著者 : 藤永 丈司

◆上智大学比較文化学部卒(現:国際教養学部)
◆初受験でTOEIC990(満点)、英検1級、小学校英語指導者資格
◆ニンテンドー3DS TOEIC「超速」プログラム・スペシャルアドバイザー

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著者自身の受験英語への疑問や登校拒否といった苦い体験や、10年以上にわたる海外生活から、外国人の英語習得の早さと相対する日本人の遅さの違いを同時に徹底的に解読・研究を繰り返すことで、日本人へ「英語回路」を植え付ける仕組みを解明。


◆活動 - 芸能人 への個別指導、英会話・ TOEIC講座、企業研修、小学生を中心に 各地でボランティア英語指導など。


藤永の著者・監修した商品

◆著書に「なぜ、留学生の99%は英語ができないのか?」など多数(シリーズ累計10万部以上)

2016年に甚大な被害をもたらした「熊本地震」への復興活動の一環として、『マイスキ英語(代表:藤永丈司)』は、同年7月より、Jリーグ所属のロアッソ熊本のスポンサーカンパニーとして協賛しております。

英語のビジネスメールの書き方|恥をかかない7つの注意点

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英語でのビジネスメールのイメージ

あなたは、仕事でビジネスメールを英語で書く必要に迫られていませんか?

ビジネスメールは少し難しいように考えてしまう人も多いかもしれません。

しかし、英語のビジネスメールはある程度ルールがあるので、そこを押さえてしまえば難しいものではありません。

特に英語を話すことが不得意な方には、文章をつくる手間はかかりますが、相手が目の前に居ないので、落ち着いて自分のタイミングで言いたいことをまとめることができます。

また、相手から送られた内容も、1人の時間をつくってゆっくり読むことができるので行き違いが起こりにくいです。

メールは「なるべく簡潔に伝える」「情報を盛り込みすぎない」という暗黙の了解があるため、簡潔に手短に用件をやり取りすることができます。

もちろん、コミュニケーションという意味では直接会ったり、電話でやり取りしたりする機会も大切にすべきですが、上手くメールを活用することで仕事上のやり取りがスムーズで的確になり、時間も有効に活用できます。

よってここでは、ビジネスメールを書く際に、押さえておいたほうがよい基本のポイントをお伝えします。

【目次】
0.英語のビジネスメールの構成
1.英語のビジネスメール注意点:「宛先」編
1-1.「To」の欄
1-2.「CC」の欄
1-3.「BCC」の欄
2.英語のビジネスメール注意点:「件名(タイトル)」編
2-1.件名の先頭の単語は頭文字を大文字にする
2-2.最初の出だしでの冠詞の省略
2-3.スパムメールと間違われない件名(タイトル)にする
2-4.件名を強調する
3.英語のビジネスメール注意点:「添付ファイル(Attachment)」編
4.英語のビジネスメール注意点:「冒頭:相手の名前」編
4-1.基本形は、「Dear+Mr.(姓)+,(コンマ)」
4-2.相手の名前が分からない場合は、「Dear+役職名+,(コンマ)」
5.英語のビジネスメール注意点:「本文」編
5-1.視覚的に見やすいメールのポイント
5-2.メール文章の流れ
5-3.伝わりやすい文章のポイント
5-4.英語のビジネスメールの「本文の最初に使える」表現
5-5.英語のビジネスメールの「本文中の表現に注意」するポイント
6.英語のビジネスメール注意点:「結びの言葉」編
6-1.使える一言表現
6-2.「敬具」も忘れずに
7.英語のビジネスメール注意点:「署名(signature)」編
8.英語のビジネスメールの「例文」
9.英語のビジネスメールへ「返信する」際の注意点

0.英語のビジネスメールの構成

英語のビジネスメールの構成は形が決まっているので、先ずはそれらを把握します。

英語のビジネスメールは以下の順番で書きます。

  1. 宛先
  2. 件名(Subject Line)
  3. 添付ファイル(Attachment)
  4. 冒頭:相手の名前
  5. 本文
  6. 結びの言葉
  7. 署名(signature)

これから順番に説明致します。

1.英語のビジネスメール注意点:「宛先」編

To、CC、BCCの活用を把握することが大事です。

基本的に友達同士のカジュアルなメールでも同様になります。

1-1.英語のビジネスメールの「To」の欄

送信する先(受信する人)の相手のメールアドレスを「TO」の欄に入力します。

アドレスを間違えて他の人に送信してしまうと、大きな問題に発展しかねないため、よく確認してから送信しましょう。

「メールアドレスの意味」

[email protected](.)[email protected]変わります。

  • com → 企業・営利団体
  • edu → 教育機関
  • gov → 政府機関
  • org → 組織、非営利団体

1-2.英語のビジネスメールの「CC」の欄

直接やり取りする人ではないですが、プロジェクトに関わっている上司、担当者など、確認、参照してほしい人がいる場合、その人のメールアドレスを送ります。

CCとは、「Carbon Copy」の略です。

CCに入力した場合は、アドレスがTOと同様に、送った人全員が閲覧可能となり、誰に送られたかがわかる状態になります。

1-3.英語のビジネスメールの「BCC」の欄

ここに入力したアドレスは、TOやCCで送信した人には表示されません。

直接やり取りしている人には知られずに、上司などにも送って確認してほしい場合に使えます。

BCCとは、「Blind Carbon Cppy」の略です。

また、お互いを知らない複数の人にメールを送る場合、自分のアドレスをTOに入れて、そのほかの人はBCCに入力することで、個人情報であるアドレスを他の人に知られないように配慮する使い方でも使われます。

2.英語のビジネスメール注意点:「件名(タイトル)」編

件名は、ビジネスメールのなかで本文の次に重要なポイントです。

簡潔で分かりやすい件名(タイトル)にします。

多くのビジネスマンは、日々たくさんのメールを処理します。件名で重要度や内容を判断し、順番に処理します。

件名がわかりにくいと、スパムメールと判断されて読んでもらえない場合もあります。件名だけで、どんな内容のメールなのか大まかに判断できる的確な件名をつけることが重要です。

簡潔にすることは必須ですが、短すぎても内容が伝わりません。「会議」ではなく「○○についての会議」、「問い合わせ」ではなく「○○についての問い合わせ」など、簡潔に、そして具体的に書きましょう。

件名を書く際に、具体的に気をつけたいポイントをお伝えします。

2-1.件名の先頭の単語は頭文字を大文字にする

冠詞、前置詞の場合を除き、最初の文字は大文字で必ず表示します。

例えば、「request for sending~」の件名では、rは小文字ではなく、しっかりと大文字にして、「Request for sending~」として下さい。

2-2.最初の出だしでの冠詞の省略

短く表現するために、「about」や「the」などの冠詞は極力省略します。

しかし、「about」は文中にある場合、そのまま残して書くこともあります。

参考例:(theは不要)Inquiry about your product (御社の商品○○についての問い合わせ)

2-3.スパムメールと間違われない件名(タイトル)にする

あまりにも短いと、スパムメールと判断されて読んでもらえない場合があります。

特にビジネスでは、ウィルスの感染で大きなことになるので、多くの人が気をつけています。きちんとした件名をつけて、スパムメールに間違われないようにしましょう。

また、「!」マークは迷惑メールに自動的に振り分けられる可能性があるため、使わないようにしましょう。

「迷惑メール扱いに注意する」

特に、スパムメールと間違われやすい件名(タイトル)は下記となります。

  • Hi!
  • Hello!
  • Important
  • Congratulations!
  • Test
  • Document
  • Call me!
  • New products

どれも、スパムメールによく使われる件名で、相手のことを全くしらない人でも簡単につけられる件名ですよね。折角書いた、メールでもこのタイトルだと開かれない可能性もあるので、気をつけたいですね。

では、実際にどんなタイトルがよいのでしょうか。

「良い件名の例」
例えばこんな件名がわかりやすいでしょう。

  • Request for payment(お支払いのお願い)
  • Product Purchase; Item No.T-45 (商品番号T-45の購入)
  • Project meeting on May 9th(5月9日のミーティングについて)
  • Inquiry about new product(新商品についての問い合わせ)

下記に、件名でよく使う表現を集めてみました。ビジネスメールでは件名意外でも使える、重要な表現ですので、メモしておくと便利です。

  • Request for~(~の依頼)
  • Arrangements for~(~の手配)
  • Cancellation of ~(~の取り消し)
  • Proposal for~(~の提案)
  • Question about~(~についての質問)
  • Inquiry about~(~についての問い合わせ)
  • Invitation to~(~へのご招待)
  • Notification of~(~についてのお知らせ)
  • Sorry for~(~についてのお詫び)

件名については、『英会話やビジネスで使える英語メールの件名・タイトル16選』にても参考例をいくつかご紹介しています。

2-4.件名を強調する

急ぎの場合などはタイトルを強調して、相手に優先的にタイトルを確認してもらえるようにしましょう。

強調したい部分を括弧【 】で囲います。

下記が例となります。

  • 【Urgent】→ 急ぎ
  • 【Important】→ 重要
  • 【REQ】、または【Request】→ 依頼
  • 【Resend】→ 再送
  • 【FYI】→ 「for your information」→ あなたのための情報(参考までに)

3.英語のビジネスメール注意点:「添付ファイル(Attachment)」編

本文の他に、参照してもらいたい資料などがある場合は、ファイルを添付します。

ファイル名は相手にもわかりやすいように半角英数にします。

ファイルの大きさはなるべく小さくします。

大きいものは、圧縮したり、いくつかに分けて送信したりしましょう。大きいファイルはサーバーに負担がかかったり、相手のメールボックスが満杯になってしまったりする原因になります。気をつけましょう。

個人情報や、企業の大切な情報は、なるべくメールでのやり取りは避けたほうがよいですが、おくる場合は、パスワードをかけます。パスワードは、別にメールを送りそこに記載します。同じメールに記載してしまうと意味がないので気をつけましょう。

ファイルを添付した場合は、確実に確認してもらうために本文にもその旨を記載(as an attached document)しましょう。

例文:I am sending conference materials as an attached document.(会議資料を添付いたしました。)

また、添付が確認できなかった場合や、不明な点があった場合はご連絡をくださいというような一言も添えておくと親切ですね。

4.英語のビジネスメール注意点:「冒頭:相手の名前」編

内容の前に必ず相手の名前を書くのですが、そこにも一定のルールがあります。

4-1.基本形は、「Dear+Mr.(姓)+,(コンマ)」

この基本の冒頭で問題ないのですが(Mr.の部分はMs.適切な言葉に変える)、イギリスはMrやMrsのあとにピリオドをつけません。

また、名前の後のコンマを「:」コロンを使うとよりフォーマルになります。特に、イギリスではコロンを使います。

「アメリカ式とイギリス式の違い」

男性で、田中さんという姓の場合が下記となります。

  • アメリカ式:Dear Mr.Tanaka,
  • イギリス式:Dear Mr Tanaka:

ある程度親しくなった場合や、相手が自分のことをメールなどでファーストネームで呼んできた場合は、名前の部分をファーストネームにします。

アメリカなどでは、仕事上の付き合いでも、ファーストネームで呼び合うことがよくあります。相手が、ファーストネームを使っているのに、姓(ラストネーム)を使うと、壁をつくっているような堅いイメージになってしまいます。

4-2.相手の名前が分からない場合は、「Dear+役職名+,(コンマ)」

相手の名前は分からないが、支店長と分かっている場合は、「Dear branch manager,」となります。

できれば、相手の名前を書くことが好ましいですが、わからない場合は役職名を使うこともできます。

「ビジネスで良く使う英語の役職名」

ビジネスメールだけではなく、一般の取引きなどでも良く使う英語の役職名は、ビジネスですぐに使える英語の役職名厳選53個一覧の記事で紹介していますので是非参考にして下さい。

5.英語のビジネスメール注意点:「本文」編

読みやすい本文を書くために大切なことは、視覚的に読みやすいメールにすることと、簡潔にわかりやすい文章にすることです。

本文ばかりに意識が向いてしまいがちですが、視覚的に読みやすいメールを心がけることは重要なポイントです。

メールを開いた瞬間の印象、配置などの視覚的な読みやすさはとても大切です。きちんと整理された配置のメールは、相手も読みやすく、伝えたいことがスムーズに伝わります。

最近はパソコンやタブレットなど、メールを開く環境は様々です。また、同じパソコンでもその環境によって、送った側と、受け取る側で違う表示になる場合があります。その場合でも、相手がストレスなく見られるように、以下のポイントに気をつけましょう。

5-1.視覚的に見やすいメールのポイント

読みやすいメールの文章を書くポイントは全部で8つあります。

ポイントその1.「揃え」

文章は左揃えで揃えます。

段落の始めのインデントはメールでは不要です。

ポイントその2.「フォントサイズ」

最適なフォントサイズは、10pt~12ptです。

ポイントその3.「フォント」

使用フォントは、Arial、Century、またはTimes New Romanがベストです。

ポイントその4.「改行」

60 ~ 70 字程度で、適度に改行することが大事です。

相手のメールを開く環境によって、見え方が変わってしまうので、切りのいいところで改行をします。

ポイントその5.「パラグラフ(段落)」

1つのパラグラフでは、大まかにひとつの内容を伝えます。

段落と段落の間は1行あけましょう。

ポイントその6.「記号」

文字化けする記号は使わないのが原則です。

全角は日本特有の文字なので、数字もきちんと半角を使いましょう。

ポイントその7.「大文字と小文字」

大文字と小文字はきちんと区別して、正しく使います。

大文字だけで大切なところを書くと、強調というよりも強要しているというような強い文にとられてしまうので避けましょう。

大文字にすべきところを、大文字にせず小文字だけのメールは幼稚に見えてしまい、ビジネスの相手に不信感を与えかねませんので、きちんと大文字小文字を使い分けましょう。

ポイントその8.「メール形式」

HTML形式は使わず、テキストメールで送ります。

HTMLメールは、画像などがあり一見、見やすく良いメールのように思われがちですが、ビジネスメールでは内容をきちんと的確に伝えることが重要です。

HTMLメールは相手のパソコン環境やメールボックスの環境などによって、こちらの思っているように表示されないことがあるので極力避けたほうがよいでしょう。

5-2.メール文章の流れ

視覚的な形を注意しながら本文を書きますが、そこには基本的な流れがあります。

1.現状説明 → 2.要望 → 3.具体的なお願いの順番が理想です。

「現状説明(どのような状況なのか)」の例

今、どのような状況なのかを簡潔に伝えます。

例えば、商品について詳しく知りたい(I would like to know more about your products)、などです。

「要望(どうしたいのか)」の例

こうしたいと思っていること、相手に望んでいることを書きます。

例えば、一度、会って打ち合わせをしたい(We would like to have a meeting with you)、などです。

「具体的なお願い(相手が具体的に何をすればいいのか)」の例

具体的に、相手が何をいつまでにどうすればいいのかを提案します。

例えば、お会いできるか、できるのであれば予定を教えてほしい(Please let us know if you are available)など。

返信がほしい場合、メールなのか、電話なのか、手紙、FAXなのか、具体的な方法なども相手に伝えます。

日本だと、やんわり伝えれば相手が察してくれますが、英語で違う文化の人とやり取りする場合、できるだけ具体的にどうしてほしいのか伝えることで、お互いの思い違いを防ぐことができます。

上の内容はとてもシンプルですが、極端な話これだけで相手に意図は伝わります。慣れるまでは、この3つをそれぞれ1~2文にまとめて、そこに肉付けしていくと伝わりやすいビジネスメールが書けます。

5-3.伝わりやすい文章のポイント

ビジネスメールで相手に的確に伝えるための重要なポイントを押さえましょう。

5-3-1.シンプルな英単語を選ぶ

本文を書く時は、なるべくシンプルで簡単な言葉で伝えることがポイントです。

ネイティブっぽくかっこ良い言い回しにしようと、難しい単語を並べるより、普段から自分が使っている単語を主につかって、簡単な言葉で書くようにしましょう。

5-3-2.言い回しはなるべくポジティブにする

日本語でも同じですが、同じ内容でもネガティブな表現を避け、ポジティブな表現にすると好印象で伝わりやすくなります。

例えば、「月曜日までに提出していただかなければ間に合いません。」よりも、「月曜日が期限なので、なんとかその日までに提出していただけませんか。」のほうがポジティブで受け取るほうに良い印象を与えます。

5-3-3.人や物は明確に表現する

「御社にメールを送ったのですが」とう表現よりも、「御社の○○さん宛てにメールを送ったのですが」とできる範囲で明確に書く方が伝わりやすくなります。

電話などの直接の会話じゃないため、相手はその場で質問することができません。普段のやりとりよりも、メールは明確にすることを心がけましょう。

5-3-4.「I」と「we」を上手く使い分ける

会社や部署を代表して書いている場合は「we」を使って「私たち」という表現にします。

日本語でいう弊社という表現で、フォーマルです。個人の意見、要望などを伝える場合は「I」を使います。

5-4.英語のビジネスメールの「本文の最初に使える」表現

ここで紹介する英語の表現を場面別でそのまま使えます。また、『英語の「メールの書き出し」| カジュアルやビジネスに適用』の記事で紹介している例文も参考にしてみて下さい。

5-4-1.メールの目的を伝える

メールを読んですぐに何の目的なのか分かりやすくなります。

「目的を伝える例文」

  • I am writing this e-mail to~.(私は~のためにこのメールを書いています。)
  • The purpose of this e-mail is to~.(このメールの目的は~のためです。)
  • The reason I am writing this e-mail is~.(私がこのメールを書いている理由は~です。)

5-4-2.良いニュースを伝える

典型的な例は下記となります。

例文:We are happy to inform you that~.(~をお伝えできることを嬉しくおもいます。)

5-4-3.悪いニュースを伝える

sorryから入るのが一般的です。

例文:We are sorry to inform you that~.(申し訳ございませんが~とお伝えしなければなりません。)

5-4-4.感謝を伝える

単純にThank youから始めるのがベストです。

例文:Thank you very much for ~.(~をありがとうございました。)

または、「I appreciate~(~に感謝いたします。)」を使うともっと丁寧になります。

5-5.英語のビジネスメールの「本文中の表現に注意」するポイント

日本人が注意する本文中の英語の使い方を簡単にまとめました。

5-5-1.「Please」で始まる命令文は必ずしも丁寧とは限らない

日本人はお願い事をする時に、「Please」をつければ丁寧になると思っている人が多くいて、なんでもかんでも「Please」をつけてお願いしてしまいがちです。

でも、よく考えてみてください。目上の方にお願いするときにぶっきらぼうに「~をして下さい。」とは、あまりいませんよね。「お手数ですが~をして下さいませんか?」と相手に断る余地を与えて質問形にしますよね。

英語でも、同じです。「Please」の命令文だと、上から目線だと相手が感じさせてしまう可能性があります。

お願いする場合は、「Would you~?」や「I wonder if you could~」など、伺う言い回しがよいですね。

5-5-2.「Thank you for your corporation.」は失礼

ビジネスでお付き合いしている人にお世話になっていますという意味で「corporation」をつかうと失礼になります。

「corporation」は、お互いに協力するというよりも、私にあなたが協力してくれたという上下関係が発生するからです。この表現で、上下関係を強調されたと不快に思われてしまうこともあるので気をつけましょう。

5-5-3.性別に中立 (gender neutral)な単語を選ぶ


女性の社会進出に伴い、性別を限定した役職のいい方が改められました。

日本語でも「看護婦」が「看護師」とされるようになっていますね。

それと、本質は変わらないのですが、特に欧米では、日本よりも差別に敏感な人も多くいます。日本でのコミュニケーション以上に、文中の性別について気を使う必要があります。

「性別に中立な単語例」

  • salesman → salesperson(販売員)
  • spokesman → spokesperson(広報担当者)
  • workman → worker(労働者)
  • businessman → professional(経営者)
  • foreman → supervisor(主任)

ビジネスメールにはあまり出てきませんが、他にもこんなものがあります。

  • stewardess → flight attendant, cabin attendant(客室乗務員)
  • fireman → fire fighter(消防士)
  • policeman → police officer(警察官)

6.英語のビジネスメール注意点:「結びの言葉」編

ビジネスメールを終わらせる前に一言加えます。

6-1.使える一言表現

いきなり本文を終わるのではなく、一言添えるととてもフォーマルでビジネスメールらしくきっちりとなります。

「今すぐ使える結びの表現」の例は下記となります。

  • If you have any questions, please feel free to contact us.(何かご質問がございましたら、ご遠慮なくご連絡ください。)
  • I’m look forward to hearing from you.(返信がほしい時)ご連絡お待ちしています。)
  • Thank you again for~.(~について重ねてお礼を申し上げます。)
  • Please take care of yourself.(ご自愛ください)
  • Please give my best regards to~.(~さんによろしくお伝えください。)

6-2.「敬具」も忘れずに

日本語の敬具に当たる言葉で、丁寧な言葉です。親しい関係の場合は使いません。

下記がその例です。1つだけに固執するのではなく、メールに毎に違う「敬具」を使ってみましょう。

  • Sincerely yours,
  • Yours sincerely,
  • Cordially,
  • Best regards,
  • Yours faithfully,

メールの結びについては、『英語メールの結び|ビジネスやカジュアルでも使える15選!』の記事も参考にしてみて下さい。

7.英語のビジネスメール注意点:「署名(signature)」編

ビジネスメールの最後には、署名を添えます。

メールは誰から送られたものなのか、連絡したい場合はどこの誰に連絡したらいいのかを明確にするために以下の順番で書きましょう。

  1. フルネーム
  2. 役職
  3. 会社名
  4. E-mailアドレス
  5. TEL/FAX ※海外の相手に送る場合は国番号(+81)から記載すると親切です。

8.英語のビジネスメールの「例文」

ここで紹介するビジネスメールの全文の例を参考にして下さい。

「ビジネスメールの例(参考)」

To:[email protected]
CC:[email protected](任意)
BCC:[email protected](任意)

件名(タイトル): Question about your prodcut
添付ファイル: XXX.doc.(任意)

Dear Mr.Fujinaga,

Thank you very much for your time last week.

(現状説明)

(要望)

(具体的なお願い)

I am looking forward to hearing from you.

Sincerely yours,

Taro Yamada

Director
Nippon Kaisha Co., ltd.
[email protected]
(+81)3-XXXX-XXXX

9.英語のビジネスメールへ「返信する」際の注意点

ビジネスメールへの返信はなるべく早めに出すように心がけましょう。

忙しくて、詳細の返答がすぐにできない場合や、検討が必要ですぐに答えられない場合などは、メールを確認した旨と、いつ頃までにもう一度連絡する旨を書いて一度メールを送るとよいでしょう。

もし、長期の出張や休暇でメールが確認できない場合は、普段頻繁にやり取りしている人には、「○日まで、メールのチェックができません。○日に戻ってから確認と返信を致します。」とお伝えしておけば、お互い余計な心配をせずにすみます。特に、海外の相手であれば、日本と休みが違うのでその辺の気づかいは必要ですね。

返信例:I will reply your e-mails when I come back to my office on March 11th.

慌てて、雑な返信にならないように、英語のビジネスメールの注意ポイントをしっかりと押さえるようにして下さい。

まとめ:英語のビジネスメールを他人に丸投げしない

ビジネスメールの書き方と押さえておきたいポイントをご紹介しました。

日本と多少違いはありますが、似ている部分もあって普段から仕事でメールを使う方はそれほど難しくなかったのではないでしょうか。まずは簡単なメールからチャレンジしてみてくださいね。最初は、戸惑う部分があるかも知れませんが、ビジネスメールの場合はパターンがあり、使う単語も同じような単語を何度も使うので慣れてきます。やり取りの数を重ねていくことで、相手の文面からも学べるので、どんどん上達しますよ。

英語が得意な人にメールを丸投げしてしまう前に、ここで覚えた書き方を使って挑戦してみましょう。

多少、不器用な英語でも他の人を介せず、直接やり取りすることで、お互いの気持ちがストレートに伝わり、ビジネスパートナーとの関係も上手く構築できるはずです。基本を押さえて、是非、英語のビジネスメールに挑戦してみてください。

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