著者 : 藤永 丈司

◆上智大学比較文化学部卒(現:国際教養学部)
◆初受験でTOEIC990(満点)、英検1級、小学校英語指導者資格
◆ニンテンドー3DS TOEIC「超速」プログラム・スペシャルアドバイザー
◆日経HR「英語コミュニケーション in Business」特別講師(2017年8月~)

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著者自身の受験英語への疑問や登校拒否といった苦い体験や、10年以上にわたる海外生活から、外国人の英語習得の早さと相対する日本人の遅さの違いを同時に徹底的に解読・研究を繰り返すことで、日本人へ「英語回路」を植え付ける仕組みを解明。


◆活動 - 芸能人 への個別指導、英会話・ TOEIC講座、企業研修、小学生を中心に 各地でボランティア英語指導など。


藤永の著者・監修した商品

◆著書に「なぜ、留学生の99%は英語ができないのか?」など多数(シリーズ累計10万部以上)

2016年に甚大な被害をもたらした「熊本地震」への復興活動の一環として、『マイスキ英語(代表:藤永丈司)』は、同年7月より、Jリーグ所属のロアッソ熊本のスポンサーカンパニーとして協賛しております。

英語で電話対応|日常とビジネスの2つの場面で役立つ!

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「日常英会話」や「ビジネス」での英語での電話のやり取りは、どのようにするのか知りたいのではないでしょうか?

いきなり電話で英語となると、ちょっと緊張してしまいますよね。

特に外資系の会社や海外に住んでいると毎日のようにそのシチューエーションに遭遇してしまいます。

しかし、特にビジネスでの電話での対応はネイティブでも慣れないと戸惑うものですので、深く悩む必要はありません。

よって、ここでは、日常やビジネスの場面でのパターン化した英語での電話の対応フレーズをご紹介しています。基本を習得することが英語での電話対応をマスターする近道です。

目次:

1.英語で「電話を受ける」際のフレーズ集
1-1.ビジネスでの英語での電話対応の基本
1-2.日常英語での電話対応の基本
1-3.自分あての電話の場合の英語
1-4.自分以外(担当者など)への電話だった場合の英語
2.英語で「電話をかける」際の基本フレーズ
2-1.電話をかける際の「基本となる英語表現」
2-2.電話をかけた際の「相手が不在の場合」の英語

1.英語で「電話を受ける」際のフレーズ集

日常とビジネスでの電話対応の英語表現をみてみましょう。

因みに、「電話対応をする」や「電話にでる」は英語で「answer the phone」となります。

先ずはビジネスの場面でのやり取りを確認して下さい。

1-1.ビジネスでの英語での電話対応の基本

先ず、受話器をとり、「Hello」や「Good morning」などの挨拶の後に、会社名を言います。

これがビジネスでの電話の受け取りの基本となります。下記がその例です。

  • Hello、this is Yamada Corporation. How can I help you?
  • はい、こちらは株式会社山田です。ご用件は何でしょうか?

※「This is」の後は、自分の名前ではなく、「会社名」なので注意が必要です。
※朝に電話に出る時は「Good moring」、夜に電話に出る時は「Good evening」などにしてもOKです。

1-1-1.電話で「相手の名前を聞く」場合の英語

「May I 〜?」(〜してもよろしいでしょうか?)という丁寧な英語を使います。

  • May I ask who’s calling, please?
  • どちら様でしょうか?

※「May I ~?」は「〜して宜しいでしょうか?」という丁寧な助動詞です。

1-1-2.電話で「うまく聞き取れずに聞き返す」場合の英語

失礼のないような英語を使います。

  • I’m sorry, but could you say one more time, please?
  • 失礼ですが、もう一度言っていただけますか?

または、下記のようなフレーズでもOKです。

  • 「Could you speak more slowly, please?」/もっとゆっくり言っていただけますか?
  • 「Could you speak a little bit louder?」/もう少し大きな声で宜しいでしょうか?

※「Could」は、Mayよりは丁寧ではないのですが、失礼のない助動詞です。

1-1-3.電話で「英語が出来る人に代わる」場合の英語

あなたが、上手く英語で電話対応できない場合は、一度少々待ってもらいます。

  • Hold the line, please. I will get an English speaker.
  • そのままでいて下さい。英語を話せる人に代わります。

※Line(電話線)を持っているイメージをすればOKです。「Hold the line.」は「(電話で)少々お待ちください。」の表現です。

1-1-4.「相手が電話番号を間違えている」場合の英語対応

間違っていますよ!と強く英語にならないように注意します。

  • I’m afraid that you have the wrong number.
  • 恐らく、電話番号が違うと思います(間違い電話です)。

※「I’m afraid that〜」は、「恐れ入りますが、〜」という場合に使うフレーズです。

1-2.日常英語での電話対応の基本

自宅で電話を受ける時、外出先で携帯電話で電話に出る時には、ビジネスの場面より簡単です。

  • 「Hello」 ※「Hi」や「Good morning」などでも大丈夫です。
  • こんにちは!

※日本語では「はい、もしもし、(自分の名前)です。」となりますが、英語では挨拶のみで問題ありません。

「お名前を聞いていいですか?」などの表現は、ビジネスの場面で使う英語と同じで結構です。

1-3.自分あての電話の場合の英語

日常会話でも、ビジネスでも受けた電話が自分あてだった場合は、最初に「自分です」という英語の表現で対応します。

  • This is Takeda speaking.
  • 私が、武田です。

※自分の名字、または名前を伝えます。

1-4.自分以外(担当者など)への電話だった場合の英語

自分以外の人がいた場合と、いなかった場合の2つに分けてみてみましょう。

1-4-1.自分以外の人(担当者など)が「電話に出られる」場合

ここでも「少々お待ちください」という英語を使います。

  • OK, just a moment, please.
  • 分かりました。少々お待ちください。

「Hold the line, please」でも同じ意味です。

自分以外(担当者など)の電話に取り次ぐ場合は?

これはビジネスの場面では多くありますね。

その場合は「transfer」(トランスファー)という単語を使います。「transfer」は、「〜を移動する」や「(飛行機や電車を)乗り継ぐ」などの英語としても使われます。

  • Please hold, I will transfer your call to Tanaka.
  • 少々お待ちください。田中に取り次ぎます。

※名前の部分は、は自分以外の名前(担当者名)です。

1-4-2.自分以外の人(担当者など)が「他の電話に出ている」場合

基本表現は、「The line is busy」という英語の表現で対応します。

  • I am sorry, the line is busy right now.
  • すみませんが、他の電話に出ています。

※「I am sorry , but he/she is on another line」でも同じ意味です。

1-4-3.自分以外の人(担当者など)が「不在」の場合

このケースは電話対応で欠かせません。簡単で、決まった英語を使います。

下記はビジネスの場面の例文です。

  • He is not at his desk. Should I have him call you back?
  • 彼は今、机にいません。折り返し電話させましょうか?

※一般的に、不在を伝えた後に、折り返ししてほしいかなど聞くのが一般的で、「have+(人)+動詞(〜に-させる)」という表現を使います。

また、ビズネスで「外出」や「出張」での「不在」の場合は下記の表現を使います。

  • 外出の場合:She is out of office right now and will be back at 2. 日本語:彼女は今、事務所にいません。2時に戻る予定です。※例えば、昼食でいない場合は、「She is out for lunch now」と伝えます。
  • 出張の場合:He is on a business trip now and He/she will be back tomorrow. 日本語:彼は今、出張中です。明日には帰る予定です。※帰る日は、曜日やon May 1stなどの日付でもOKです。

日常会話での英語は、「I’m sorry, He is not here right now.」(ごめんなさい、彼は今ここにいません。)という簡単な英語で大丈夫です。

しかし、折り返しの電話をさせましょうか?というフレーズは上記の英語がそのまま使えます。

1-4-4.不在を伝えて「伝言を受ける」場合

伝言で「message」という単語を使います。

これは日常会話でもビジネスでも両方使えます。

  • May I take your message?
  • 伝言を承りましょうか?

※「Would you like to leave a message?」でも同じ意味です。

1-4ー5.不在を伝えて「相手の名前を確認する」場合

相手の名前が聞き取れなかったりするのは良くあるケースです。

こちらも日常会話でもビジネスの場面でも丁寧な英語を使います。

  • May I have your name, please?
  • お名前をお伺いできますか?

※スペルが分からない場合は、「How do you spell your name?」 でOKです。

1-4-6.相手の「電話番号を確認する」場合

名前を聞いた後は、決まった英語の表現で番号を再確認して下さい。

  • May I have your phone number,please?
  • 電話番号を頂けますか?

※I repeat, 090-xxxx-xxxx(繰り返します。090-xxxx-xxxx)と再確認したほうがベターです。

2.英語で「電話をかける」際の基本フレーズ

英語で電話をかける際の2つのパターンを知っていれば大丈夫です。

因みに、「電話をかける」や「電話をする」は「call」、または「make a phone call」が一般的です。

2-1.電話をかける際の「基本となる英語表現」

先ずは「Hello」や「Hi」などから始まります。

その後は、しっかりと自分の名前を伝え、誰と話したいのか?という順序を踏んで英語で表現すれば、それだけで大丈夫です。

下記はビジネスの場面での例です。

  • Hi, this is Shimizu from Minami compay. May I speak with Mr.Sato?
  • 株式会社ミナミの清水と申します。佐藤さんはいらっしゃいますか?

※相手の名前には「Mr.(男の場合)」か「Ms.(女性の場合)」を付けて言います。

日常会話で友達とは電話する時は、「Hi, this is (自分の名前).」だけでOKです。

2-2.電話をかけた際の「相手が不在の場合」の英語

話したい相手が不在の場合の対応もマスターしましょう!

2-2-1.「相手に伝言を残したい」場合の英語

伝言の「message」を使って、相手にお願いします。

  • Can I leave a message?
  • 伝言をお願いできますか?

「Please tell him that I called.」として、「私から電話があったことを彼に伝えて下さい。」、と電話に出た人に言うだけでもOKです。

2-2-2.相手から「折り返しの電話が欲しい」場合の英語

この場合は、「tell」という簡単な英語の表現を使ってお願いします。

  • Please tell her to call me back.
  • 折り返し電話下さるようにお伝えください。

※tell+人+to+動詞で、have+人+動詞と同じ用法となります(〜に-させる)
※上記を伝えた後に「My number is 090-xxxx-xxxx」として電話番号も残すのも一般的です。

2-2-3.こちらから「再度電話をかける場合」の英語

この英語の表現も「call back」を使う簡単な英語なので覚えましょう。

  • OK, I will call back later. Thank you.
  • 分かりました。また後でかけ直します。有難うございます。

「I will call back at 3.」(また3時にかけ直します)など、時間を特定してもOKです

まとめ:英語の電話は短くテキパキと!

英会話やビジネスでの電話の応対は長くならないことがポイントです。

不在の時は、伝言を残すのか、かけ直すのかが基本的にやり取りの2つだと思ってください。

とにかく、長くダラダラとならずに、とにかく、パッ、パッと!が理想です。チャレンジしながら慣れていきましょう!

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