著者 : 藤永 丈司

◆上智大学比較文化学部卒(現:国際教養学部)
◆初受験でTOEIC990(満点)、英検1級、小学校英語指導者資格
◆ニンテンドー3DS TOEIC「超速」プログラム・スペシャルアドバイザー
◆日経HR「英語コミュニケーション in Business」特別講師(2017年8月~)
◆日経メディカル「医師のためのDailyイングリッシュ」特別講師(2019年10月~)
◆公式動画チャンネル:マイスキ英語【たった3分で奇跡を起こす!】(2020年2月~)

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著者自身の受験英語への疑問や登校拒否といった苦い体験や、10年以上にわたる海外生活から、外国人の英語習得の早さと相対する日本人の遅さの違いを同時に徹底的に解読・研究を繰り返すことで、日本人へ「英語回路」を植え付ける仕組みを解明。


◆活動 - 芸能人 への個別指導、英会話・ TOEIC講座、企業研修、小学生を中心に 各地でボランティア英語指導など。


藤永の著者・監修した商品

◆著書に「なぜ、留学生の99%は英語ができないのか?」など多数(シリーズ累計10万部以上)

2016年に甚大な被害をもたらした「熊本地震」への復興活動の一環として、『マイスキ英語(代表:藤永丈司)』は、同年7月より、Jリーグ所属のロアッソ熊本のスポンサーカンパニーとして協賛しております。

英語の「メールの書き出し」| カジュアルやビジネスに適用

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英語でメールを書く時に、書き出しをどう書いたらいいか困っていませんか?

仕事などのビジネスでも、でどうしても英語のメールを送る必要があるときに、意外に考えて時間を費やしてしまうのが書き出しではないでしょうか。

英語でのビジネスメールの「件名~結びまで」という全般の注意点と書き方については、『英語のビジネスメールの書き方|恥をかかない7つの注意点』の記事にても詳しく解説していますのでご参考下さい。

特に書き出しを難しく考えているうちに、メールを書くこと自体が面倒になってしまうこともありますよね。

よって今回は、様々な英文メールで使える書き出しのフレーズと書き出しを書くコツをご紹介します。

目次:
1.英語の「メールの書き出し」は簡潔にすることが重要
2.英語で「メールの書き出し」で大事な「宛名」
2-1.男性の場合の「宛名」
2-2.女性の場合の「宛名」
2-3.名前が分からないビジネスメールの「宛名」
2-4.カジュアルな「宛名」の表現
3.目的別!英語の「メールの書き出し」厳選フレーズ
3-1.問い合わせ時の自己紹介
3-2.感謝やお礼
3-3.お詫び(謝罪)
3-4.お知らせ(通知)
3-5.確認
3-6.(緊急の)依頼
3-7.担当者変更
3-8.苦情(クレーム)・キャンセル・催促
3-9.お祝い
3-10.久しぶりにメールする時の書き出しは?
3-11.メールに添付書類を付けた場合
4.メールの「件名」と「結び」も大切!
4-1.件名
4-2.結び

1.英語の「メールの書き出し」は簡潔にすることが重要

日本語と英語のメールの大きな違いがひとつあります。

英語はとにかく「簡潔に用件を述べる」のが暗黙のルールです。

日本語の場合、あいさつや相手への気遣いなど比較的長く書き出しを書きますが、英語の場合はあいさつをする場合はごく簡単に、基本的にはすぐに本題に入ります。

日本人は、なかなか慣れなくて日本的な書き出しをあれこれ考えてしまいがちですが、そのような気遣いは英語のメールでは好まれません。

特にアメリカなど海外では「効率」や「時間」を大切にする文化が多く、相手を気遣いつつもオブラートに包まず、相手に伝わりやすいような直接的な表現で伝えるのが原則です。

なので、メールの目的別でストレートに何をこれから述べるのか、何を言いたいのかを伝えるのがポイントです。

ようするに挨拶の後には「~の件で連絡しました」を冒頭に持ってくるのがベストです。

  • メールの返信
  • お知らせ(通知) ※緊急のお知らせ、いい知らせ、悪い知らせの2パターンあります
  • 依頼(お願いごと) ※緊急の依頼なども
  • 確認 ※アポ、進捗状況、納期などの確認など
  • 問い合わせ ※価格や商品など
  • 苦情(クレーム)
  • 担当者変更 ※新任着任なども
  • 感謝 ※打合せの後、商品を受け取った場合など
  • お詫び(謝罪) ※納期や支払いの遅延など

特にビジネスでは色々なパターンの書き出しがありますね。

また、初めて問い合わせた場合は「自己紹介」で挨拶は不可欠です。これらの英語の言い回しも覚えておくと大変便利です。

これらに関しては後ほどそのまま使える厳選フレーズをご紹介しています。

2.英語で「メールの書き出し」で大事な「宛名」

メールの本文の最初にはまず宛名を書きます。

宛名の基本形は「Dear 敬称+人名,」です。「,(コンマ)」は忘れないようにしましょう。

____________________

Dear 敬称+人名,

~の件で連絡しました。

(本文)

結び
____________________

などとなります。連絡の目的を書く前に必須となるのが「宛名」で、これがメールの書き出しの一番最初となり、失礼が無いように気を付ける必要があります。

「Dear」の後の人名は次が基本となります。

  • 知人や友達など・・・ファーストネーム(名前)、ニックネーム※Tom, Mikeなど
  • 上司やビジネスでの相手など・・・ラストネーム(名字) ※Fujinaga, Jordanなど

※「敬称(Mr.やMs.など)については後述します)

「Dear」は日本語に無理やり訳すと「親愛なる」ですが、手紙やメールを書く場合に宛名の前に書くものです。

知人や友人で、ファーストネームで呼び合う仲なら上述通り、相手のファーストネーム(名前)を入れればOKです。または、普通に、「Hi, Mike」などカジュアルでも構いません。

敬称(Mr./Ms.)などは基本使いません。

カジュアルの基本例としては「Dear Tom,」で、2名以上の複数(連名)の場合は「Dear John, Mike, and Jessica,」として、このように、「and」で付け加えます。

ビジネスでの連名の場合は、「Dear Mr.Burton, Ms.Scott and Ms.Gray」と敬称と名字が基本です。

また、社内で相手と何度がやり取りがあったり、部下などの場合で、誰がメイン(To)の宛先で、サブメイン(Cc)か分かる場合は次のような書き出しでも構いません。

しかし、社外のビジネスパートナーにはあまりこのような使い方はしないので注意が必要です。
____________________

To:Mr.Suzuki
Cc:Ms.Jordan

Good afternoon.

I’m glad to inform you that ~.

(本文)

結び
____________________

多くの人(多数)に送る場合は「Dear All,」、または「Dear Everyone,」となります。「All」と「Everyone」の最初の文字は大文字が基本です。

知人でもそれほど親しくない場合、上司などの場合は敬称+ラストネーム(名字)で宛名を書きます。お会いしたことがない場合も、役職などがわからない場合は「敬称+ラストネーム」になります。

敬称の使い分けについては、『英語の敬称一覧|メールでも使い分ける!21個の性別・職業別の言い方』でも詳しく解説しますのが、ここでは最低限の基本を押さえておきましょう。

2-1.男性の場合の「宛名」

送る相手が男性の場合は、「Dear Mr.ラストネーム(名字),」が基本で、例えば「Dear Mr.Jackson,」などとなります。

相手の名前も役職もわからない場合は、「Dear Sir,(複数形はSirs)」とします。

ビジネスのシーンでも使うものです。

2-2.女性の場合の「宛名」

相手が女性の場合は、「Dear Ms.ラストネーム(名字),」となり、例として「Dear Ms.Williams,」などとなります。

「Miss.」か「Mrs.」、それとも「Ms.」?
未婚女性は「Miss.」で、既婚女性は「Mrs.」と書くことも可能ですが、結婚しているか、していないかは個人的なことですし、間違って送ってしまった場合、相手に不快感を与えてしまう可能性もあるので「Ms.」とするほうが無難です。

また、博士号を持っている人に送る場合は男女関わらず「Dr.」または「Ph.d」をつけます。これは職業でも同様です。「Governor(知事)」や「Judge(判事)」の時には男女を区別する敬称は付けません。

また、男性と同様に、名前も分からないけいど女性の場合は、「Dear Madam(複数形はMadams),」とします。

相手の名前も性別がわからない場合は、「Dear Sir or Madam,(Dear Sir/Madam,)」と書きます。

名前は分かっているけど、性別が分からない場合は、「Dear ラストネーム(またはフルネーム), Esq.」と表現します。

2-3.名前が分からないビジネスメールの「宛名」

担当部署や担当者に送る時に、相手とは面識がなく担当者の名前がわからない場合は担当部署名、役職を宛名に記載します。

下記がその例となります。

  • Dear Customer Service, / カスタマーサービス担当
  • Dear President, / 社長
  • Dear Sales Manager, / 販売(セールス)部長
  • Dear Factory Manager, / 工場長

特にビジネスメールの場合、書き出しで誰宛なのか、どの部署と連絡を取りたいのかを明確にすることが重要なポイントです。

万が一、メールを違う部署の人が開けたとしても、宛名で連絡を取りたい相手を明確にしておくことで、対応してほしい相手にメールの内容が伝わる可能性が非常に高くなります。

もし、担当部署や相手がわからない場合は、「To whom it may concern,」(ご関係者殿)のフレーズを使います。

初めてメールをする時は特にこの表現は重宝するので是非覚えておきましょう。

2-4.カジュアルな「宛名」の表現

先ほどもお伝えしていますが、友達同士のメールの場合は簡単な書き出しで始める場合が多いです。

カジュアルに「To ファーストネーム(名前)」として、「To Mike」など簡単に書いても構いません。

「Dear」は少しかしこまった言い方なので、ある程度関係性ができている人のみに使えます。上述通り、上司やビジネスパートナーなどにはあまり使わないので注意が必要です。

宛名を記載せず、簡単なあいさつから始めるカジュアルなメールもあります。

  • Hello Sophia
  • How are you, Brian?
  • Hi William

どの場合も、ファーストネームやニックネームのみ使えます。ある程度仲がいい友達に送る場合に使える書き出しです。

しかし、メッセージカードや少しかしこまった場合のメールは友達同士でも「Dear」から始めることが少なくありません。

3.目的別!英語の「メールの書き出し」厳選フレーズ

宛名(Dear~,)の後のメールの書き出しの文言は、いくつかのパターンがありますが、簡潔にがポイントでしたね。

また、それは目的別で言い回しが異なります。ここではそれぞれの目的別での書き出しフレーズを厳選してお伝えします。

ここではビジネスなどで使うフォーマルなメールの書き出しを中心にしたフレーズ集となります。

先ずは、初めてメールした際の自己紹介から見てみましょう!

3-1.問い合わせ時の自己紹介

お会いしたことがない人で、メールのやりとりも一度もしたことがない場合の問い合わせの時は、簡単な自己紹介をします。といっても、名前と部署や簡単な仕事の説明など、すごく簡単な一文だけで十分です。

長くならないようにサクッと、しかし正しく伝えるような英文にしましょう。

下記がその例となります。

  • My name is Yoko Suzuki and I work at ABC Company. / 私の名前は鈴木洋子で、ABC社で働いています。
  • My name is Takeshi Sato and I work at Customer Service of ABC Company. / ABC社のカスタマーサービスの佐藤たけしです。
  • My name is Taro Ueda, a sales manager at ABC Company. I was introduced you by Mr. Tanaka of our company. / 私はABC社の営業部長の上田太郎です。弊社の田中氏より紹介されました。

「My name is」は少しフォーマルな感じがしますが、ビジネスでは「My name is」で、カジュアルな場合は「I’m(I am)」と覚えておきましょう。

日本語には「初めまして」という言葉がありますが、英語のメールでその役割を果たすのが「Dear~,」だと思って下さい。

いきなり自分の名前から始めるのに少し抵抗がある方は、「突然のメールで大変申し訳ございません。」という英文を一つ挟みたがるのですが、実はそのような謝罪は不要です。

下記がその例文です。

  • My name is Takeshi Fujinaga from ABC company and I’m writing this e-mail to introduce our newly launched products that you might be interested in.(私の名前はABC会社のフジナガ・タケシと申します。今回は御社にとっても興味深いと思われる弊社の新商品についてのご紹介をしたくメールを差し上げております。
  • My name is Naoko Suzuki and I’m in charge of Mysuki Customer Service. The purpose of this e-mail is to introduce our service in detail.(私の名前はスズキ・ナオコと申します。マイスキ会社のカスタマーサービスの責任者です。今回のメールの目的は弊社の詳しいサービスについてのご紹介となります。

このように、簡単な自己紹介の直後に目的を書くことが大切ですが、あえて書くとすると「I hope you don’t mind my writing this e-mail to ~.(直訳:~について私がメールを差し上げていることがご迷惑でないことを願います)」という定例もあるので覚えておきましょう。

次のような書き出しの例文(自己紹介)が基本となります。
____________________

To whom it may concern,

My name is Takeshi Fujinaga from ABC company and I’m writing this e-mail to introduce our newly launched products that you might be interested in.

(本文)

結び
____________________

他にも名前と会社名の自己紹介をしたとに次のような書き出しもあります。

  • We are interested in your products. / 御社の製品に興味がございます。 ※ビジネスメールで、会社の代表としてメールを送る場合はweを主語にすることもできます。
  • I have (some) question about your new product. / 御社の新製品についてご質問があります。
  • I’d like to ask some question about ~. / ~についていくつかお伺いしたいのですが。
  • The reason why I’m writing you this email is ~. / このメールを書かせていただいている理由は~です。
  • I’m writing to inform you ~. / ~についてお知らせしたく(メールを)書いています。
  • I’m emailing you because ~. / ~と言う理由で、メールを書いています。

参考にしてみて下さい。

3-2.感謝やお礼

メールの書き出しのパターンとして一番多いのが感謝やお礼です。これは日本語のメールでも同じではないでしょうか?

感謝やお礼のフレーズは最低限シッカリと押さえる必要があります。

1つのパターンにならないようにここでご紹介する書き出しを参考にしてみて下さい。

  • I appreciate your quick reply.(早速のご返信誠にありがとうございます。) ※この表現は特に多く使いますね。『「返信ありがとうございます」の英語|ビジネスメールでも使える7例文』でも詳しく説明していますので是非ご参考下さい。
  • Thank you very much for arranging your schedule.(スケジュールの調整誠にありがとうございます。)
  • Thank you very much for your e-mail.(メールありがとうございます。) ※「ご連絡ありがとうございます」という意味もあり、様々な表現がありますので、『ご連絡ありがとうございますの英語|ビジネスやメールでも役立つ8例文』も一度ご確認ください。
  • Thank you very much for sending us the package.(荷物を送っていただきましてありがとうございます。) ※書類などを受け取った場合などいくつかのパターンがあります。『「受け取りました」の英語|ビジネスメールでも欠かせない2つの表現』でも詳しく解説しています。
  • We appreciate the time you took to attend the conference held on last Monday.(先週の月曜日の会議にご参加いただきましてありがとうございました。) ※わざわざ来ていただいたという時にこのような表現をします。
  • Thank you for visiting our store last week.(先週ご来店いただきましてありがとうございました。)
  • Thank you very much for your purchasing on our online shop.(オンラインショップでのご購入ありがとうございました。)
  • We really appreciate your opinion about our product.(弊社の製品についてご意見をいただきましてありがとうございました)

会社、またはチーム全体で感謝しているという表現にしたい場合は「We thank you for~.」や「We appreciate~.」となります。

また、この感謝の表現ですが、日本語で言う「よろしくお願いします」や「お疲れ様です」に該当します。

英語ではこのような表現がなく、直訳はできません。しかし、感謝の気持ちを表すことで「よろしくお願いします」の代用となります。

英語で「よろしくお願いします」|6つの場面で使い分ける!』でも詳しく説明しています。

また、カジュアルな「Many thanks for your inquiry.(お問い合わせ誠にありがとうございます。)」などの表現もありますが、ビジネスなどのフォーマルには適しません。

感謝の表現は他にも多くがありますが、『「感謝」を英語で正しく伝えるための3つの基本とフレーズ集』の記事も参考にしてみて下さい。

また、特に多い表現なので、別記事にてメールに限定しての感謝の表現を網羅した『英語メールでお礼|ビジネスでの件名・書き出し・結び30個の例文』があるのでこちらもご活用下さい。

3-3.お詫び(謝罪)

書き出しでお詫びをするパターンもありますね。

お詫びしていることを先ず伝えることで相手に反省などの意思がストレートに伝わるでしょう。回りくどい書き出しをせずに謝罪の言葉を書きましょう。

下記がお詫びのメールの書き出し例文となります。

  • I’m really sorry for my late reply.(返信が遅くなりましたことをお詫びします。) ※休暇で遅くなった、など色々なパターンがありますね。『返信が遅くなり申し訳ありませんの英語|ビジネスメールで使える14例文』の記事もご参考下さい。
  • I apologize for my continuous e-mails.(お忙しいところ何度も申し訳ございません。) ※何度も手間をお掛けして申し訳ございません、などのパターンも『何度もすみませんの英語|ビジネスメールやカジュアルに使う12表現』に記載しています。
  • Please accept my sincere apologies for not being able to attend the last meeting.(前回、打合せに出席できなかったこと深くお詫び申し上げます。
  • We are truly sorry for the inconvenience caused.(ご迷惑をお掛けしており大変申し訳ございません。) ※クレームに対しての謝罪の一例です。

会社、チーム全体としてお詫びしている場合の主語は「We」を使います。感謝の時と同じですね。

また、仲のいい友達などへのお詫びにはカジュアルなパターンを使うのが一般的です。

  • Sorry for not replying sooner. / 返信が遅れてごめんね。
  • Sorry for my late reply. / 返信がおくれてごめんね。 ※この2つはカジュアルな言い方なので仲がいい友人に使います。

フォーマルとはだいぶ違いますね。これらを正しく使い分けるようにしましょう。

お詫び(謝罪)の定例文については、『「ごめんなさい」の英語|発音・カジュアルやビジネスでの11表現』でも詳しく解説しています。

3-4.お知らせ(通知)

プレゼンでの採用の結果や相手になにかお知らせするメールの場合に使える書き出しのお決まりのフレーズがあります。

しかし、良い知らせ(良いニュース)や残念なお知らせ(悪いニュース)、またどちらでもない3つのパターンがあります。

日本語の「謹んでお知らせ申し上げます」という場合にも使えます。

それぞれを見てみましょう。

良いお知らせの場合

良い知らせの場合は次のような例文がよく使われます。

  • We are happy to inform you that we have decided to accept your offer.(私たちはあなたの提案を受け入れ、それをお知らせできることを嬉しく思います。)
  • I’m delighted to inform you that you passed the exam.(あなたが試験に合格したことを謹んでお知らせ致します。)
  • It is our pleasure to let you know that we have reached our target.(目標を達成したことをお知らせ致します。) ※社内のメールなどでも使えます。

「let you know that~」は「inform you that ~」よりもカジュアルになるので、社内や同僚などの場合に使うのがベターです。

残念なお知らせの場合

残念な知らせのお決まりフレーズはよく次のような例文がよく使われます。

この場合も「inform you that ~.」が基本となります。

  • We are sorry to inform you that our meeting next week has been canceled.(残念なお知らせですが、来週の打ち合わせはキャンセルとなりました。)
  • We regret to inform you that we are not able to meet your deadline.(残念ながら納期に間に合うことができません。) ※「regret(リグレット)」は「後悔する」という単語で、深くお詫びしたい場合は、「We apologize~」や「We are sorry for~.」を使うとベターです。
  • I’m afraid that we cannot follow your recommended plan.(申し訳ございませんが、あなたのおすすめのプランで進めることはできません。) ※何か残念なことを相手に伝える時に、「I’m afraid that ~.」という構文を使うことが多いです。
  • Unfortunately, we had to postpone our business trip.(残念ながら、出張を延ばさなければいけなくなりました。)

どちらでもないニュートラルな場合

良いニュースでも悪いニュースでもない、単純なお知らせメールの場合は、次のようなフレーズを使うことが多いです。

  • This is just to inform you that we will have a party next week.(来週開催するパーティのお知らせになります) ※「ちょっとしたお知らせ」というニュアンスです。
  • Just let you know that I will go to Kyshu tomorrow.(ちょっとしたお知らせですが、明日、九州にいきます) ※カジュアルで社内での同僚や友達に「ちょっと~伝えたくて」という感じになります。

3-5.確認

アポ(打合せ)や納期の確認、またメールの再送での「再確認」や「リマインド」などがありますね。

下記がその例文です。

  • I would like to make sure that you will deliver what we ordered tomorrow.(明日、私たちが注文した商品の出荷されることこの確認っしたいのですが。) ※「make sure」はフォーマルでもカジュアルでもよく使う表現です。「再確認」という意味が含まれます。
  • This mail is to confirm that we will launch the campaign as schedule.(これは、スケジュール通りキャンペーンを実施するの確定したというお知らせのメールです。) ※「It’ confirmed.」、または一単語で「Confirmed」は、確認済みという意味になりビジネスでよく使われます。
  • This is a friendly reminder that we have a meeting at 5pm today.(このメールは、今日、午後5時に打合せがあることを再確認・リマインドするものです。) ※「friendly」を付けることで、単純な「This is a reminder that ~.」よりも、柔らかい言い方となります。

また、カジュアルな確認については、「check」という動詞をよく使います。

「I’m just checking if you can come to my place tonight.(今日、うちに来るのかちょっと確認したいけど)」などとなります。

「check」、「make sure」や「confirm」などの使い方は、『6つの「確認(する)」の英語|使い方やフレーズを習得!』でもいくつかの例文で詳しく解説しています。

3-6.(緊急の)依頼

依頼や相談がある時にメールする時もありますね。

それが緊急なケースもあります。

下記の書き出し例文を見てましょう。基本的に「~をして下さったら感謝致します」というのがスマートなお願い(依頼)の仕方ですね。

  • We would appreciate it if you would set up a meeting with us some time next week.(来週、打合せをセッティングして頂けるのであれば感謝致します。 ※「It would be highly appreciated if ~.」という言い方もあります。
  • Would it be possible for you to send me the draft of your marketing plan? ※(マーケティング戦略の下書きを送って下さることはできますか?) ※社内メールで使える表現です。「可能でしょうか?」というお伺いとなります。
  • I’m so sorry to disturb you, but it is an urgent request that I need the quotation right away.(お忙しいところ大変申し訳ありませんが、緊急のお願いがあります。見積書を今すぐ頂けますでしょうか?
  • I have some questions I would like to ask about your products.(商品についていくつか聞きたいことがあるのですが) ※相談する時に「I would like to ask if ~(~かどうか聞きたい)」などの表現もあります。
依頼についてのいい方の基本を身に付けたい方は、『「依頼」の英語|メールでも使える!3つの言い方を習得』も参考にして下さい。

3-7.担当者変更

担当者が変更する際は必ずビジネス相手にお知らせする必要があります。

すでに口頭などで伝えていても、礼儀としてメールでも送っていた方がいいでしょう。

その時の書き出し例文が次となります。担当者本人、前任者が紹介する2つのパターンがありますね。

  • I am pleased to announce that Ms.Tanaka will take my position as of October 10th.(タナカが10月10日から私の後任となることを謹んでお知らせします。 ※「I’m pleased to announce that ~.」は日本語で言うと「~を謹んでお知らせします」というニュアンスだと思って下さい。
  • It is a notice that I, Shizuko Tanaka, will be replacing Mr.Suzuki as of October 20th.(私、スズキ・シズコが、10月20付でスズキの後任となることをお知らせします。) ※「friendly notice」などの表現でも構いません。

後任は「successor」という単語がり、そのまま使えます。また、「new person in charge」などの表現もあります。

それらの使い方など、他のフレーズも『「担当者変更」の英語|メールでお知らせする件名や2つのテンプレート』にて紹介しているので確認してみましょう。

3-8.苦情(クレーム)・キャンセル・催促

いつも穏やかなメールばかりではありませんね。

相手にクレームや注文商品のキャンセルや納期の催促など聞く場合もあります。

いきなり強い口調よりは、「残念ながら」などの言葉を添えると言い方が柔らかくなります。

  • We regret to inform you that we are not satisfied with your products you delivered last week.(残念ながら、先週届いた商品に関しては私たちは満足がいっておりません)
  • I need to call your attention to an issue with your service.(あなたのサービスについて注意喚起があります。)
  • It is regrettable that we must cancel our order due to your late reply.(残念ながら遅い返答であるため、キャンセルをせざるをえません)
  • We would like to urge you to confirm the quality of product No.5.(商品番号5番の品質について至急確認をお願いします) ※クレームとお願いがミックスしている時に使えますね。催促の「urge」は「至急~させる」という単語です。

または、怒りを表現したいのであれば、話口調でそのままストレートに「complain about(~について文句がある)」や「We are dissatisfied with ~(~に対して不満)」というフレーズを使っても構いません。

「I’m sorry to say this, but ~.」、「I’m writing this to complain about ~.」など。


緊急で「~をしてほしい」とお願いに似たクレームをする場合もありますね。そんな時にも『英語で催促する|ビジネスメールの件名・本文でも使える9つの例文など』にある表現が使えるのでマスターしておきましょう。

3-9.お祝い

祝日やビジネス相手の何かしら(創立何年など)のお祝い事、初心祝いなどにメッセージを送ることも欠かせません。

年末年始もそうですね。

その際の書き出しの例が次となります。

  • Merry Christmas and a Happy New Year. ※年末年始の定番のお祝いメッセージですね。年末年始の挨拶など様々なパターンについては、『英語での挨拶|英会話やビジネスでも使える厳選17パターン』にもて詳しく紹介しています。
  • Congratulations on your promotion!(昇進おめでとうございます!) ※「I’m happy to hear that you have been promoted.」はよりフォーマルな言い方になります。
  • I’m sending you my warmest congratulations on your new job.(あなたの新しい仕事にお祝いを申し上げます)

など。

記念日の際にも使う表現は『4つの場面で使える!記念日の英語メッセージ・フレーズ一覧』にても紹介しています。

3-10.久しぶりにメールする時の書き出しは?

久しぶりに相手にメールする時もありますね。

または、相手から久しぶりにメールが来て返信するパターンもあります。

下記がその例文となります。「Long time, no see.」や「Good to see you again.」などは口語的でカジュアルになるので注意しましょう。

  • It’s been a long time. ※ここでの「It’s」は「It has」の短縮形です。
  • How have you been? ※返信するパターンでよく使う表現です。

「お久しぶりです」の後に、「I hope you are doing well.(お元気であることを願っています)」などの声掛けも付け加えるとベターです。

「It’s been ages.」などかっこいい表現もあります。『「久しぶり」の英語|挨拶やビジネスメールでも使える8つの基本表現』も参考にして下さい。

3-11.メールに添付書類を付けた場合

これは挨拶や感謝の後の本文に入れる英文になるかと思いますが、とても多いパターンなので紹介しておきます。

次のような文言パターンが多いのでそのまま使えます。

  • Please refer to the attached file. ※複数の場合は「files」とします。
  • Please find the attached quotation. ※「quotation(見積書)」を「minutes(議事録)」や「power points(パワポ)」などに変更するだけです。

4.メールの「件名」と「結び」も大切!

今までは宛名やメールの書き出しの様々なパターンを見てきました、その前のメールの「件名」や最後の「結び」も大切ですね。

それぞれ色々なパターンがあるので、先ずは基本を押さえて使い分けましょう。

4-1.件名

お願いの場合、緊急の場合、感謝の場合などなど書き出しと同じ数だけパターンが異なります。

下記がその一例となります。

基本的に冠詞(a, an, the)は省略します。

  • 感謝の場合・・・Thank you for today’s meeting(本日の打ち合わせについてのお礼)
  • お知らせの場合・・・Important Notice(重要な情報)
  • 確認の場合・・・Confirmation for meeting on Oct 10th(10月10日の打ち合わせの確認)
  • 緊急の依頼の場合・・・Urgent request(急なお願い)
  • 問い合わせの場合・・・Inquiring about your product(御社の商品への問い合わせ)

など。

英会話やビジネスで使える英語メールの件名・タイトル16選』の記事のもカジュアルな件名も紹介しているので、メール内容により使い分けましょう。

4-2.結び

日本語で言うと「敬具」というところです。

相手が誰かにより使い分ける必要があります。

英語メールでの結び|友達やビジネスでも今すぐ使える15選』でも詳しく書いていますが、ここでもおさらいしておきましょう。

既存客へのメールの場合

既存客の場合はよく「Regards」や「Best regards」を使います。

その前に、「ご協力ありがとうございます」などの一言があるといいでしょう。
____________________

Thank you very much for your kind cooperation.

Best regards,

Fujinaga
____________________

新規に問い合わせたメールの場合

新しく問い合わせたところには、「Sincerely」という単語をよく使います。より丁寧に聞こえます。

また、相手からの「返信をお待ちしております」という英文があるとベターです。
____________________

I look forward to hearing from you.

Sincerely yours,

Fujinaga
____________________

カジュアル・メールの場合

友達や同僚などの場合でも「結び」はマナーとして大切ですが、「Thank you」や「Thanks」、「Many thanks」ぐらいでOKです。

____________________

Thanks,

Fujinaga
____________________

まとめ:「メールの書きだし」に使う英語は基本パターンを押さえるだけ!

 
すでに知ってる、何度もやり取りがあるビジネスパートナーであれば、宛名の後、書き出しの前に、軽く「I hope you are doing well.」や「How are you?」などの声掛けがあっても構いません。

英語のメールでは、書き出しはとても重要です。

わかりやすく、メールの主題がわかる書き出しから始めると、相手にも伝わりやすくシンプルなメールを書くことができます。

メールの書き出しをどうしたらいいかわからない場合はまずは、ここで紹介したフレーズをそのままコピーして使ってもOKです。

そこから、文末を少し変えたりアレンジして少しずつ自分の言葉で書けるように練習しましょう。更に、ネイティブが書くメールに近づいていきますよ。

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