著者 : 藀氞 䞈叞

◆䞊智倧孊比范文化孊郚卒珟囜際教逊孊郚
◆初受隓でTOEIC990満点、英怜1玚、小孊校英語指導者資栌
◆ニンテンドヌ3DS TOEIC「超速」プログラム・スペシャルアドバむザヌ
◆日経HR「英語コミュニケヌション in Business」特別講垫2017幎8月
◆日経メディカル「医垫のためのDailyむングリッシュ」特別講垫2019幎10月
◆公匏動画チャンネルマむスキ英語【たった3分で奇跡を起こす】2020幎2月

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著者自身の受隓英語ぞの疑問や登校拒吊ずいった苊い䜓隓や、10幎以䞊にわたる海倖生掻から、倖囜人の英語習埗の早さず盞察する日本人の遅さの違いを同時に培底的に解読・研究を繰り返すこずで、日本人ぞ「英語回路」を怍え付ける仕組みを解明。


◆掻動 - 芞胜人 ぞの個別指導、英䌚話・ TOEIC講座、䌁業研修、小孊生を䞭心に 各地でボランティア英語指導など。


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◆著曞に「なぜ、留孊生の99は英語ができないのか」など倚数シリヌズ环蚈10䞇郚以䞊

2016幎に甚倧な被害をもたらした「熊本地震」ぞの埩興掻動の䞀環ずしお、『マむスキ英語代衚藀氞䞈叞』は、同幎月より、Jリヌグ所属のロアッ゜熊本のスポンサヌカンパニヌずしお協賛しおおりたす。

英語のビゞネスメヌルの曞き方恥をかかない぀の泚意点

のべ450,116人がこの蚘事を参考にしおいたす

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英語でのビゞネスメヌルのむメヌゞ

あなたは、仕事でビゞネスメヌルを英語で曞く必芁に迫られおいたせんか

ビゞネスメヌルは少し難しいように考えおしたう人も倚いかもしれたせん。

しかし、英語のビゞネスメヌルはある皋床ルヌルがあるので、そこを抌さえおしたえば難しいものではありたせん。

特に英語を話すこずが䞍埗意な方には、文章を぀くる手間はかかりたすが、盞手が目の前に居ないので、萜ち着いお自分のタむミングで蚀いたいこずをたずめるこずができたす。

たた、盞手から送られた内容も、1人の時間を぀くっおゆっくり読むこずができるので行き違いが起こりにくいです。

メヌルは「なるべく簡朔に䌝える」「情報を盛り蟌みすぎない」ずいう暗黙の了解があるため、簡朔に手短に甚件をやり取りするこずができたす。

もちろん、コミュニケヌションずいう意味では盎接䌚ったり、電話でやり取りしたりする機䌚も倧切にすべきですが、䞊手くメヌルを掻甚するこずで仕事䞊のやり取りがスムヌズで的確になり、時間も有効に掻甚できたす。

よっおここでは、ビゞネスメヌルを曞く際に、抌さえおおいたほうがよい基本のポむントをお䌝えしたす。

■なぜ日本人だけ英語が話せないのか「英語のカラクリ」を今だけ無料プレれント䞭PDFå…š71ペヌゞ

【目次】
英語のビゞネスメヌルの構成

英語のビゞネスメヌル泚意点「アドレス」線
「To」の欄
「CC」の欄
「BCC」の欄

英語のビゞネスメヌル「件名タむトル」線
目的別英語でのメヌル件名の䟋文
冠詞の省略
スパムメヌルず間違われない件名タむトルにする

英語のビゞネスメヌル「宛先」線
盞手の名前が分かっおいる堎合の「宛先」
盞手の名前が分かっおいない堎合の「宛先」

英語のビゞネスメヌル「曞き出し」線
最初の「挚拶」䟋文
目的別メヌルの「曞き出し」䟋文

英語のビゞネスメヌル「本文」線
芖芚的に芋やすいメヌルのポむント
メヌル文章の流れ
䌝わりやすい文章のポむント
英語のビゞネスメヌルの「本文䞭の衚珟に泚意」するポむント

英語のビゞネスメヌル「結びの蚀葉」線
䜿える䞀蚀衚珟
「敬具」も忘れずに

英語のビゞネスメヌル「眲名signature」線

英語のビゞネスメヌルの総括䟋文
英語のビゞネスメヌルぞ「返信する」際の泚意点ず䟋文
英語のビゞネスメヌル「添付ファむル」がある堎合の䟋文
英語のビゞネスメヌル幎末幎始の挚拶

英語のビゞネスメヌルの構成

英語のビゞネスメヌルの構成は圢が決たっおいるので、先ずはそれらを把握したす。

英語のビゞネスメヌルは以䞋の順番で曞きたす。

  1. アドレス
  2. 件名タむトル
  3. 宛先
  4. 曞き出し
  5. メヌル本文
  6. 結びの蚀葉
  7. 眲名signature

これから順番に説明臎したす。

英語のビゞネスメヌル「アドレス」線

To、CC、BCCの掻甚を把握するこずが倧事です。

基本的に友達同士のカゞュアルなメヌルでも同様になりたす。

英語のビゞネスメヌルの「To」の欄

送信する先受信する人の盞手のメヌルアドレスを「TO」の欄に入力したす。

アドレスを間違えお他の人に送信しおしたうず、倧きな問題に発展しかねないため、よく確認しおから送信したしょう。

「メヌルアドレスの意味」

XXXXX@XXX.comなど、ドット.の埌に付く最埌の文字は盞手の所属団䜓によっお倉わりたす。

  • com → 䌁業・営利団䜓
  • edu → 教育機関
  • gov → 政府機関
  • org → 組織、非営利団䜓

英語のビゞネスメヌルの「CC」の欄

盎接やり取りする人ではないですが、プロゞェクトに関わっおいる䞊叞、担圓者など、確認、参照しおほしい人がいる堎合、その人のメヌルアドレスを送りたす。

CCずは、「Carbon Copy」の略です。

CCに入力した堎合は、アドレスがTOず同様に、送った人党員が閲芧可胜ずなり、誰に送られたかがわかる状態になりたす。

英語のビゞネスメヌルの「BCC」の欄

ここに入力したアドレスは、TOやCCで送信した人には衚瀺されたせん。

盎接やり取りしおいる人には知られずに、䞊叞などにも送っお確認しおほしい堎合に䜿えたす。

BCCずは、「Blind Carbon Cppy」の略です。

たた、お互いを知らない耇数の人にメヌルを送る堎合、自分のアドレスをTOに入れお、そのほかの人はBCCに入力するこずで、個人情報であるアドレスを他の人に知られないように配慮する䜿い方でも䜿われたす。

英語のビゞネスメヌル「件名タむトル」線

件名は、ビゞネスメヌルのなかで本文の次に重芁なポむントです。

実際にどんなタむトルがよいのでしょうか。

目的別英語でのメヌル件名の䟋文

先ずはそれぞれの目的に沿ったメヌル件名の具䜓䟋をみおみたしょう

基本的に、前眮詞以倖の単語の頭は、「倧文字」にしたす。

そのたた䜿えるものもあるのでお圹立おください。

「お願い䟝頌」する堎合のメヌル件名

「サンプル・芋本」を䟝頌する、たた䜕かの送付、支払い、芋積曞などをお願いする時などに䜿えたす。

䜕かをお願い・䟝頌する時は、基本的に「Request forの䟝頌・お願い」ずいう件名を䜿いたす。

  • Request for Product Samplesサンプル提䟛のお願い
  • Request for Paymentお支払いのお願い
  • Request for Estimate芋積もり䟝頌
  • Request for Product Documents商品資料の送付願い

「感謝」する堎合のメヌル件名

返信、察応、ご泚文、打ち合わせなど、色んなケヌスでお瀌をいう堎合がありたすが、そんな時に䜿える件名です。

基本的に「Thank forをありがずうございたす」ずいう件名を䜿いたす。

  • Thank You for Your Visitご来瀟ありがずうございたした ※打ち合わせの日付を曞いおもOKです。
  • Thank You for Your Time on Nov.18th11月18日の打ち合わせには貎重なお時間ありがずうございたした
  • Thank You for Your Orderご泚文ありがずうございたす
  • Thank You for Your Replyメヌルのご返信ありがずうございたす ※「Thank You for Your Kind Reply」などでもOKです。

件名に日付などを入れるこずで、盞手に分かりやすくなりたす。

むギリス匏ずアメリカ匏の衚瀺の仕方が違うので、『英語で日付の曞き方・読み方順序や4぀のパタヌンを芚える』の蚘事もご参考䞋さい。メヌル本文でも䜿える衚珟です。

「お詫び謝眪」する堎合のメヌル件名

玍期遅延や欠陥商品、たたメヌル返信が遅れたこずぞのお詫びなどありたす。

「Appology for に぀いおのお詫び」を件名に䜿うのが䞀般的です。

「Sorry for 」ずいう衚珟もありたすが、カゞュアルな堎合の時のみ䜿うようにしたしょう。

  • Apology for My Late Replyご返信遅れたしお申し蚳ございたせん
  • Apology for Delay in Shipment玍期が遅れおおり申し蚳ありたせん
  • Apology for Defective Product欠陥商品に぀いお申し蚳ございたせん ※配送途䞭などで欠損した堎合は、「Apology for Damage」ずなりたす。

䜕かを断る際にもこの件名がベタヌです。

「提案」する堎合のメヌル件名

新しいビゞネスや商品サヌビスなどに察しお提案する堎合に䜿える件名です。

初めおメヌルをしお売り蟌みをする時などの営業の時は、この衚珟がいいでしょう。

「Proposal forの提案」を䜿いたす。

  • Proposal for New Business新しいビゞネスのご提案です ※初めおメヌルを送る方がよく䜿う件名の1぀です。
  • Proposal for New Product新しい商品のご提案です

「質問」する堎合のメヌル件名

打ち合わせや商品など様々なケヌスの質問に䜿える件名です。

「About 」や「Regarding 」の単語を䜿いたす。「に぀いお」ずいう件名になりたす。

「Question about 」ずしおも同様です。

  • About Project Meeting on May 9th5月9日のミヌティングに぀いお※「About」を「Regarding」にするず曎にフォヌマル
  • About Product # 109商品番号109番に぀いお

この件名はオヌルマむティヌで色々なケヌスで䜿えたす。迷った時はこの「About」や「Regarding」の件名で倧䞈倫です。

「問い合わせ」する堎合のメヌル件名

商品やサヌビス、コストなどを問い合わせる時に圹立぀件名です。

「Inquiry aboutに぀いおの問い合わせ」を䜿いたす。

「Question」より、倚少フォヌマルな蚀い方です。

  • Inquiry about New Product新商品に぀いおの問い合わせ
  • Inquiry about Price䟡栌に぀いおの問い合わせ ※「Price」を「Cost」にしおもOKです。

始めおメヌルをする堎合などには、この衚珟がいいでしょう。

「招埅」する堎合のメヌル件名

䌚瀟のホヌムパヌティヌや展瀺䌚などに取匕際を招埅する時に䜿える衚珟です。

Invitation toぞのご招埅」を䜿いたす。

  • Invitation to Our Comapny Anuual Party匊瀟の幎に䞀床のパヌティヌぞのご招埅
  • Invitation to  Exhibition展瀺䌚ぞのご招埅

「お知らせ通知」する堎合のメヌル件名

これは瀟内メヌルでも䜿える件名です。

䌚議やメヌルアドレスの倉曎、予定倉曎など、色んなお知らせに䜿えたす。

基本的に、「Notification ofのお知らせ」の衚珟を䜿いたす。

  • Notification of Metting on Aug 30th8月30日の打ち合わせに぀いおのお知らせ
  • Notification of My New E-mail Address私の新しいメヌルアドレスに぀いおのお知らせ※「Change of My E-mail Address」が倚少カゞュアルです。
  • Notification of Change of Scheduleスケゞュヌル倉曎のお知らせ

「確認」する堎合のメヌル件名

スケゞュヌルや打ち合わせ、泚文の確認の際に䜿える件名です。

「 Confirmation onfor のに぀いおの確認です」ずいうフレヌズを䜿いたす。

  • Order Confirmation on # N-201商品番号N-201の泚文に぀いおの確認です
  • Meeting Confirmation for Oct 20th10月20日の打ち合わせに぀いおの確認

「キャンセル取り消し」する堎合のメヌル件名

泚文や打ち合わせのキャンセルなどする堎合の件名を確認したしょう。

「Cancellation of 」を䜿いたす。

  • Cancellation of Order泚文のキャンセルに぀いお
  • Cancellation of Meeting打ち合わせのキャンセルに぀いお

「緊急」や「催促」など、件名を匷調したい堎合のメヌル件名

通垞のメヌルより、緊急性など匷調したい堎合は、次の件名を䜿っおみたしょう。

芋積曞や回答を催促する時もありたすね。そのような時に䜿える件名です。

  • 【Urgent】→ 急ぎ ※「Urgent Request」など、先に付けるだけでもOKです。
  • 【Important】→ 重芁
  • 【Reminder】催促※「Deadline for 」や「Final notice on 」
  • 【REQ】、たたは【Request】→ 䟝頌
  • 【Resend】→ 再送
  • 【FYI】→ 「for your information」→ あなたのための情報参考たでに

メヌルの件名の぀いおは、『英䌚話やビゞネスで䜿える英語メヌルの件名・タむトル16遞』におも参考䟋をいく぀かご玹介しおいたす。

倚くのビゞネスマンは、日々たくさんのメヌルを凊理したす。件名で重芁床や内容を刀断し、順番に凊理したす。

件名がわかりにくいず、スパムメヌルず刀断されお読んでもらえない堎合もありたす。件名だけで、どんな内容のメヌルなのか倧たかに刀断できる的確な件名を぀けるこずが重芁です。

簡朔にするこずは必須ですが、短すぎおも内容が䌝わりたせん。「䌚議」ではなく「○○に぀いおの䌚議」、「問い合わせ」ではなく「○○に぀いおの問い合わせ」など、簡朔に、そしお具䜓的に曞きたしょう。

件名を曞く際に、具䜓的に気を぀けたいポむントをお䌝えしたす。

冠詞の省略

前眮詞以倖の最初の文字を倧文字にするずいうのずは別に、件名を短く衚珟するために、「a・an」「the」などの冠詞は極力省略するずいうルヌルがありたす。

参考䟋theは䞍芁Inquiry about Your Product 埡瀟の商品○○に぀いおの問い合わせ

スパムメヌルず間違われない件名タむトルにする

あたりにも短いず、スパムメヌルず刀断されお読んでもらえない堎合がありたす。

特にビゞネスでは、りィルスの感染で倧きなこずになるので、倚くの人が気を぀けおいたす。きちんずした件名を぀けお、スパムメヌルに間違われないようにしたしょう。

たた、「」マヌクは迷惑メヌルに自動的に振り分けられる可胜性があるため、䜿わないようにしたしょう。

「迷惑メヌル扱いに泚意する」

特に、スパムメヌルず間違われやすい件名タむトルは䞋蚘ずなりたす。

  • Hi!
  • Hello!
  • Important
  • Congratulations!
  • Test
  • Document
  • Call me!
  • New products

どれも、スパムメヌルによく䜿われる件名で、盞手のこずを党くしらない人でも簡単に぀けられる件名ですよね。折角曞いた、メヌルでもこのタむトルだず開かれない可胜性もあるので、気を぀けたいですね。

英語のビゞネスメヌル「宛先」線

メヌル本文を曞き出す前に、必ず盞手の名前を曞くのですが、そこにも䞀定のルヌルがありたす。

盞手の名前が分かっおいる堎合の「宛先」

基本的には、「Dear ,」ずなるのですが、性別が分かっおる分かっおいないかで宛先の曞き方が倉わりたす。

盞手の名前ず性別が分かっおいるケヌス

基本圢は、「DearMr.姓,コンマ」ずなりたす。

この基本の冒頭で問題ないのですがMr.の郚分はMs.適切な蚀葉に倉える、むギリスはMrやMrsのあずにピリオドを぀けたせん。

たた、名前の埌のコンマを「」コロンを䜿うずよりフォヌマルになりたす。特に、むギリスではコロンを䜿いたす。

「アメリカ匏ずむギリス匏の違い」

男性で、田䞭さんずいう姓の堎合が䞋蚘ずなりたす。

  • アメリカ匏Dear Mr.Tanaka,
  • むギリス匏Dear Mr Tanaka:

ある皋床芪しくなった堎合や、盞手が自分のこずをメヌルなどでファヌストネヌムで呌んできた堎合は、名前の郚分をファヌストネヌムにしたす。

アメリカなどでは、仕事䞊の付き合いでも、ファヌストネヌムで呌び合うこずがよくありたす。盞手が、ファヌストネヌムを䜿っおいるのに、姓ラストネヌムを䜿うず、壁を぀くっおいるような堅いむメヌゞになっおしたいたす。

性別䞍明のケヌス

名刺などで名前は分かるが、性別が分からないずいう堎合もありたす。

初めおメヌルで営業をする際などには困っおしたいたす。

そのような時は、名前の前に、「Mr./Ms.」を付けお、「Mr./Ms.Harada」などずすれば倱瀌ではありたせん。

盞手の名前が分かっおいない堎合の「宛先」

特に初めおセヌルスをする際など、担圓者の名前が分からないのが普通です。

そのような堎合も、倱瀌のないようにメヌルの宛先を曞くようにしたしょう。

特定の郚門・郚眲・圹職を宛先にするケヌス

担圓者が分からない堎合は、郚門・郚眲や圹職名を宛先にするのが䞀般的です。

  • Dear Purchase Department,賌買郚門様
  • Dear Sales Manager,営業郚長様

など、色々な郚眲や圹職を曞くこずができたすが、名前を知っおいる知っおいないで、担圓者にメヌルが届く確率が違うのは必然的ですね。

「ビゞネスで良く䜿う英語の圹職名」

ビゞネスメヌルだけではなく、䞀般の取匕きなどでも良く䜿う英語の圹職名は、ビゞネスですぐに䜿える英語の圹職名厳遞53個䞀芧の蚘事で玹介しおいたすので是非参考にしお䞋さい。

圹職も郚門・郚眲も分からないケヌス

名前も郚眲も圹職も分からない堎合でも、メヌルの宛先ずしお曞くこずができる衚珟がありたす。

「To whom it may concern,」ずいう英語です。「ご担圓者様」ずいうニュアンスになりたす。

たたは、『「担圓者」を英語で衚珟ビゞネスメヌルでも䜿える厳遞個』でも曞いおいるように、「Dear Sir/Madam」Dear Sir or Madamでも構いたせん。Sirは男性、Madamは女性を衚珟しおいたす。

英語のビゞネスメヌル「曞き出し」線

宛先の䞋には、先ず「挚拶」の英文ずなりたす。

Dear Mr.Yamada,

ここの郚分です

最初の「挚拶」䟋文

初めお盞手にメヌルを曞く時ず、耇数回既にやりずりがあるのずでは、メヌルの挚拶文が異なりたす。

初めおメヌルをする堎合の挚拶

「突然のメヌルで倧倉恐瞮です」などの挚拶で入るのがベタヌです。

  • I truely apologize for this sudden e-mail.突然のメヌルで倧倉申し蚳ございたせん
  • Thank you very much for your time reading this message.メヌルをお読み頂きたしお誠にありがずうございたす

既に䜕床か取匕がある堎合の挚拶

どうしおも、日本語のメヌルの癖が぀いお、宛先担圓者の名前の埌に、「お䞖話になっおおりたす」ずいう文蚀を曞きたくなるのですが、それは日本独特の文化で、基本的に蚀わなくおも倧䞈倫です。

あえお蚀うずしたら、䞋蚘のような衚珟がありたす。

  • 「Thank you always for your ongoing support.continued support」
  • 「Thank you for your patronage.continued patronage」

しかし、仲のいい取匕先などには堅苊しくなるので避けたしょう。

たた、メヌルをするのが、久しぶりで、「ご無沙汰しおおりたす」ず蚀いたい堎合は、『「久しぶり」の英語メヌルや挚拶で䜿える個の䟋文』の蚘事を参考にしおみお䞋さい。ビゞネスメヌルにも䜿えたす。

目的別メヌルの「曞き出し」䟋文

最初の挚拶が終わったら、さっそく本文を曞き出すのですが、その時は䞻に぀のパタヌンに分かれたす。

メヌルの件名が、どのような堎合でもこの぀を抌さえれば、倧䞈倫です。

お瀌・感謝を䌝えるメヌルの「曞き出し」

メヌルの買い出しで感謝を䌝えるこずは倚々ありたす。

件名ず同じで、「Thank you for .」で始めるこずは倚いです。

  • Thnak you for your e-mailご連絡ありがずうございたす
  • Thank you for your response.察応ありがずうございたす
  • Thank you for your time on the last meeting.先日の打ち合わせありがずうございたす
  • Thank you for your order.ご泚文ありがずうございたす
  • Thank you for your reply.ご返信ありがずうございたす

お瀌の埌に、「そのご劂䜕でしょうか怜蚎の催促」の「I would like to know your opinion.あなたのご意芋を知りたい」などの英文を添えおもOKです。

たた、感謝には「appreciate」ずいう動詞があるのでが、そちらが曎に䞁寧な蚀い方ずなりたす。『「感謝」の英語衚珟困らない぀の基本ずメッセヌゞ集』の蚘事をご参考䞋さい。

お詫びを䌝えるメヌルの「曞き出し」

「倧倉申し蚳ございたせんが、今回の件はお断りいたしたす」、「メヌルの返信が遅れお倧倉申し蚳ございたせん」など、お詫びする時の䟋文をいく぀かご確認䞋さい。

  • Unfortunately, we decided not to take your offer.申し蚳ございたせんが、あなたの提案を受け入れるこずはできたせん
  • I am sorry to inform you that we would like to cancel the order.倧倉申し蚳ございたせんが、泚文をキャンセルさせお頂きたす
  • I really apologize that I was not able to reply your message soon.すぐにあなたのメヌルに返信できなくお本圓に申し蚳ございたせん

状況を䌝えるメヌルの「曞き出し」

「あなたの甚件は承知いたしたした」や「芁望は受け取りたした」ずいう堎合のメヌルもありたすね。

そのような時には、「了解したした」ずいう英語が倧倉圹立ちたす。『「了解したした」の英語䌚話やメヌルでも䜿える厳遞個』の蚘事でも解説しおたすのでご参考䞋さい。

  • I have received your request.あなたの甚件は了解したした・受け取りたした
  • Thank you for your e-mail. I will get back to you later.メヌルありがずうございたす。埌ほどご回答臎したす ※最初に感謝を述べるのがベタヌでしょう。
  • If I am not mistaken, your product has not been arrived yet.私の間違えでなければ、あなたの商品はただ届いおいたせん

自己玹介の「曞き出し」

初めお盞手先にメヌルする堎合は、自己玹介の䞀文を曞くのがマナヌです。

  • I am Yasushi Yamada working at Kuma Company.初めたしお、私はクマ䌚瀟のダマダ・ダスシず申したす
  • I am from Kuma company, working in Sales Department.私はクマ䌚瀟の営業郚のものです

泚意したいのが、『英語で自己玹介恥をかかない厳遞9぀のポむント』の自己玹介のように長くならずに、「名前、働いおいる郚眲、䌚瀟名」などで簡朔にしたメヌルの自己玹介がベタヌです。

たた、䞋蚘のように、メヌルを曞いおいる目的を曞く䟋文も䜿えるので参考にしおみお䞋さい。

自己玹介の時だけではなく、党おのメヌルの曞き出しで䜿えたす。

「メヌルを曞いおいる目的を䌝える䟋文」

  • I am writing this e-mail to.私はのためにこのメヌルを曞いおいたす。
  • The purpose of this e-mail is to.このメヌルの目的はのためです。
  • The reason I am writing this e-mail is.私がこのメヌルを曞いおいる理由はです。

メヌルの曞き出しには色々なパタヌンがありたす。是非、『英語の「メヌルの曞き出し」 カゞュアルやビゞネスに適甚』もご参考䞋さい。幅が広がりたす。

英語のビゞネスメヌル「本文」線

読みやすい本文を曞くために倧切なこずは、芖芚的に読みやすいメヌルにするこずず、簡朔にわかりやすい文章にするこずです。

本文ばかりに意識が向いおしたいがちですが、芖芚的に読みやすいメヌルを心がけるこずは重芁なポむントです。

メヌルを開いた瞬間の印象、配眮などの芖芚的な読みやすさはずおも倧切です。きちんず敎理された配眮のメヌルは、盞手も読みやすく、䌝えたいこずがスムヌズに䌝わりたす。

最近はパ゜コンやタブレットなど、メヌルを開く環境は様々です。たた、同じパ゜コンでもその環境によっお、送った偎ず、受け取る偎で違う衚瀺になる堎合がありたす。その堎合でも、盞手がストレスなく芋られるように、以䞋のポむントに気を぀けたしょう。

芖芚的に芋やすいメヌルのポむント

読みやすいメヌルの文章を曞くポむントは党郚で぀ありたす。

ポむントその「揃え」

文章は巊揃えで揃えたす。

段萜の始めのむンデントはメヌルでは䞍芁です。

ポむントその「フォントサむズ」

最適なフォントサむズは、10pt12ptです。

ポむントその「フォント」

䜿甚フォントは、Arial、Century、たたはTimes New Romanがベストです。

ポむントその「改行」

60  70 字皋床で、適床に改行するこずが倧事です。

盞手のメヌルを開く環境によっお、芋え方が倉わっおしたうので、切りのいいずころで改行をしたす。

ポむントその「パラグラフ段萜」

぀のパラグラフでは、倧たかにひず぀の内容を䌝えたす。

段萜ず段萜の間は1行あけたしょう。

ポむントその「蚘号」

文字化けする蚘号は䜿わないのが原則です。

党角は日本特有の文字なので、数字もきちんず半角を䜿いたしょう。

ポむントその「倧文字ず小文字」

倧文字ず小文字はきちんず区別しお、正しく䜿いたす。

倧文字だけで倧切なずころを曞くず、匷調ずいうよりも匷芁しおいるずいうような匷い文にずられおしたうので避けたしょう。

倧文字にすべきずころを、倧文字にせず小文字だけのメヌルは幌皚に芋えおしたい、ビゞネスの盞手に䞍信感を䞎えかねたせんので、きちんず倧文字小文字を䜿い分けたしょう。

ポむントその「メヌル圢匏」

HTML圢匏は䜿わず、テキストメヌルで送りたす。

HTMLメヌルは、画像などがあり䞀芋、芋やすく良いメヌルのように思われがちですが、ビゞネスメヌルでは内容をきちんず的確に䌝えるこずが重芁です。

HTMLメヌルは盞手のパ゜コン環境やメヌルボックスの環境などによっお、こちらの思っおいるように衚瀺されないこずがあるので極力避けたほうがよいでしょう。

曞き出しの埌のメヌル文章の流れ

芖芚的な圢を泚意しながら本文を曞きたすが、そこには基本的な流れがありたす。

最初の挚拶や曞き出しの埌の内容の郚分です。

珟状説明 → 芁望 → 具䜓的なお願いの順番が理想です。

「珟状説明どのような状況なのか」の䟋

今、どのような状況なのかを簡朔に䌝えたす。

䟋えば、商品に぀いお詳しく知りたい

I would like to know more about your products、などです。

「芁望どうしたいのか」の䟋

こうしたいず思っおいるこず、盞手に望んでいるこずを曞きたす。

䟋えば、䞀床、䌚っお打ち合わせをしたい

We would like to have a meeting with you、などです。

「具䜓的なお願い盞手が具䜓的に䜕をすればいいのか」の䟋

具䜓的に、盞手が䜕をい぀たでにどうすればいいのかを提案したす。

䟋えば、お䌚いできるか、できるのであれば予定を教えおほしい

Please let us know if you are availableなど。

返信がほしい堎合、メヌルなのか、電話なのか、手玙、FAXなのか、具䜓的な方法なども盞手に䌝えたす。

日本だず、やんわり䌝えれば盞手が察しおくれたすが、英語で違う文化の人ずやり取りする堎合、できるだけ具䜓的にどうしおほしいのか䌝えるこずで、お互いの思い違いを防ぐこずができたす。

䞊の内容はずおもシンプルですが、極端な話これだけで盞手に意図は䌝わりたす。慣れるたでは、この3぀をそれぞれ12文にたずめお、そこに肉付けしおいくず䌝わりやすいビゞネスメヌルが曞けたす。

䌝わりやすい文章のポむント

ビゞネスメヌルで盞手に的確に䌝えるための重芁なポむントを抌さえたしょう。

シンプルな英単語を遞ぶ

本文を曞く時は、なるべくシンプルで簡単な蚀葉で䌝えるこずがポむントです。

ネむティブっぜくかっこ良い蚀い回しにしようず、難しい単語を䞊べるより、普段から自分が䜿っおいる単語を䞻に぀かっお、簡単な蚀葉で曞くようにしたしょう。

蚀い回しはなるべくポゞティブにする

日本語でも同じですが、同じ内容でもネガティブな衚珟を避け、ポゞティブな衚珟にするず奜印象で䌝わりやすくなりたす。

䟋えば、「月曜日たでに提出しおいただかなければ間に合いたせん。」よりも、「月曜日が期限なので、なんずかその日たでに提出しおいただけたせんか。」のほうがポゞティブで受け取るほうに良い印象を䞎えたす。

人や物は明確に衚珟する

「埡瀟にメヌルを送ったのですが」ずう衚珟よりも、「埡瀟の○○さん宛おにメヌルを送ったのですが」ずできる範囲で明確に曞く方が䌝わりやすくなりたす。

電話などの盎接の䌚話じゃないため、盞手はその堎で質問するこずができたせん。普段のやりずりよりも、メヌルは明確にするこずを心がけたしょう。

「I」ず「we」を䞊手く䜿い分ける

䌚瀟や郚眲を代衚しお曞いおいる堎合は「we」を䜿っお「私たち」ずいう衚珟にしたす。

日本語でいう匊瀟ずいう衚珟で、フォヌマルです。個人の意芋、芁望などを䌝える堎合は「I」を䜿いたす。

英語のビゞネスメヌルの「本文䞭の衚珟に泚意」するポむント

日本人が泚意する本文䞭の英語の䜿い方を簡単にたずめたした。

「Please」で始たる呜什文は必ずしも䞁寧ずは限らない

日本人はお願い事をする時に、「Please」を぀ければ䞁寧になるず思っおいる人が倚くいお、なんでもかんでも「Please」を぀けおお願いしおしたいがちです。

でも、よく考えおみおください。目䞊の方にお願いするずきにぶっきらがうに「をしお䞋さい。」ずは、あたりいたせんよね。「お手数ですがをしお䞋さいたせんか」ず盞手に断る䜙地を䞎えお質問圢にしたすよね。

英語でも、同じです。「Please」の呜什文だず、䞊から目線だず盞手が感じさせおしたう可胜性がありたす。

お願いする堎合は、「Would you?」や「I wonder if you could」など、䌺う蚀い回しがよいですね。

「Thank you for your corporation.」は倱瀌

ビゞネスでお付き合いしおいる人にお䞖話になっおいたすずいう意味で「corporation」を぀かうず倱瀌になりたす。

「corporation」は、お互いに協力するずいうよりも、私にあなたが協力しおくれたずいう䞊䞋関係が発生するからです。

この衚珟で、䞊䞋関係を匷調されたず䞍快に思われおしたうこずもあるので気を぀けたしょう。

性別に䞭立 (gender neutral)な単語を遞ぶ

女性の瀟䌚進出に䌎い、性別を限定した圹職のいい方が改められたした。

日本語でも「看護婊」が「看護垫」ずされるようになっおいたすね。

それず、本質は倉わらないのですが、特に欧米では、日本よりも差別に敏感な人も倚くいたす。日本でのコミュニケヌション以䞊に、文䞭の性別に぀いお気を䜿う必芁がありたす。

「性別に䞭立な単語䟋」

  • salesman → salesperson販売員
  • spokesman → spokesperson広報担圓者
  • workman → worker劎働者
  • businessman → professional経営者
  • foreman → supervisor䞻任

ビゞネスメヌルにはあたり出おきたせんが、他にもこんなものがありたす。

  • stewardess → flight attendant, cabin attendant客宀乗務員
  • fireman → fire fighter消防士
  • policeman → police officer譊察官

英語のビゞネスメヌル「結びの蚀葉」線

ビゞネスメヌルを終わらせる前に䞀蚀加えたす。

䜿える䞀蚀衚珟

いきなり本文を終わるのではなく、䞀蚀添えるずずおもフォヌマルでビゞネスメヌルらしくきっちりずなりたす。

今すぐ䜿える結びの衚珟の䟋は䞋蚘ずなりたす。

  • If you have any questions, please feel free to contact us.䜕かご質問がございたしたら、ご遠慮なくご連絡ください
  • I’m look forward to hearing from you.返信がほしい時ご連絡お埅ちしおいたす
  • Thank you again for.に぀いお重ねおお瀌を申し䞊げたす
  • Please take care of yourself.ご自愛ください
  • Please give my best regards to.さんによろしくお䌝えください
  • We really appreciate your prompt relpy.出来るだけ早くご返信くさいあなたの早い返信に感謝いたしたす

「取り急ぎご連絡たで」ずいう英語衚珟も「Just a quick notice on .」などずあるのですが、基本的には冒頭、たたは䜿いたせん。

「敬具」も忘れずに

日本語の敬具に圓たる蚀葉で、䞁寧な蚀葉です。芪しい関係の堎合は䜿いたせん。

『英語で「よろしくお願いしたす」぀の堎面で䜿い分ける』にあるような、日本語で「匕き続き宜しくお願いしたす」にあたる英語は、「Let’s keep in touch.」などがあるのですが、基本的には敬具のみでOKです。

䞋蚘がその䟋です。1぀だけに固執するのではなく、メヌルに毎に違う「敬具」を䜿っおみたしょう。

  • Sincerely yours,
  • Yours sincerely,
  • Cordially,
  • Best regards,
  • Yours faithfully,

メヌルの結びに぀いおは、『英語メヌルの結びビゞネスやカゞュアルでも䜿える15遞』の蚘事も参考にしおみお䞋さい。

英語のビゞネスメヌル「眲名signature」線

ビゞネスメヌルの最埌には、眲名を添えたす。

メヌルは誰から送られたものなのか、連絡したい堎合はどこの誰に連絡したらいいのかを明確にするために以䞋の順番で曞きたしょう。

  1. フルネヌム
  2. 圹職
  3. 䌚瀟名
  4. E-mailアドレス
  5. TEL/FAX ※海倖の盞手に送る堎合は囜番号81から蚘茉するず芪切です。

英語のビゞネスメヌルの総括䟋文

ここで玹介するビゞネスメヌルの党文の䟋を参考にしお䞋さい。

「ビゞネスメヌルの䟋参考」

To:XXXXXXX@mysuki-kaisha.com
CC:XXX@mysuki-kaisha.com任意
BCC:XXXXXX@mysuki-kaisha.com任意

件名タむトル Question about Your Prodcut
添付ファむル XXX.doc.任意

Dear Mr.Fujinaga,

Thank you very much for your time last week.

珟状説明

芁望

具䜓的なお願い

I am looking forward to hearing from you.

Sincerely yours,

Taro Yamada

Director
Nippon Kaisha Co., ltd.
t.yamada@nippon-kaisha.co.jp
(+81)3-XXXX-XXXX

英語のビゞネスメヌルぞ「返信する」際の泚意点ず䟋文

ビゞネスメヌルぞの返信はなるべく早めに出すように心がけたしょう。

『぀の「返信」の英語ずメヌルで䜿える返信フレヌズ集』におもメヌルを返信する際のフレヌズなど玹介しおいたすのでご参考䞋さい。

たた、忙しくお詳现の返答がすぐにできない堎合や、怜蚎が必芁ですぐに答えられない堎合などは、メヌルを確認した旚ず、い぀頃たでにもう䞀床連絡する旚を曞いお䞀床メヌルを送るずよいでしょう。

もし、長期の出匵や䌑暇でメヌルが確認できない堎合は、普段頻繁にやり取りしおいる人には、「○日たで、メヌルのチェックができたせん。○日に戻っおから確認ず返信を臎したす。」ずお䌝えしおおけば、お互い䜙蚈な心配をせずにすみたす。特に、海倖の盞手であれば、日本ず䌑みが違うのでその蟺の気づかいは必芁ですね。

返信䟋I will reply your e-mails when I come back to my office on March 11th.

慌おお、雑な返信にならないように、英語のビゞネスメヌルの泚意ポむントをしっかりず抌さえるようにしお䞋さい。

英語のビゞネスメヌル「添付ファむル」がある堎合の䟋文

本文の他に、参照しおもらいたい資料などがある堎合は、ファむルを添付したす。

「メヌル本文の挚拶の埌に添付ファむルがあるこずを蚘茉する」

䟋えばこんな英文がわかりやすいでしょう。

  • I am sending conference materials as an attached document.䌚議資料を添付いたしたした。
  • Please see an attched document.添付した資料を芋おみお䞋さい。

耇数の資料の堎合は、「attached documents」ずしたす。

ファむル名は盞手にもわかりやすいように半角英数にしたす。

たた、次のように日付を曞いおファむルを保存しおおくずいいでしょう。

  • mtg20180315.doc.2018幎3月15日の打ち合わせ資料 ※「mtg」は「meeting」に略です。
  • newproduct05apr172017幎4月5日の新商品資料 ※「apr」は「April」の略です。

それず、ファむルの倧きさはなるべく小さくしたす。

倧きいものは、圧瞮したり、いく぀かに分けお送信したりしたしょう。倧きいファむルはサヌバヌに負担がかかったり、盞手のメヌルボックスが満杯になっおしたったりする原因になりたす。気を぀けたしょう。

個人情報や、䌁業の倧切な情報は、なるべくメヌルでのやり取りは避けたほうがよいですが、おくる堎合は、パスワヌドをかけたす。パスワヌドは、別にメヌルを送りそこに蚘茉したす。同じメヌルに蚘茉しおしたうず意味がないので気を぀けたしょう。

英語のビゞネスメヌル幎末幎始の挚拶

幎末幎始のクリスマスやお正月などに取匕先ぞのメッセヌゞを送る堎合もありたすね。

たた、䌑業のお知らせなども盞手に䌝える必芁がありたす。

よっお、幎末幎始は、通垞のビゞネスメヌルずは違う挚拶の衚珟が必芁になりたす。

メッセヌゞカヌドや幎賀状だけでも䜿えるフレヌズなどを、『英語での幎末幎始の挚拶カゞュアル・ビゞネスの぀の堎面』で玹介しおいたすので、是非参考にしおみお䞋さい。

たずめ英語のビゞネスメヌルを他人に䞞投げしない

ビゞネスメヌルの曞き方ず抌さえおおきたいポむントをご玹介したした。

日本ず倚少違いはありたすが、䌌おいる郚分もあっお普段から仕事でメヌルを䜿う方はそれほど難しくなかったのではないでしょうか。たずは簡単なメヌルからチャレンゞしおみおくださいね。最初は、戞惑う郚分があるかも知れたせんが、ビゞネスメヌルの堎合はパタヌンがあり、䜿う単語も同じような単語を䜕床も䜿うので慣れおきたす。やり取りの数を重ねおいくこずで、盞手の文面からも孊べるので、どんどん䞊達したすよ。

英語が埗意な人にメヌルを䞞投げしおしたう前に、ここで芚えた曞き方を䜿っお挑戊しおみたしょう。

倚少、䞍噚甚な英語でも他の人を介せず、盎接やり取りするこずで、お互いの気持ちがストレヌトに䌝わり、ビゞネスパヌトナヌずの関係も䞊手く構築できるはずです。基本を抌さえお、是非、英語のビゞネスメヌルに挑戊しおみおください。

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本来、英語は䞀番カンタンな蚀語です。それにもかかわらず、私は日本人の9割以䞊の人が英語に苊しんでいるのが䞍思議でなりたせんし、だからこそその苊痛をなくしお、英語を勉匷せずに楜しく䞊達できるようにしおあげたいず思っおいたす。

今回は、英語が苊手な日本人が挫折せずに英語をマスタヌするための最短手法ず具䜓的ステップに぀いお、私が数䞇人に英語を教えながらブラッシュアップを重ねた「孊校教育ずは180床違う完党ノりハり」を無料党71ペヌゞずいう圢でたずめたした。

ふ぀うのリスニングを犁止した方法から、蚀いたい事がパッず蚀える写真スピヌキング法、暗蚘せずに2䞇単語以䞊がスグ出る手法、文法を䞀切勉匷せずに語順マスタヌするゲヌムたで、ほずんどの日本人が知らないやり方です。

これが日本人の脳の構造䞊、必芁か぀最短ルヌトで英語力を身に぀けるノりハりになりたす。短期間で英語䞊達しなかった人は必ず芋おおいおください。

机に30分も座れない・・・
テストは垞に赀点偏差倀・・・
英語ずは無瞁の人生だった・・・


そんな萜ちこがれの私でさえ短期間でマスタヌ出来たしたし、倚くの実践者が短期で結果を出しおくれおいるこずからも、正しいステップで、勉匷せずに、楜しみながら無料で英語をマスタヌするずいうのが最倧のポむントです。

興味がある方に、今だけ期間限定で党71ペヌゞを無料プレれント䞭です。

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