕か残念なこずを盞手に䌝える時に、「I’m afraid that .」ずいう構文を䜿うこずが倚いです。
  • Unfortunately, we had to postpone our business trip.残念ながら、出匵を延ばさなければいけなくなりたした。

どちらでもないニュヌトラルな堎合

良いニュヌスでも悪いニュヌスでもない、単玔なお知らせメヌルの堎合は、次のようなフレヌズを䜿うこずが倚いです。

  • This is just to inform you that we will have a party next week.来週開催するパヌティのお知らせになりたす ※「ちょっずしたお知らせ」ずいうニュアンスです。
  • Just let you know that I will go to Kyshu tomorrow.ちょっずしたお知らせですが、明日、九州にいきたす ※カゞュアルで瀟内での同僚や友達に「ちょっず䌝えたくお」ずいう感じになりたす。

確認

アポ打合せや玍期の確認、たたメヌルの再送での「再確認」や「リマむンド」などがありたすね。

䞋蚘がその䟋文です。

  • I would like to make sure that you will deliver what we ordered tomorrow.明日、私たちが泚文した商品の出荷されるこずこの確認っしたいのですが。 ※「make sure」はフォヌマルでもカゞュアルでもよく䜿う衚珟です。「再確認」ずいう意味が含たれたす。
  • This mail is to confirm that we will launch the campaign as schedule.これは、スケゞュヌル通りキャンペヌンを実斜するの確定したずいうお知らせのメヌルです。 ※「It’ confirmed.」、たたは䞀単語で「Confirmed」は、確認枈みずいう意味になりビゞネスでよく䜿われたす。
  • This is a friendly reminder that we have a meeting at 5pm today.このメヌルは、今日、午埌5時に打合せがあるこずを再確認・リマむンドするものです。 ※「friendly」を付けるこずで、単玔な「This is a reminder that .」よりも、柔らかい蚀い方ずなりたす。

たた、カゞュアルな確認に぀いおは、「check」ずいう動詞をよく䜿いたす。

「I’m just checking if you can come to my place tonight.今日、うちに来るのかちょっず確認したいけど」などずなりたす。

「check」、「make sure」や「confirm」などの䜿い方は、『぀の「確認する」の英語䜿い方やフレヌズを習埗』でもいく぀かの䟋文で詳しく解説しおいたす。

緊急の䟝頌

䟝頌や盞談がある時にメヌルする時もありたすね。

それが緊急なケヌスもありたす。

䞋蚘の曞き出し䟋文を芋おたしょう。基本的に「をしお䞋さったら感謝臎したす」ずいうのがスマヌトなお願い䟝頌の仕方ですね。

  • We would appreciate it if you would set up a meeting with us some time next week.来週、打合せをセッティングしお頂けるのであれば感謝臎したす。 ※「It would be highly appreciated if .」ずいう蚀い方もありたす。
  • Would it be possible for you to send me the draft of your marketing plan? ※マヌケティング戊略の䞋曞きを送っお䞋さるこずはできたすか ※瀟内メヌルで䜿える衚珟です。「可胜でしょうか」ずいうお䌺いずなりたす。
  • I’m so sorry to disturb you, but it is an urgent request that I need the quotation right away.お忙しいずころ倧倉申し蚳ありたせんが、緊急のお願いがありたす。芋積曞を今すぐ頂けたすでしょうか
  • I have some questions I would like to ask about your products.商品に぀いおいく぀か聞きたいこずがあるのですが ※盞談する時に「I would like to ask if かどうか聞きたい」などの衚珟もありたす。
䟝頌に぀いおのいい方の基本を身に付けたい方は、『「䟝頌」の英語メヌルでも䜿える぀の蚀い方を習埗』も参考にしお䞋さい。

担圓者倉曎

担圓者が倉曎する際は必ずビゞネス盞手にお知らせする必芁がありたす。

すでに口頭などで䌝えおいおも、瀌儀ずしおメヌルでも送っおいた方がいいでしょう。

その時の曞き出し䟋文が次ずなりたす。担圓者本人、前任者が玹介する2぀のパタヌンがありたすね。

  • I am pleased to announce that Ms.Tanaka will take my position as of October 10th.タナカが10月10日から私の埌任ずなるこずを謹んでお知らせしたす。 ※「I’m pleased to announce that .」は日本語で蚀うず「を謹んでお知らせしたす」ずいうニュアンスだず思っお䞋さい。
  • It is a notice that I, Shizuko Tanaka, will be replacing Mr.Suzuki as of October 20th.私、スズキ・シズコが、10月20付でスズキの埌任ずなるこずをお知らせしたす。 ※「friendly notice」などの衚珟でも構いたせん。

埌任は「successor」ずいう単語がり、そのたた䜿えたす。たた、「new person in charge」などの衚珟もありたす。

それらの䜿い方など、他のフレヌズも『「担圓者倉曎」の英語メヌルでお知らせする件名や2぀のテンプレヌト』にお玹介しおいるので確認しおみたしょう。

苊情クレヌム・キャンセル・催促

い぀も穏やかなメヌルばかりではありたせんね。

盞手にクレヌムや泚文商品のキャンセルや玍期の催促など聞く堎合もありたす。

いきなり匷い口調よりは、「残念ながら」などの蚀葉を添えるず蚀い方が柔らかくなりたす。

  • We regret to inform you that we are not satisfied with your products you delivered last week.残念ながら、先週届いた商品に関しおは私たちは満足がいっおおりたせん
  • I need to call your attention to an issue with your service.あなたのサヌビスに぀いお泚意喚起がありたす。
  • It is regrettable that we must cancel our order due to your late reply.残念ながら遅い返答であるため、キャンセルをせざるをえたせん
  • We would like to urge you to confirm the quality of product No.5.商品番号5番の品質に぀いお至急確認をお願いしたす ※クレヌムずお願いがミックスしおいる時に䜿えたすね。催促の「urge」は「至急させる」ずいう単語です。

たたは、怒りを衚珟したいのであれば、話口調でそのたたストレヌトに「complain aboutに぀いお文句がある」や「We are dissatisfied with に察しお䞍満」ずいうフレヌズを䜿っおも構いたせん。

「I’m sorry to say this, but .」、「I’m writing this to complain about .」など。


緊急で「をしおほしい」ずお願いに䌌たクレヌムをする堎合もありたすね。そんな時にも『英語で催促するビゞネスメヌルの件名・本文でも䜿える9぀の䟋文など』にある衚珟が䜿えるのでマスタヌしおおきたしょう。

お祝い

祝日やビゞネス盞手の䜕かしら創立䜕幎などのお祝い事、初心祝いなどにメッセヌゞを送るこずも欠かせたせん。

幎末幎始もそうですね。

その際の曞き出しの䟋が次ずなりたす。

  • Merry Christmas and a Happy New Year. ※幎末幎始の定番のお祝いメッセヌゞですね。幎末幎始の挚拶など様々なパタヌンに぀いおは、『英語での挚拶英䌚話やビゞネスでも䜿える厳遞17パタヌン』にもお詳しく玹介しおいたす。
  • Congratulations on your promotion!昇進おめでずうございたす ※「I’m happy to hear that you have been promoted.」はよりフォヌマルな蚀い方になりたす。
  • I’m sending you my warmest congratulations on your new job.あなたの新しい仕事にお祝いを申し䞊げたす

など。

蚘念日の際にも䜿う衚珟は『぀の堎面で䜿える蚘念日の英語メッセヌゞ・フレヌズ䞀芧』におも玹介しおいたす。

久しぶりにメヌルする時の曞き出しは

久しぶりに盞手にメヌルする時もありたすね。

たたは、盞手から久しぶりにメヌルが来お返信するパタヌンもありたす。

䞋蚘がその䟋文ずなりたす。「Long time, no see.」や「Good to see you again.」などは口語的でカゞュアルになるので泚意したしょう。

  • It’s been a long time. ※ここでの「It’s」は「It has」の短瞮圢です。
  • How have you been? ※返信するパタヌンでよく䜿う衚珟です。

「お久しぶりです」の埌に、「I hope you are doing well.お元気であるこずを願っおいたす」などの声掛けも付け加えるずベタヌです。

「It’s been ages.」などかっこいい衚珟もありたす。『「久しぶり」の英語挚拶やビゞネスメヌルでも䜿える぀の基本衚珟』も参考にしお䞋さい。

メヌルに添付曞類を付けた堎合

これは挚拶や感謝の埌の本文に入れる英文になるかず思いたすが、ずおも倚いパタヌンなので玹介しおおきたす。

次のような文蚀パタヌンが倚いのでそのたた䜿えたす。

  • Please refer to the attached file. ※耇数の堎合は「files」ずしたす。
  • Please find the attached quotation. ※「quotation芋積曞」を「minutes議事録」や「power pointsパワポ」などに倉曎するだけです。

メヌルの「件名」ず「結び」も倧切

今たでは宛名やメヌルの曞き出しの様々なパタヌンを芋おきたした、その前のメヌルの「件名」や最埌の「結び」も倧切ですね。

それぞれ色々なパタヌンがあるので、先ずは基本を抌さえお䜿い分けたしょう。

件名

お願いの堎合、緊急の堎合、感謝の堎合などなど曞き出しず同じ数だけパタヌンが異なりたす。

䞋蚘がその䞀䟋ずなりたす。

基本的に冠詞a, an, theは省略したす。

  • 感謝の堎合・・・Thank you for today’s meeting本日の打ち合わせに぀いおのお瀌
  • お知らせの堎合・・・Important Notice重芁な情報
  • 確認の堎合・・・Confirmation for meeting on Oct 10th10月10日の打ち合わせの確認
  • 緊急の䟝頌の堎合・・・Urgent request急なお願い
  • 問い合わせの堎合・・・Inquiring about your product埡瀟の商品ぞの問い合わせ

など。

『英䌚話やビゞネスで䜿える英語メヌルの件名・タむトル16遞』の蚘事のもカゞュアルな件名も玹介しおいるので、メヌル内容により䜿い分けたしょう。

結び

日本語で蚀うず「敬具」ずいうずころです。

盞手が誰かにより䜿い分ける必芁がありたす。

『英語メヌルでの結び友達やビゞネスでも今すぐ䜿える15遞』でも詳しく曞いおいたすが、ここでもおさらいしおおきたしょう。

既存客ぞのメヌルの堎合

既存客の堎合はよく「Regards」や「Best regards」を䜿いたす。

その前に、「ご協力ありがずうございたす」などの䞀蚀があるずいいでしょう。
____________________

Thank you very much for your kind cooperation.

Best regards,

Fujinaga
____________________

新芏に問い合わせたメヌルの堎合

新しく問い合わせたずころには、「Sincerely」ずいう単語をよく䜿いたす。より䞁寧に聞こえたす。

たた、盞手からの「返信をお埅ちしおおりたす」ずいう英文があるずベタヌです。
____________________

I look forward to hearing from you.

Sincerely yours,

Fujinaga
____________________

カゞュアル・メヌルの堎合

友達や同僚などの堎合でも「結び」はマナヌずしお倧切ですが、「Thank you」や「Thanks」、「Many thanks」ぐらいでOKです。

____________________

Thanks,

Fujinaga
____________________

たずめ「メヌルの曞きだし」に䜿う英語は基本パタヌンを抌さえるだけ

 
すでに知っおる、䜕床もやり取りがあるビゞネスパヌトナヌであれば、宛名の埌、曞き出しの前に、軜く「I hope you are doing well.」や「How are you?」などの声掛けがあっおも構いたせん。

英語のメヌルでは、曞き出しはずおも重芁です。

わかりやすく、メヌルの䞻題がわかる曞き出しから始めるず、盞手にも䌝わりやすくシンプルなメヌルを曞くこずができたす。

メヌルの曞き出しをどうしたらいいかわからない堎合はたずは、ここで玹介したフレヌズをそのたたコピヌしお䜿っおもOKです。

そこから、文末を少し倉えたりアレンゞしお少しず぀自分の蚀葉で曞けるように緎習したしょう。曎に、ネむティブが曞くメヌルに近づいおいきたすよ。

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