著者 : 藤永 丈司

◆上智大学比較文化学部卒(現:国際教養学部)
◆初受験でTOEIC990(満点)、英検1級、小学校英語指導者資格
◆ニンテンドー3DS TOEIC「超速」プログラム・スペシャルアドバイザー
◆日経HR「英語コミュニケーション in Business」特別講師(2017年8月~)

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著者自身の受験英語への疑問や登校拒否といった苦い体験や、10年以上にわたる海外生活から、外国人の英語習得の早さと相対する日本人の遅さの違いを同時に徹底的に解読・研究を繰り返すことで、日本人へ「英語回路」を植え付ける仕組みを解明。


◆活動 - 芸能人 への個別指導、英会話・ TOEIC講座、企業研修、小学生を中心に 各地でボランティア英語指導など。


藤永の著者・監修した商品

◆著書に「なぜ、留学生の99%は英語ができないのか?」など多数(シリーズ累計10万部以上)

2016年に甚大な被害をもたらした「熊本地震」への復興活動の一環として、『マイスキ英語(代表:藤永丈司)』は、同年7月より、Jリーグ所属のロアッソ熊本のスポンサーカンパニーとして協賛しております。

英語のビジネスメールの書き方|恥をかかない7つの注意点

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英語でのビジネスメールのイメージ

あなたは、仕事でビジネスメールを英語で書く必要に迫られていませんか?

ビジネスメールは少し難しいように考えてしまう人も多いかもしれません。

しかし、英語のビジネスメールはある程度ルールがあるので、そこを押さえてしまえば難しいものではありません。

特に英語を話すことが不得意な方には、文章をつくる手間はかかりますが、相手が目の前に居ないので、落ち着いて自分のタイミングで言いたいことをまとめることができます。

また、相手から送られた内容も、1人の時間をつくってゆっくり読むことができるので行き違いが起こりにくいです。

メールは「なるべく簡潔に伝える」「情報を盛り込みすぎない」という暗黙の了解があるため、簡潔に手短に用件をやり取りすることができます。

もちろん、コミュニケーションという意味では直接会ったり、電話でやり取りしたりする機会も大切にすべきですが、上手くメールを活用することで仕事上のやり取りがスムーズで的確になり、時間も有効に活用できます。

よってここでは、ビジネスメールを書く際に、押さえておいたほうがよい基本のポイントをお伝えします。

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【目次】
0.英語のビジネスメールの構成

1.英語のビジネスメール注意点:「アドレス」編
1-1.「To」の欄
1-2.「CC」の欄
1-3.「BCC」の欄

2.英語のビジネスメール:「件名(タイトル)」編
2-1.目的別!英語でのメール件名の例文
2-2.冠詞の省略
2-3.スパムメールと間違われない件名(タイトル)にする

3.英語のビジネスメール:「宛先」編
3-1.相手の名前が分かっている場合の「宛先」
3-2.相手の名前が分かっていない場合の「宛先」

4.英語のビジネスメール:「書き出し」編
4-1.最初の「挨拶」例文
4-2.目的別!メールの「書き出し」例文

5.英語のビジネスメール:「本文」編
5-1.視覚的に見やすいメールのポイント
5-2.メール文章の流れ
5-3.伝わりやすい文章のポイント
5-4.英語のビジネスメールの「本文中の表現に注意」するポイント

6.英語のビジネスメール:「結びの言葉」編
6-1.使える一言表現
6-2.「敬具」も忘れずに

7.英語のビジネスメール:「署名(signature)」編

8.英語のビジネスメールの総括例文
9.英語のビジネスメールへ「返信する」際の注意点と例文
10.英語のビジネスメール:「添付ファイル」がある場合の例文
11.英語のビジネスメール:年末年始の挨拶

0.英語のビジネスメールの構成

英語のビジネスメールの構成は形が決まっているので、先ずはそれらを把握します。

英語のビジネスメールは以下の順番で書きます。

  1. アドレス
  2. 件名(タイトル)
  3. 宛先
  4. 書き出し
  5. メール本文
  6. 結びの言葉
  7. 署名(signature)

これから順番に説明致します。

1.英語のビジネスメール:「アドレス」編

To、CC、BCCの活用を把握することが大事です。

基本的に友達同士のカジュアルなメールでも同様になります。

1-1.英語のビジネスメールの「To」の欄

送信する先(受信する人)の相手のメールアドレスを「TO」の欄に入力します。

アドレスを間違えて他の人に送信してしまうと、大きな問題に発展しかねないため、よく確認してから送信しましょう。

「メールアドレスの意味」

XXXXX@XXX.comなど、ドット(.)の後に付く最後の文字は相手の所属団体によって変わります。

  • com → 企業・営利団体
  • edu → 教育機関
  • gov → 政府機関
  • org → 組織、非営利団体

1-2.英語のビジネスメールの「CC」の欄

直接やり取りする人ではないですが、プロジェクトに関わっている上司、担当者など、確認、参照してほしい人がいる場合、その人のメールアドレスを送ります。

CCとは、「Carbon Copy」の略です。

CCに入力した場合は、アドレスがTOと同様に、送った人全員が閲覧可能となり、誰に送られたかがわかる状態になります。

1-3.英語のビジネスメールの「BCC」の欄

ここに入力したアドレスは、TOやCCで送信した人には表示されません。

直接やり取りしている人には知られずに、上司などにも送って確認してほしい場合に使えます。

BCCとは、「Blind Carbon Cppy」の略です。

また、お互いを知らない複数の人にメールを送る場合、自分のアドレスをTOに入れて、そのほかの人はBCCに入力することで、個人情報であるアドレスを他の人に知られないように配慮する使い方でも使われます。

2.英語のビジネスメール:「件名(タイトル)」編

件名は、ビジネスメールのなかで本文の次に重要なポイントです。

実際にどんなタイトルがよいのでしょうか。

2-1.目的別!英語でのメール件名の例文

先ずはそれぞれの目的に沿ったメール件名の具体例をみてみましょう!

基本的に、前置詞以外の単語の頭は、「大文字」にします。

そのまま使えるものもあるのでお役立てください。

2-1-1.「お願い(依頼)」する場合のメール件名

「サンプル・見本」を依頼する、また何かの送付、支払い、見積書などをお願いする時などに使えます。

何かをお願い・依頼する時は、基本的に「Request for~(~の依頼・お願い)」という件名を使います。

  • Request for Product Samples(サンプル提供のお願い)
  • Request for Payment(お支払いのお願い)
  • Request for Estimate(見積もり依頼)
  • Request for Product Documents(商品資料の送付願い)

2-1-2.「感謝」する場合のメール件名

返信、対応、ご注文、打ち合わせなど、色んなケースでお礼をいう場合がありますが、そんな時に使える件名です。

基本的に「Thank for~(~をありがとうございます)」という件名を使います。

  • Thank You for Your Visit(ご来社ありがとうございました) ※打ち合わせの日付を書いてもOKです。
  • Thank You for Your Time on Nov.18th(11月18日の打ち合わせには貴重なお時間ありがとうございました)
  • Thank You for Your Order(ご注文ありがとうございます)
  • Thank You for Your Reply(メールのご返信ありがとうございます) ※「Thank You for Your Kind Reply」などでもOKです。

件名に日付などを入れることで、相手に分かりやすくなります。

イギリス式とアメリカ式の表示の仕方が違うので、『英語で日付の書き方・読み方|順序や4つのパターンを覚える!』の記事もご参考下さい。メール本文でも使える表現です。

2-1-3.「お詫び(謝罪)」する場合のメール件名

納期遅延や欠陥商品、またメール返信が遅れたことへのお詫びなどあります。

「Appology for ~(~についてのお詫び)」を件名に使うのが一般的です。

「Sorry for ~」という表現もありますが、カジュアルな場合の時のみ使うようにしましょう。

  • Apology for My Late Reply(ご返信遅れまして申し訳ございません)
  • Apology for Delay in Shipment(納期が遅れており申し訳ありません)
  • Apology for Defective Product(欠陥商品について申し訳ございません) ※配送途中などで欠損した場合は、「Apology for Damage」となります。

何かを断る際にもこの件名がベターです。

2-1-4.「提案」する場合のメール件名

新しいビジネスや商品(サービス)などに対して提案する場合に使える件名です。

初めてメールをして売り込みをする時などの営業の時は、この表現がいいでしょう。

「Proposal for~(~の提案)」を使います。

  • Proposal for New Business(新しいビジネスのご提案です) ※初めてメールを送る方がよく使う件名の1つです。
  • Proposal for New Product(新しい商品のご提案です)

2-1-5.「質問」する場合のメール件名

打ち合わせや商品など様々なケースの質問に使える件名です。

「About ~」「Regarding ~」の単語を使います。「~について」という件名になります。

「Question about ~」としても同様です。

  • About Project Meeting on May 9th(5月9日のミーティングについて)※「About」を「Regarding」にすると更にフォーマル
  • About Product # 109(商品番号109番について)

この件名はオールマイティーで色々なケースで使えます。迷った時はこの「About」や「Regarding」の件名で大丈夫です。

2-1-6.「問い合わせ」する場合のメール件名

商品やサービス、コストなどを問い合わせる時に役立つ件名です。

「Inquiry about~(~についての問い合わせ)」を使います。

「Question」より、多少フォーマルな言い方です。

  • Inquiry about New Product(新商品についての問い合わせ)
  • Inquiry about Price(価格についての問い合わせ) ※「Price」を「Cost」にしてもOKです。

始めてメールをする場合などには、この表現がいいでしょう。

2-1-7.「招待」する場合のメール件名

会社のホームパーティーや展示会などに取引際を招待する時に使える表現です。

Invitation to~(~へのご招待)」を使います。

  • Invitation to Our Comapny Anuual Party(弊社の年に一度のパーティーへのご招待)
  • Invitation to ~ Exhibition(~展示会へのご招待)

2-1-8.「お知らせ(通知)」する場合のメール件名

これは社内メールでも使える件名です。

会議やメールアドレスの変更、予定変更など、色んなお知らせに使えます。

基本的に、「Notification of~(~のお知らせ)」の表現を使います。

  • Notification of Metting on Aug 30th(8月30日の打ち合わせについてのお知らせ)
  • Notification of My New E-mail Address(私の新しいメールアドレスについてのお知らせ)※「Change of My E-mail Address」が多少カジュアルです。
  • Notification of Change of Schedule(スケジュール変更のお知らせ)

2-1-9.「確認」する場合のメール件名

スケジュールや打ち合わせ、注文の確認の際に使える件名です。

「~ Confirmation on(for) ~(~の~についての確認です)」というフレーズを使います。

  • Order Confirmation on # N-201(商品番号N-201の注文についての確認です)
  • Meeting Confirmation for Oct 20th(10月20日の打ち合わせについての確認)

2-1-10.「キャンセル(取り消し)」する場合のメール件名

注文や打ち合わせのキャンセルなどする場合の件名を確認しましょう。

「Cancellation of ~」を使います。

  • Cancellation of Order(注文のキャンセルについて)
  • Cancellation of Meeting(打ち合わせのキャンセルについて)

2-1-11.「緊急」や「催促」など、件名を強調したい場合のメール件名

通常のメールより、緊急性など強調したい場合は、次の件名を使ってみましょう。

見積書や回答を催促する時もありますね。そのような時に使える件名です。

  • 【Urgent】→ 急ぎ ※「Urgent Request」など、先に付けるだけでもOKです。
  • 【Important】→ 重要
  • 【Reminder】(催促)※「Deadline for ~」や「Final notice on ~」
  • 【REQ】、または【Request】→ 依頼
  • 【Resend】→ 再送
  • 【FYI】→ 「for your information」→ あなたのための情報(参考までに)

メールの件名のついては、『英会話やビジネスで使える英語メールの件名・タイトル16選』にても参考例をいくつかご紹介しています。

多くのビジネスマンは、日々たくさんのメールを処理します。件名で重要度や内容を判断し、順番に処理します。

件名がわかりにくいと、スパムメールと判断されて読んでもらえない場合もあります。件名だけで、どんな内容のメールなのか大まかに判断できる的確な件名をつけることが重要です。

簡潔にすることは必須ですが、短すぎても内容が伝わりません。「会議」ではなく「○○についての会議」、「問い合わせ」ではなく「○○についての問い合わせ」など、簡潔に、そして具体的に書きましょう。

件名を書く際に、具体的に気をつけたいポイントをお伝えします。

2-2.冠詞の省略

前置詞以外の最初の文字を大文字にするというのとは別に、件名を短く表現するために、「a・an」「the」などの冠詞は極力省略するというルールがあります。

参考例:(theは不要)Inquiry about Your Product (御社の商品○○についての問い合わせ)

2-3.スパムメールと間違われない件名(タイトル)にする

あまりにも短いと、スパムメールと判断されて読んでもらえない場合があります。

特にビジネスでは、ウィルスの感染で大きなことになるので、多くの人が気をつけています。きちんとした件名をつけて、スパムメールに間違われないようにしましょう。

また、「!」マークは迷惑メールに自動的に振り分けられる可能性があるため、使わないようにしましょう。

「迷惑メール扱いに注意する」

特に、スパムメールと間違われやすい件名(タイトル)は下記となります。

  • Hi!
  • Hello!
  • Important
  • Congratulations!
  • Test
  • Document
  • Call me!
  • New products

どれも、スパムメールによく使われる件名で、相手のことを全くしらない人でも簡単につけられる件名ですよね。折角書いた、メールでもこのタイトルだと開かれない可能性もあるので、気をつけたいですね。

3.英語のビジネスメール:「宛先」編

メール本文を書き出す前に、必ず相手の名前を書くのですが、そこにも一定のルールがあります。

3-1.相手の名前が分かっている場合の「宛先」

基本的には、「Dear ~,」となるのですが、性別が分かってる分かっていないかで宛先の書き方が変わります。

3-1-1.相手の名前と性別が分かっているケース

基本形は、「Dear+Mr.(姓)+,(コンマ)」となります。

この基本の冒頭で問題ないのですが(Mr.の部分はMs.適切な言葉に変える)、イギリスはMrやMrsのあとにピリオドをつけません。

また、名前の後のコンマを「:」コロンを使うとよりフォーマルになります。特に、イギリスではコロンを使います。

「アメリカ式とイギリス式の違い」

男性で、田中さんという姓の場合が下記となります。

  • アメリカ式:Dear Mr.Tanaka,
  • イギリス式:Dear Mr Tanaka:

ある程度親しくなった場合や、相手が自分のことをメールなどでファーストネームで呼んできた場合は、名前の部分をファーストネームにします。

アメリカなどでは、仕事上の付き合いでも、ファーストネームで呼び合うことがよくあります。相手が、ファーストネームを使っているのに、姓(ラストネーム)を使うと、壁をつくっているような堅いイメージになってしまいます。

3-1-2.性別不明のケース

名刺などで名前は分かるが、性別が分からないという場合もあります。

初めてメールで営業をする際などには困ってしまいます。

そのような時は、名前の前に、「Mr./Ms.」を付けて、「Mr./Ms.Harada」などとすれば失礼ではありません。

3-2.相手の名前が分かっていない場合の「宛先」

特に初めてセールスをする際など、担当者の名前が分からないのが普通です。

そのような場合も、失礼のないようにメールの宛先を書くようにしましょう。

3-2-1.特定の部門・部署・役職を宛先にするケース

担当者が分からない場合は、部門・部署や役職名を宛先にするのが一般的です。

  • Dear Purchase Department,(購買部門様)
  • Dear Sales Manager,(営業部長様)

など、色々な部署や役職を書くことができますが、名前を知っている知っていないで、担当者にメールが届く確率が違うのは必然的ですね。

「ビジネスで良く使う英語の役職名」

ビジネスメールだけではなく、一般の取引きなどでも良く使う英語の役職名は、ビジネスですぐに使える英語の役職名厳選53個一覧の記事で紹介していますので是非参考にして下さい。

3-2-2.役職も部門・部署も分からないケース

名前も部署も役職も分からない場合でも、メールの宛先として書くことができる表現があります。

「To whom it may concern,」という英語です。「ご担当者様」というニュアンスになります。

または、『「担当者」を英語で表現|ビジネスメールでも使える厳選9個』でも書いているように、「Dear Sir/Madam」(Dear Sir or Madam)でも構いません。Sirは男性、Madamは女性を表現しています。

4.英語のビジネスメール:「書き出し」編

宛先の下には、先ず「挨拶」の英文となります。

Dear Mr.Yamada,

****************(ここの部分です)

4-1.最初の「挨拶」例文

初めて相手にメールを書く時と、複数回既にやりとりがあるのとでは、メールの挨拶文が異なります。

4-1-1.初めてメールをする場合の挨拶

「突然のメールで大変恐縮です」などの挨拶で入るのがベターです。

  • I truely apologize for this sudden e-mail.(突然のメールで大変申し訳ございません)
  • Thank you very much for your time reading this message.(メールをお読み頂きまして誠にありがとうございます)

4-1-2.既に何度か取引がある場合の挨拶

どうしても、日本語のメールの癖がついて、宛先(担当者の名前)の後に、「お世話になっております」という文言を書きたくなるのですが、それは日本独特の文化で、基本的に言わなくても大丈夫です。

あえて言うとしたら、下記のような表現があります。

  • 「Thank you always for your ongoing support.(continued support)」
  • 「Thank you for your patronage.(continued patronage)」

しかし、仲のいい取引先などには堅苦しくなるので避けましょう。

また、メールをするのが、久しぶりで、「ご無沙汰しております」と言いたい場合は、『「久しぶり」の英語|メールや挨拶で使える23個の例文』の記事を参考にしてみて下さい。ビジネスメールにも使えます。

4-2.目的別!メールの「書き出し」例文

最初の挨拶が終わったら、さっそく本文を書き出すのですが、その時は主に4つのパターンに分かれます。

メールの件名が、どのような場合でもこの4つを押さえれば、大丈夫です。

4-2-1.お礼・感謝を伝えるメールの「書き出し」

メールの買い出しで感謝を伝えることは多々あります。

件名と同じで、「Thank you for ~.」で始めることは多いです。

  • Thnak you for your e-mail(ご連絡ありがとうございます)
  • Thank you for your for response.(対応ありがとうございます)
  • Thank you for your time on the last meeting.(先日の打ち合わせありがとうございます)
  • Thank you for your order.(ご注文ありがとうございます)
  • Thank you for your reply.(ご返信ありがとうございます)

お礼の後に、「そのご如何でしょうか?(検討の催促)」の「I would like to know your opinion.(あなたのご意見を知りたい)」などの英文を添えてもOKです。

また、感謝には「appreciate」という動詞があるのでが、そちらが更に丁寧な言い方となります。『「感謝」の英語表現|困らない!3つの基本とメッセージ集』の記事をご参考下さい。

4-2-2.お詫びを伝えるメールの「書き出し」

「大変申し訳ございませんが、今回の件はお断りいたします」、「メールの返信が遅れて大変申し訳ございません」など、お詫びする時の例文をいくつかご確認下さい。

  • Unfortunately, we decided not to take your offer.(申し訳ございませんが、あなたの提案を受け入れることはできません)
  • I am sorry to inform you that we would like to cancel the order.(大変申し訳ございませんが、注文をキャンセルさせて頂きます)
  • I really apologize that I was not able to reply your message soon.(すぐにあなたのメールに返信できなくて本当に申し訳ございません)

4-2-3.状況を伝えるメールの「書き出し」

「あなたの用件は承知いたしました」や「要望は受け取りました」という場合のメールもありますね。

そのような時には、「了解しました」という英語が大変役立ちます。『「了解しました」の英語|会話やメールでも使える厳選24個』の記事でも解説してますのでご参考下さい。

  • I have received your request.(あなたの用件は了解しました・受け取りました)
  • Thank you for your e-mail. I will get back to you later.(メールありがとうございます。後ほどご回答致します) ※最初に感謝を述べるのがベターでしょう。
  • If I am not mistaken, your product has not been arrived yet.(私の間違えでなければ、あなたの商品はまだ届いていません)

4-2-4.自己紹介の「書き出し」

初めて相手先にメールする場合は、自己紹介の一文を書くのがマナーです。

  • I am Yasushi Yamada working at Kuma Company.(初めまして、私はクマ(会社)のヤマダ・ヤスシと申します)
  • I am from Kuma company, working in Sales Department.(私はクマ(会社)の営業部のものです)

注意したいのが、『英語で自己紹介|恥をかかない!厳選9つのポイント』の自己紹介のように長くならずに、「名前、働いている部署、会社名」などで簡潔にしたメールの自己紹介がベターです。

また、下記のように、メールを書いている目的を書く例文も使えるので参考にしてみて下さい。

自己紹介の時だけではなく、全てのメールの書き出しで使えます。

「メールを書いている目的を伝える例文」

  • I am writing this e-mail to~.(私は~のためにこのメールを書いています。)
  • The purpose of this e-mail is to~.(このメールの目的は~のためです。)
  • The reason I am writing this e-mail is~.(私がこのメールを書いている理由は~です。)

メールの書き出しには色々なパターンがあります。是非、『英語の「メールの書き出し」| カジュアルやビジネスに適用』もご参考下さい。幅が広がります。

5.英語のビジネスメール:「本文」編

読みやすい本文を書くために大切なことは、視覚的に読みやすいメールにすることと、簡潔にわかりやすい文章にすることです。

本文ばかりに意識が向いてしまいがちですが、視覚的に読みやすいメールを心がけることは重要なポイントです。

メールを開いた瞬間の印象、配置などの視覚的な読みやすさはとても大切です。きちんと整理された配置のメールは、相手も読みやすく、伝えたいことがスムーズに伝わります。

最近はパソコンやタブレットなど、メールを開く環境は様々です。また、同じパソコンでもその環境によって、送った側と、受け取る側で違う表示になる場合があります。その場合でも、相手がストレスなく見られるように、以下のポイントに気をつけましょう。

5-1.視覚的に見やすいメールのポイント

読みやすいメールの文章を書くポイントは全部で8つあります。

ポイントその1.「揃え」

文章は左揃えで揃えます。

段落の始めのインデントはメールでは不要です。

ポイントその2.「フォントサイズ」

最適なフォントサイズは、10pt~12ptです。

ポイントその3.「フォント」

使用フォントは、Arial、Century、またはTimes New Romanがベストです。

ポイントその4.「改行」

60 ~ 70 字程度で、適度に改行することが大事です。

相手のメールを開く環境によって、見え方が変わってしまうので、切りのいいところで改行をします。

ポイントその5.「パラグラフ(段落)」

1つのパラグラフでは、大まかにひとつの内容を伝えます。

段落と段落の間は1行あけましょう。

ポイントその6.「記号」

文字化けする記号は使わないのが原則です。

全角は日本特有の文字なので、数字もきちんと半角を使いましょう。

ポイントその7.「大文字と小文字」

大文字と小文字はきちんと区別して、正しく使います。

大文字だけで大切なところを書くと、強調というよりも強要しているというような強い文にとられてしまうので避けましょう。

大文字にすべきところを、大文字にせず小文字だけのメールは幼稚に見えてしまい、ビジネスの相手に不信感を与えかねませんので、きちんと大文字小文字を使い分けましょう。

ポイントその8.「メール形式」

HTML形式は使わず、テキストメールで送ります。

HTMLメールは、画像などがあり一見、見やすく良いメールのように思われがちですが、ビジネスメールでは内容をきちんと的確に伝えることが重要です。

HTMLメールは相手のパソコン環境やメールボックスの環境などによって、こちらの思っているように表示されないことがあるので極力避けたほうがよいでしょう。

5-2.書き出しの後のメール文章の流れ

視覚的な形を注意しながら本文を書きますが、そこには基本的な流れがあります。

最初の挨拶や書き出しの後の内容の部分です。

1.現状説明 → 2.要望 → 3.具体的なお願いの順番が理想です。

「現状説明(どのような状況なのか)」の例

今、どのような状況なのかを簡潔に伝えます。

例えば、商品について詳しく知りたい

(I would like to know more about your products)、などです。

「要望(どうしたいのか)」の例

こうしたいと思っていること、相手に望んでいることを書きます。

例えば、一度、会って打ち合わせをしたい

(We would like to have a meeting with you)、などです。

「具体的なお願い(相手が具体的に何をすればいいのか)」の例

具体的に、相手が何をいつまでにどうすればいいのかを提案します。

例えば、お会いできるか、できるのであれば予定を教えてほしい

(Please let us know if you are available)など。

返信がほしい場合、メールなのか、電話なのか、手紙、FAXなのか、具体的な方法なども相手に伝えます。

日本だと、やんわり伝えれば相手が察してくれますが、英語で違う文化の人とやり取りする場合、できるだけ具体的にどうしてほしいのか伝えることで、お互いの思い違いを防ぐことができます。

上の内容はとてもシンプルですが、極端な話これだけで相手に意図は伝わります。慣れるまでは、この3つをそれぞれ1~2文にまとめて、そこに肉付けしていくと伝わりやすいビジネスメールが書けます。

5-3.伝わりやすい文章のポイント

ビジネスメールで相手に的確に伝えるための重要なポイントを押さえましょう。

5-3-1.シンプルな英単語を選ぶ

本文を書く時は、なるべくシンプルで簡単な言葉で伝えることがポイントです。

ネイティブっぽくかっこ良い言い回しにしようと、難しい単語を並べるより、普段から自分が使っている単語を主につかって、簡単な言葉で書くようにしましょう。

5-3-2.言い回しはなるべくポジティブにする

日本語でも同じですが、同じ内容でもネガティブな表現を避け、ポジティブな表現にすると好印象で伝わりやすくなります。

例えば、「月曜日までに提出していただかなければ間に合いません。」よりも、「月曜日が期限なので、なんとかその日までに提出していただけませんか。」のほうがポジティブで受け取るほうに良い印象を与えます。

5-3-3.人や物は明確に表現する

「御社にメールを送ったのですが」とう表現よりも、「御社の○○さん宛てにメールを送ったのですが」とできる範囲で明確に書く方が伝わりやすくなります。

電話などの直接の会話じゃないため、相手はその場で質問することができません。普段のやりとりよりも、メールは明確にすることを心がけましょう。

5-3-4.「I」と「we」を上手く使い分ける

会社や部署を代表して書いている場合は「we」を使って「私たち」という表現にします。

日本語でいう弊社という表現で、フォーマルです。個人の意見、要望などを伝える場合は「I」を使います。

5-4.英語のビジネスメールの「本文中の表現に注意」するポイント

日本人が注意する本文中の英語の使い方を簡単にまとめました。

5-4-1.「Please」で始まる命令文は必ずしも丁寧とは限らない

日本人はお願い事をする時に、「Please」をつければ丁寧になると思っている人が多くいて、なんでもかんでも「Please」をつけてお願いしてしまいがちです。

でも、よく考えてみてください。目上の方にお願いするときにぶっきらぼうに「~をして下さい。」とは、あまりいませんよね。「お手数ですが~をして下さいませんか?」と相手に断る余地を与えて質問形にしますよね。

英語でも、同じです。「Please」の命令文だと、上から目線だと相手が感じさせてしまう可能性があります。

お願いする場合は、「Would you~?」や「I wonder if you could~」など、伺う言い回しがよいですね。

5-4-2.「Thank you for your corporation.」は失礼

ビジネスでお付き合いしている人にお世話になっていますという意味で「corporation」をつかうと失礼になります。

「corporation」は、お互いに協力するというよりも、私にあなたが協力してくれたという上下関係が発生するからです。

この表現で、上下関係を強調されたと不快に思われてしまうこともあるので気をつけましょう。

5-4-3.性別に中立 (gender neutral)な単語を選ぶ

女性の社会進出に伴い、性別を限定した役職のいい方が改められました。

日本語でも「看護婦」が「看護師」とされるようになっていますね。

それと、本質は変わらないのですが、特に欧米では、日本よりも差別に敏感な人も多くいます。日本でのコミュニケーション以上に、文中の性別について気を使う必要があります。

「性別に中立な単語例」

  • salesman → salesperson(販売員)
  • spokesman → spokesperson(広報担当者)
  • workman → worker(労働者)
  • businessman → professional(経営者)
  • foreman → supervisor(主任)

ビジネスメールにはあまり出てきませんが、他にもこんなものがあります。

  • stewardess → flight attendant, cabin attendant(客室乗務員)
  • fireman → fire fighter(消防士)
  • policeman → police officer(警察官)

6.英語のビジネスメール:「結びの言葉」編

ビジネスメールを終わらせる前に一言加えます。

6-1.使える一言表現

いきなり本文を終わるのではなく、一言添えるととてもフォーマルでビジネスメールらしくきっちりとなります。

今すぐ使える結びの表現の例は下記となります。

  • If you have any questions, please feel free to contact us.(何かご質問がございましたら、ご遠慮なくご連絡ください)
  • I’m look forward to hearing from you.(返信がほしい時)ご連絡お待ちしています)
  • Thank you again for~.(~について重ねてお礼を申し上げます)
  • Please take care of yourself.(ご自愛ください)
  • Please give my best regards to~.(~さんによろしくお伝えください)
  • We really appreciate your prompt relpy.(出来るだけ早くご返信くさい/あなたの早い返信に感謝いたします)

「取り急ぎご連絡まで」という英語表現も「Just a quick notice on ~.」などとあるのですが、基本的には冒頭、または使いません。

6-2.「敬具」も忘れずに

日本語の敬具に当たる言葉で、丁寧な言葉です。親しい関係の場合は使いません。

英語で「よろしくお願いします」|6つの場面で使い分ける!』にあるような、日本語で「引き続き宜しくお願いします」にあたる英語は、「Let’s keep in touch.」などがあるのですが、基本的には敬具のみでOKです。

下記がその例です。1つだけに固執するのではなく、メールに毎に違う「敬具」を使ってみましょう。

  • Sincerely yours,
  • Yours sincerely,
  • Cordially,
  • Best regards,
  • Yours faithfully,

メールの結びについては、『英語メールの結び|ビジネスやカジュアルでも使える15選!』の記事も参考にしてみて下さい。

7.英語のビジネスメール:「署名(signature)」編

ビジネスメールの最後には、署名を添えます。

メールは誰から送られたものなのか、連絡したい場合はどこの誰に連絡したらいいのかを明確にするために以下の順番で書きましょう。

  1. フルネーム
  2. 役職
  3. 会社名
  4. E-mailアドレス
  5. TEL/FAX ※海外の相手に送る場合は国番号(+81)から記載すると親切です。

8.英語のビジネスメールの総括例文

ここで紹介するビジネスメールの全文の例を参考にして下さい。

「ビジネスメールの例(参考)」

To:XXXXXXX@mysuki-kaisha.com
CC:XXX@mysuki-kaisha.com(任意)
BCC:XXXXXX@mysuki-kaisha.com(任意)

件名(タイトル): Question about Your Prodcut
添付ファイル: XXX.doc.(任意)

Dear Mr.Fujinaga,

Thank you very much for your time last week.

(現状説明)

(要望)

(具体的なお願い)

I am looking forward to hearing from you.

Sincerely yours,

Taro Yamada

Director
Nippon Kaisha Co., ltd.
t.yamada@nippon-kaisha.co.jp
(+81)3-XXXX-XXXX

9.英語のビジネスメールへ「返信する」際の注意点と例文

ビジネスメールへの返信はなるべく早めに出すように心がけましょう。

2つの「返信」の英語とメールで使える!返信フレーズ集』にてもメールを返信する際のフレーズなど紹介していますのでご参考下さい。

また、忙しくて詳細の返答がすぐにできない場合や、検討が必要ですぐに答えられない場合などは、メールを確認した旨と、いつ頃までにもう一度連絡する旨を書いて一度メールを送るとよいでしょう。

もし、長期の出張や休暇でメールが確認できない場合は、普段頻繁にやり取りしている人には、「○日まで、メールのチェックができません。○日に戻ってから確認と返信を致します。」とお伝えしておけば、お互い余計な心配をせずにすみます。特に、海外の相手であれば、日本と休みが違うのでその辺の気づかいは必要ですね。

返信例:I will reply your e-mails when I come back to my office on March 11th.

慌てて、雑な返信にならないように、英語のビジネスメールの注意ポイントをしっかりと押さえるようにして下さい。

10.英語のビジネスメール:「添付ファイル」がある場合の例文

本文の他に、参照してもらいたい資料などがある場合は、ファイルを添付します。

「メール本文の挨拶の後に添付ファイルがあることを記載する!」

例えばこんな英文がわかりやすいでしょう。

  • I am sending conference materials as an attached document.(会議資料を添付いたしました。)
  • Please see an attched document.(添付した資料を見てみて下さい。)

複数の資料の場合は、「attached documents」とします。

ファイル名は相手にもわかりやすいように半角英数にします。

また、次のように日付を書いてファイルを保存しておくといいでしょう。

  • mtg20180315.doc.(2018年3月15日の打ち合わせ資料) ※「mtg」は「meeting」に略です。
  • newproduct05apr17(2017年4月5日の新商品資料) ※「apr」は「April」の略です。

それと、ファイルの大きさはなるべく小さくします。

大きいものは、圧縮したり、いくつかに分けて送信したりしましょう。大きいファイルはサーバーに負担がかかったり、相手のメールボックスが満杯になってしまったりする原因になります。気をつけましょう。

個人情報や、企業の大切な情報は、なるべくメールでのやり取りは避けたほうがよいですが、おくる場合は、パスワードをかけます。パスワードは、別にメールを送りそこに記載します。同じメールに記載してしまうと意味がないので気をつけましょう。

11.英語のビジネスメール:年末年始の挨拶

年末年始のクリスマスやお正月などに取引先へのメッセージを送る場合もありますね。

また、休業のお知らせなども相手に伝える必要があります。

よって、年末年始は、通常のビジネスメールとは違う挨拶の表現が必要になります。

メッセージカードや年賀状だけでも使えるフレーズなどを、『英語での年末年始の挨拶|カジュアル・ビジネスの2つの場面』で紹介していますので、是非参考にしてみて下さい。

まとめ:英語のビジネスメールを他人に丸投げしない

ビジネスメールの書き方と押さえておきたいポイントをご紹介しました。

日本と多少違いはありますが、似ている部分もあって普段から仕事でメールを使う方はそれほど難しくなかったのではないでしょうか。まずは簡単なメールからチャレンジしてみてくださいね。最初は、戸惑う部分があるかも知れませんが、ビジネスメールの場合はパターンがあり、使う単語も同じような単語を何度も使うので慣れてきます。やり取りの数を重ねていくことで、相手の文面からも学べるので、どんどん上達しますよ。

英語が得意な人にメールを丸投げしてしまう前に、ここで覚えた書き方を使って挑戦してみましょう。

多少、不器用な英語でも他の人を介せず、直接やり取りすることで、お互いの気持ちがストレートに伝わり、ビジネスパートナーとの関係も上手く構築できるはずです。基本を押さえて、是非、英語のビジネスメールに挑戦してみてください。

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