著者 : 藤永 丈司

◆上智大学比較文化学部卒(現:国際教養学部)
◆初受験でTOEIC990(満点)、英検1級、小学校英語指導者資格
◆ニンテンドー3DS TOEIC「超速」プログラム・スペシャルアドバイザー

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著者自身の受験英語への疑問や登校拒否といった苦い体験や、10年以上にわたる海外生活から、外国人の英語習得の早さと相対する日本人の遅さの違いを同時に徹底的に解読・研究を繰り返すことで、日本人へ「英語回路」を植え付ける仕組みを解明。


◆活動 - 芸能人 への個別指導、英会話・ TOEIC講座、企業研修、小学生を中心に 各地でボランティア英語指導など。


藤永の著者・監修した商品

◆著書に「なぜ、留学生の99%は英語ができないのか?」など多数(シリーズ累計10万部以上)

2016年に甚大な被害をもたらした「熊本地震」への復興活動の一環として、『マイスキ英語(代表:藤永丈司)』は、同年7月より、Jリーグ所属のロアッソ熊本のスポンサーカンパニーとして協賛しております。

英語での電話対応|ビジネス英会話で役立つ!フレーズ21選

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英会話やビジネスでの電話のやり取りは、どのようにするのか知りたいのではないでしょうか?

いきなり電話で英語となると、ちょっと緊張してしまいますよね。

特に外資系の会社や海外に住んでいると毎日のようにそのシチューエーションに遭遇してしまいます。

しかし、電話での対応はネイティブでも慣れないと戸惑うものですので、深く悩む必要はありません。

よって、ここではパターン化した英語での電話の対応フレーズをご紹介するだけではなく、用意している動画を使って簡単にトレーニングして頂くことで慣れるようにしていきます。

目次:
1.英語で電話を受ける際の17個のフレーズ
1-1.基本の英語対応
1-2.自分あての電話の場合の英語
1-3.担当者あての電話の場合の英語
2.英語で電話をかける際の4個のフレーズ
2-1.基本の英語で挨拶
2-2.担当者が不在の場合の英語
3.今すぐ身に付く!英語の電話対応トレーニング動画
3-1.英語で電話を受ける
3-2.英語で電話をかける

1.英語で電話を受ける際の17個のフレーズ

大きく分けて電話を受けるパターンは3つあります。

1-1.基本の英語対応

「Hello」などの基本的な英語で電話を受けます。

  • Hello、this is ●●. How can I help you?
  • はい、●●会社です。ご用件は何でしょうか?
  • 英文音声:http://mysuki.jp/wp-content/uploads/2015/02/1-1.mp3

※●●のところは、自分の名前ではなく、会社名です
※朝電話に出る時はGood moring、夜電話に出る時はGood eveningでもよい

1-1-1.相手の名前を聞く場合

「May I 〜?」(〜してもよろしいでしょうか?)という丁寧な英語を使います。

  • May I ask who’s calling, please?
  • どちら様でしょうか?
  • 英文音声:http://mysuki.jp/wp-content/uploads/2015/02/1-1-1.mp3

※Mayは「〜して宜しいでしょうか?」という丁寧な助動詞です

1-1-2.良く聞き取れなかった場合

失礼のないような英語を使います。

  • I’m sorry, but could you say one more time, please?
  • 失礼ですが、もう一度言っていただけますか?
  • 英文音声:http://mysuki.jp/wp-content/uploads/2015/02/1-1-2.mp3

他に下記のようなケースで使う英語に気を付けましょう。
※Could you speak more slowly, please?(もっとゆっくり言っていただけますか?)
※Could you speak a little bit louder?(もう少し大きな声で宜しいでしょうか?)
※Couldは、Mayよりは丁寧ではないのですが、失礼のない助動詞です

1-1-3.英語が出来る人に代わる場合

上手く英語で電話対応できない場合は、一度少々待ってもらいます。

  • Hold the line, please. I will get an English speaker.
  • そのままでいて下さい。英語を話せる人に代わります。
  • 英文音声:http://mysuki.jp/wp-content/uploads/2015/02/1-1-3.mp3

※Line(電話線)を持っているイメージをすればOK

1-1-4.相手が電話番号を間違えている場合

間違っていますよ!と強く英語にならないように注意します。

  • I’m afraid that you have the wrong number.
  • 恐らく、電話番号が違うと思います(間違い電話です)。
  • 英文音声:http://mysuki.jp/wp-content/uploads/2015/02/1-1-4.mp3

※「I’m afraid that〜」は、「恐れ入りますが、〜」という場合に使うフレーズです

1-2.自分あての電話の場合の英語

受けた電話が自分あてだった場合は、最初に「自分です」という英語の表現で対応します。

  • This is ●● speaking.
  • 私が、●●です。
  • 英文音声:http://mysuki.jp/wp-content/uploads/2015/02/1-2.mp3

※●●は自分の名字、または名前です

1-3.担当者あての電話の場合の英語

大きく分けて、担当者が電話に出れる場合と出れない場合の2つのパターンがあります。

1-3-1.担当者が電話に出られる場合

ここでも「少々お待ちください」という英語を使います。

  • OK, just a moment, please.
  • 分かりました。少々お待ちください。
  • 英文音声:http://mysuki.jp/wp-content/uploads/2015/02/1-3-1.mp3

※「Hold the line, please」でも同じ意味です

1-3-1-1.近くにいてその電話で直接代わる場合

自分が出た電話を担当者が使う時は、「お待ちください」のみの英語でOKです。

  • Please hold.
  • 少々お待ちください
  • 英文音声:http://mysuki.jp/wp-content/uploads/2015/02/1-3-1-1.mp3

※「Hold the line, please」や「Just a moment」でも同じ意味です

1-3-1-2.担当者自身の電話で代わる場合

担当者が自分自身のデスクの電話で対応する時は、「transfer」という英語を使うのが一般的です。

  • Please hold, I will transfer your call to ●●
  • 少々お待ちください。●●に取り次ぎます。
  • 英文音声:http://mysuki.jp/wp-content/uploads/2015/02/1-3-1-2.mp3

※●●は担当者名です
※Transfer:(動詞)〜を移動する、乗り継ぐ、など

1-3-2.担当者が不在の場合

このケースは電話対応で欠かせません。簡単で、決まった英語を使います。

  • ●● is not at his/her desk. Should I have him/her call you back?
  • ●●は今、机にいません。折り返し電話させましょうか?
  • 英文音声:http://mysuki.jp/wp-content/uploads/2015/02/1-3-2.mp3

※●●は担当者名です
※his/her, him/herは担当者が男性か女性かで変わります
※不在を伝えた後に、折り返ししてほしいかなど聞くのが一般的です
※have+(人)+動詞で、〜に-させるとなります

1-3-2-1.外出の場合

「out of office」という英語の表現を使います。

  • ●● is out of office right now and He/she will be back at ●
  • ●●は今、事務所にいません。●時に戻る予定です。
  • 英文音声:http://mysuki.jp/wp-content/uploads/2015/02/1-3-2-1.mp3

※●●は担当者名です
※●は数字(何時)です
※He/sheは担当者が男性か女性かで変わります
※外出中という事と、何時に戻りますということも伝えるのが一般的です
※分からない場合は、外出中というだけでもOKです
※例えば、昼食でいない場合は、●● is out for lunch nowと伝える

1-3-2-2.出張の場合

「business trip」(出張)という英語の表現がベストです。

  • ●● is on a business trip now and He/she will be back next ●(tomorrow).
  • ●●は今、出張中です。次の●曜日(明日)に帰る予定です。
  • 英文音声:http://mysuki.jp/wp-content/uploads/2015/02/1-3-2-2.mp3

※●●は担当者名です
※●は曜日(または、on May 1stなどの日付でもOK)です
※He/sheは担当者が男性か女性かで変わります
※出張中という事と、いつ帰りますということも伝えるのが一般的です
※分からない場合は、出張中というだけでもOKです

1-3-2-3.伝言を受ける場合

伝言で「message」という単語を使います。

  • May I take your message?
  • 伝言を承りましょうか?
  • 英文音声:http://mysuki.jp/wp-content/uploads/2015/02/1-3-2-3.mp3

※Would you like to leave a message?でも同じ意味です

1-3-2-4.相手の名前を確認する場合

聞き取れなかったりするのは良くあるケースです。丁寧な英語を使います。

  • May I have your name, please?
  • お名前をお伺いできますか?
  • 英文音声:http://mysuki.jp/wp-content/uploads/2015/02/1-3-2-4.mp3

※スペルが分からない場合は、「How do you spell your name?」 でOKです

1-3-2-5.相手の電話番号を確認する場合

聞いた後は、決まった英語の表現で番号を再確認して下さい。

  • May I have your phone number,please?
  • 電話番号を頂けますか?
  • 英文音声:http://mysuki.jp/wp-content/uploads/2015/02/1-3-2-5.mp3

※I repeat, 090-xxxx-xxxx(繰り返します。090-xxxx-xxxx)と再確認します

1-3-3.担当者が他の電話に出ている場合

「the line is busy」という英語の表現で対応します。

  • I am sorry, the line is busy right now.
  • すみませんが、他の電話に出ています。
  • 英文音声:http://mysuki.jp/wp-content/uploads/2015/02/1-3-3.mp3

※I am sorry , but he/she is on another lineでも同じ意味です

1-3-4.担当部署へ取り次ぐ場合

担当者へ直接取り次ぐ際と同じ「transfer」の表現もOKです。

  • I will put you through ●●department
  • ●●部署へ電話をつなぎます。
  • 英文音声:http://mysuki.jp/wp-content/uploads/2015/02/1-3-4.mp3

※●●には部署名を入れます。
※担当者は分からないが、部署が判明している場合
※Department :(名詞)部署

2.英語で電話をかける際の4個のフレーズ

電話をかける際の2つのパターンを知っていれば大丈夫です。

2-1.基本の英語で挨拶

先ずは「Hello」などから始まり、しっかりと自分の名前を伝え、誰と話したいのか?という順序を踏んで英語で表現すれば、それだけで大丈夫です。

  • Hi, this is ●● from ○○. May I speak with ●?
  • ○○会社の●●と申します。●さんはいらっしゃいますか?
  • 英文音声:http://mysuki.jp/wp-content/uploads/2015/02/2-1.mp3

※●●は自分の名前(名字が一般的)を入れます
※○○は会社名を入れます
※●は話したい人の名前を入れます

2-2.担当者が不在の場合の英語

担当者が不在の場合は電話を受けた相手にお願いをします。

2-2-1.伝言を残したい場合

伝言の「message」を使って、相手にお願いします。

  • Can I leave a message?
  • 伝言をお願いできますか?
  • 英文音声:http://mysuki.jp/wp-content/uploads/2015/02/2-2-1.mp3

※Please tell ●●(担当者名)that I calledとして、「私から電話があったことを伝えて下さい」、と電話に出た人に言うだけでもOKです

2-2-2.担当者から折り返しの電話が欲しい場合

「tell」という簡単な英語の表現を使ってお願いします。

  • Please tell him/her to call me back.
  • 折り返し電話下さるようにお伝えください。
  • 英文音声:http://mysuki.jp/wp-content/uploads/2015/02/2-2-2.mp3

※him/herは担当者が男性か女性かで変わります
※tell+人+to+動詞で、have+人+動詞と同じ用法となります(〜に-させる)
※My number is 090-xxxx-xxxxとして電話番号も残すのも一般的です

2-2-3.こちらから再度電話をかける場合

この英語の表現も「call back」を使う簡単な英語なので覚えましょう。

  • OK, I will call back later. Thank you.
  • 分かりました。また後でかけ直します。有難うございます。
  • 英文音声:http://mysuki.jp/wp-content/uploads/2015/02/2-2-3.mp3

※I will call back at 3 (また3時にかけ直します)など、時間を特定してもOKです

3.今すぐ身に付く!英語の電話対応トレーニング動画

実際のシチュエーションの感じで動画トレーニングすることで簡単に慣れます。

3-1.英語で電話を受ける

電話を受ける2つのパターンで動画に向かって会話をしてみましょう。

3-1-1.担当者が不在の場合

(動画内容)
●担当者が外出中で、3時に戻ることを知っている場合を想定して下さい

あなた:(自分で答える)- A
私:Hello, I would like to speak with Mr.Yamada.
あなた:(自分で答える)- B
私:Pleas tell him that I called.
あなた:(自分で考える)- C

(回答の一例)
A.Hi,this is~. How can I help you?
B.I’m sorry, ~is out of office right now. But he will be back at 3. May I take your message?
C.O.K. Thank you.

3-1-2.担当者が他の電話に出ている場合

(動画内容)
あなた:(自分で答える)- A
私:Hi, may I speak with Ms.Hayashi?
あなた:(自分で答える)- B

(回答の一例)
A.Hi,this is~. (How can I help you?)
B.I’m sorry, the line is busy (May I take your message?)

3-2.英語で電話をかける

電話をかける2つのパターンで動画に向かって会話をしてみましょう。

3-2-1.担当者が不在の場合

(動画内容)
●男性の担当者に電話をしていると想定して下さい。

私:Hello, this is Hide Trading. How can I help you?
あなた:(自分で言う)- A
私:I am sorry, but he is out for lunch right now. (But)He’ll be back at 1.
あなた:(自分で答える)- B

(回答の一例)
A.May I speak with ●●(担当者名)?
B.OK. (Can you take a message?) Please tell him/her that I called.

3-2-2.担当者の電話に取り次ぐ場合

(動画内容)
●女性の担当者に電話をしていると想定して下さい。

私:Hello, This is NAC. How can I help you?
あなた:(自分で言う)- A
私:Please hold the line. I will transfer your call to her.
あなた:(自分で答える)- B

(回答の一例)
A.Hi, this is ●● (自分の名前)from ○○(会社の名前). May I speak with ○○(担当者の名前)?
B.OK. Thak you.

まとめ:英語の電話は短くテキパキと!

英会話やビジネスでの電話の応対は長くならないことがポイントです。

不在の時は、伝言を残すのか、かけ直すのかが基本的にやり取りの2つだと思ってください。

とにかく、長くダラダラとならずに、とにかく、パッ、パッと!

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