著者 : 藤永 丈司

◆上智大学比較文化学部卒(現:国際教養学部)
◆初受験でTOEIC990(満点)、英検1級、小学校英語指導者資格
◆ニンテンドー3DS TOEIC「超速」プログラム・スペシャルアドバイザー

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著者自身の受験英語への疑問や登校拒否といった苦い体験や、10年以上にわたる海外生活から、外国人の英語習得の早さと相対する日本人の遅さの違いを同時に徹底的に解読・研究を繰り返すことで、日本人へ「英語回路」を植え付ける仕組みを解明。


◆活動 - 芸能人 への個別指導、英会話・ TOEIC講座、企業研修、小学生を中心に 各地でボランティア英語指導など。


藤永の著者・監修した商品

◆著書に「なぜ、留学生の99%は英語ができないのか?」など多数(シリーズ累計10万部以上)

2016年に甚大な被害をもたらした「熊本地震」への復興活動の一環として、『マイスキ英語(代表:藤永丈司)』は、同年7月より、Jリーグ所属のロアッソ熊本のスポンサーカンパニーとして協賛しております。

英語の見積書|絶対に抑えたい基本と3つの大きなポイント

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英語の見積書の作成をしなければならなくて、書き方にお困りではありませんか?

または、見積書が届いたけど、読み方が分からないのではないでしょうか?

見積書は、ビジネスシーンで作成機会が多い書類です。

インターネットの普及で、海外のクライアントから急にお問い合わせが来ることも増えていて、「急に、見積書を出してほしいと言われたけれど、どうしたらいいかわからない」ということが多々あります。

また、「海外の会社に見積もりを依頼したいけれど、英語でどのように書けばいいのか分からない」という方もいるでしょう。

日本語の見積書もある程度、基本を押さえてしまえば難しくないように、英語の見積書もパターンがあるので、それを押さえてしまえばそれほど難しいものではありません。

ここでは、英語の見積書の依頼方法、作成方法と、押さえておきたいポイントをご紹介します。

【目次】

0.見積書とは?
1.英語の見積書の基本知識
2.英語の見積書を依頼する
2-1.相手の名前
2-2.商品に対する興味や、必要性を簡潔に伝える
2-3.見積りを依頼する
2-4.締めの言葉
3.英語の見積書を作成する
3-1.見積書を添付した時のカバーレター(メール本文)
3-1-1.相手の名前
3-1-2.お問い合わせや見積り依頼に対するお礼
3-1-3.見積書を添付した旨伝える
3-1-4.自社製品のさりげないアピール
3-1-5.注文への期待の言葉
3-1-6.フォローアップについて
3-1-7.自分の名前と会社名
3-2.添付した英語の見積書の内容の書き方
3-2-1.1枚目のヘッダー部分
3-2-2.2枚目の見積り内容とフッター部分
4.見積りを断る(交渉する)
4-1.見積りを断る場合
4-2.見積もりを交渉する場合

0.見積書とは?

見積書は、販売者側が相手に金額や数量などを提示して、その条件で取引することを明確にして約束する書類です。

見積書の前提として、お客様からの見積り依頼があります。見積り依頼をいただけるお客様は、商品に対して問い合わせの行動をするほど興味があり、購入の可能性が高いお客様といえるでしょう。

受け取った側は、その内容を見て購入を検討します。ビジネスシーンにおいてこの見積書を、正確かつ的確なマナーで作成することはとても大切なことです。

1.英語の見積書の基本知識

英語で見積書は「quotation」と表現します。動詞「quote」が見積もるという意味です。

見積価格には大きく分けて2つ種類があります。

“2種類ある英語の見積書の価格”

  • Firm price(固定価格)・・・正式な見積り金額で法的拘束力があります。
  • Estimate (概算)・・・大よその概算で、現時点でわかる範囲の条件で出す金額で、変更の余地が多少残されている価格です

先ず、最初の取引としてビジネスシーンで多く使われる英語の見積書の価格は、「Estimate」ですので是非押さえましょう。

2.英語の見積書を依頼する

取引相手の商品に興味がある場合、先ず見積書を依頼します。見積書を依頼する場合、口頭、電話、メールのうちのどれかで行う場合が一般的でしょう。

ここでは、ビジネスで一般的な「メールで作成を依頼する場合」の依頼方法についてご説明します。

見積依頼は英語で「Request for a quotation」です。

略して、頭文字を取って「RFQ」と表記する場合もあります。

見積り依頼文を作成する際のポイントは、聞きたいことを明確にし、かつ簡潔にまとめます。

何が、どれくらいの量必要なのかはもちろんですが、いつまでに必要なのか、配達等が必要な場合、発送方法やそれに関わる梱包費用、配送料、保険料などを提示してもらいたいことがらを明確にしましょう。特に、国際取引の場合、発送に関わる費用が大きな金額になるため、きちんと確認しないと後々、トラブルになってしまう場合があり要注意です。

見積書を作成するには、記載すべき必須項目があります。

以下の順番でメールに記載します。

2-1.相手の名前

先ず最初に、依頼先の相手名を記載します。名前がわかればよいのですが、わからない場合はポジション名を書いても良いです。

  • 例その1.Dear Mr. Brown,(名前)
  • 例その2.Dear Product manager,(役職名)

英語の役職名に付いては、ビジネスですぐに使える英語の役職名厳選53個一覧の記事を参考にしてみて下さい。

2-2.商品に対する興味や、必要性を簡潔に伝える

次に、相手の商品に興味がある旨を伝えます。

  • 例文その1.We are considering ~. /~(購入)を検討しています。
  • 例文その2.I would like to place an order for~. /~の注文をしたいです。

この部分については、日本のような丁寧な挨拶文はいりません。何に興味があるのか、どこで見たのかなどがわかれば十分です。ビジネス文は簡潔に!が大原則です。

2-3.見積りを依頼する

ここで、見積りがほしいことを伝えます。様々な言い方がありますが、簡単でシンプルなのは次の文です。

  • I would like your quote. /見積りを作成してほしいです。
  • Please quote us for ~. /~について見積りしてください。
  • We should be glad if you would quote us your firm price for item no ~. /商品番号~番についての固定価格を出していただけたら嬉しいのですが。
“詳細な見積もりをお願いする場合”

  • 商品名(サイズ等も含めて明確に)や数量・・・2つ以上のアイテムの見積りがほしい場合は、文中に書くのではなくリストにしたほうがわかりやすいでしょう。
  • 発送方法、送料、梱包料、保険料、納期など・・・最初の見積りではあまり聞かないのですが、明らかにしてほしいことは明確にする。

2-4.締めの言葉

他の英文メールと同じように、Yours sincerely など最後には締めの言葉を入れます。

英語のビジネスメールの書き方|恥をかかない7つの注意点の記事で書き方を説明していますので、是非参考にして下さい。

3.英語の見積書を作成する

ここでは実際に英語の見積書の作成時に気をつけたいポイントを確認します。

“見積書の依頼が来た時の2つの注意点”

  • 見積り依頼を受けたら、迅速に返信する。
  • 必要なことを明確に伝え、かつ簡潔にまとめる。

最近は、メールで見積書をやりとりすることも多いです。

その場合、正式な方法としては本文をカバーレターの代わりにして、見積書は添付ファイルとして送信します。そのほかに、略式ではありますが、本文の中に見積り内容を記載してそのメールを見積書とする場合もあります。

3-1.見積書を添付した時のカバーレター(メール本文)

見積書を添付した場合には、本文を通常メールのように順序良く書くことが重要です。

3-1-1.相手の名前

先ず、誰宛てに書いている(返信)メールかを明らかにします。わからない場合は、ポジション名でも可能です。

  • 例その1.Dear Mr. Smith,(名前)
  • 例その2.Dear Branch manager,(役職名)

3-1-2.お問い合わせや見積り依頼に対するお礼

名前の後は、必ずお礼の言葉を書きます。

  • お礼の例文.Thank you for your request for a quotation. /見積書をご請求いただきましてありがとうございます。

3-1-3.見積書を添付した旨伝える

お礼の例文の後は、書類を添付した事を書きます。

  • 例文.I have attached the quotation. /見積書を添付しました。

3-1-4.自社製品のさりげないアピール

必須ではありませんが、他のお客様から頂いた良い評価、興味を持っていただけそうな商品の紹介も合わせて書くこともOKです。

それに合わせて、自社ウェブサイトの案内や、カタログ同封など資料についての案内をする場合もあります。

3-1-5.注文への期待の言葉

是非取引したいという気持ちを、一言添えます。

  • We look forward to working with you. /お取引できることを楽しみにしています。

3-1-6.フォローアップについて

不明な点の問い合わせ先や、後日フォローアップのお電話をする旨などを記載します。

  • 例文その1.I will follow up with you. /また(この件で、後日)ご連絡します。
  • 例文その2.Please give me a call on(電話番号)if there is anything unclear. /ご不明な点がございましたら、(電話番号)にお電話ください。

3-1-7.自分の名前と会社名

最後に、自分の名前、会社名の順に明記し、責任者、見積書の作成者を明確にします。

※責任者を記載するのは必須ではありません。
※作成者が自分自身の場合は記載の必要はありません。

3-2.添付した英語の見積書の内容の書き方

メールの添付書類として正式な見積書を作成する場合の記載方法を順番に説明します。

添付書類は「ヘッダー」「見積もり内容とフッター」という2つ(2ページ)に分けることができます。

3-2-1.1枚目のヘッダー部分

書類の1枚目をヘッダー部分として、基本7つの内容を記載します。

3-2-1-1.自社レターヘッド

1枚目の真ん中に自社のレターヘッドを入れるのが一般的です。

自社名、住所、電話番号を記載します。

この部分は、紙の書類の場合、自社のロゴ入りの用紙を使う会社も多いです。このほかに、メールアドレスやウェブサイト、国によってはビジネス登録番号を記載する場合があります。

(記載例)
Maisuki-Kaisha LTD → 会社名
12-9 ○○street, New York, DK3C 66CA → 住所
Telephone 315-○○○-×××× → 電話番号

3-2-1-2.タイトル

Quotation又は、Quotation for ~(見積りの対象商品を記載)とするのがが一般的です。

3-2-1-3.日付

「May 5, 2015」など書類作成の日付を明記します。

上記はアメリカ式の日付記載方法ですが、イギリス方式は「5 May., 2015」です。右端に記載します。

アメリカ式とイギリス式の日付の書き方は、英語で日付の書き方|順序や4つのパターンを覚えるだけ!の記事で紹介していますので参考にして下さい。

3-2-1-4.見積書番号

「Quotation no ○○○」で○の部分に番号を記載します。記載位置は、左端が一般的です。

書類の通し番号(管理番号)です。いくつか見積りを作成した場合に、後々、お互いがどの見積書の話をしているかわかりやすいように記載しましょう。このような性質から、他社へ出す見積りも含めて、同じ番号にならないように注意する必要があります。

3-2-1-5.支払条件(terms of payment)

支払条件や、いつまでに支払ってほしいかを明記する必要がありますが、ヘッダーではなく、最後に記載するケースもおおいです。

“支払い条件(terms of payment)で使える表現”

  • COD → Cash on Delivery /代金引換
  • Full Payment on Delivery /引き渡し時に全額支払い
  • 30 days /30日以内
  • 20% deposit required to start work /作業開始時に20%の保証金が必要です。
3-2-1-6.相手の会社名と住所

ヘッダー(1枚目)の最後は会社名、住所の順で記載します。

記載位置は、左詰めで見積り番号の段から1段あけて記載します。

※相手の宛名を書く際の順番は下記となります。
(一部省略可)

  1. 受信者名、役職名
  2. 部署名
  3. 会社名
  4. 住所1:番地・通り・町名
  5. 住所2:市・州・県名・郵便番号
  6. 住所3:住所—国名

3-2-2.2枚目の見積り内容とフッター部分

ヘッダーの次はメインの見積り内容と最後のフッター部分となります。

フッターを3枚目として見積もり内容(2枚目)と切り離す場合もありますが、ここでは2枚目にまとめた場合を紹介しています。

3-2-2-1.見積もり内容

提供する製品名、数量、価格、単位、単価などを明記します。作業の場合は、作業範囲などを明確にします。

金額、条件面など大切な分で、のちのちトラブルが起きやすい部分でもあります。お互いの行き違いが起こらないように、必要事項を明確にすることが大切です。

“良く使う関連表現”

  • merchandise /商品
  • raw materials /原材料
  • item number/品番
  • quantity /数量
  • weight /重量
  • unit price /単価
  • list price /定価
  • total price /合計金額
  • wholesale price /卸売り価格
  • retail price /小売価格
  • suggested retail price /希望小売価格

そして、価格を記載する時のワンポイントですが、最低価格は「best price」です。直訳で「cheapest price」や「lowest price」という英語を使いたくなりますが、cheapやlowなどはマイナスのイメージがある言葉です。

これらの言葉を使うと安っぽく聞こえます。提示できる最良の価格という意味で「best price」を使いましょう。

見積り以外でも言えることなのですが、お客様にメールを送る時は、なるべくポジティブな言い回しをします。

    (ポジティブな言葉の例)

  • benefit /利益
  • save /節約する
  • satisfaction /満足
  • glad /嬉しい
  • guarantee /補償

逆に以下のようなネガティブワードはなるべく使わないほうがよいでしょう。

    (ネガティブな言葉の例)

  • trouble /困難
  • cannot /できない
  • difficult /難しい
  • refuse /拒否する・断る
  • must /~しなければならない
  • delay /遅れる

例えば、「○日までに、ご注文頂かなければ無効になります。」よりも、「○日まで、ご注文を受け付けています。」のほうが印象がよいです。

その他にも、「~はできません。」よりも、「~でしたら可能です。」というような言い回しのほうがよいでしょう。

3-2-2-2.フッター部分(最後)

フッター部分に記載する必須の事項は2つあります。

“「税金」と「見積有効期限」”

  • 税金について・・・見積り時点でtax(税)について明記することが可能であれば明記します。
  • 見積有効期限(quotation validity period)・・・見積りの有効期限は必ず記載しましょう。
    (見積もり有効期限の記載例)

  • This quote is valid for 90 days. /この見積書は90日間有効です。
  • The price quoted will apply only to orders received on or before 25 May. /5月25日までに受注した場合に適応されます。
  • For acceptance within 30 days. /30日以内の受注のみ有効
3-2-2-3.その他明確にしておきたいこと

税金や見積有効期限以外で、明確にしておくべきことがあれば記載します。

    (良く記載する事項例)

  • 最少販売単位(minimum ordering quantity)
  • 納期(date of delivery)→ within 20 days after receipt of order /ご注文から20日以内
  • 返品についての約束事項(goods return policy)
  • 支払いが遅れた場合の約束事項(overdue payment policy)
  • 割引(discount)
  • 梱包と発送の料金(packing and delivery instruction)
    (発送方法や送料についてのよく使う表現)

  • by sea /船便
  • by air /航空便
  • carriage paid /送料込の価格
  • carriage forward /送料着払い
  • loco /現場渡し(それ以外の場合は費用が別途発生し、買い手が負担する)
  • CIF(cost, insurance and freight)/運賃・保険料込みの価格
  • FOB(Free on Board) /本船渡し
  • C&F(Cost and Freight) /運賃込み渡し
“「To be determined」(未定です)”
納期など見積書を提示する段階で、未定なことも多々あると思います。その場合は、To be determinedと書いて、未定であることをあえて明記することも可能です。
3-2-2-4.署名(サイン)

自筆のサインで、作成責任者を明確にし、この書類が本物であることを証明します。

記載位置は右下が一般的です。

日本では印鑑が必須ですが、英語文化圏では印鑑ではなくサインを自筆で書きます。メールに添付する場合は、一度印刷して、サインをしたものをPDF化して添付するのがよいでしょう。

最後に、サインの下に、自社名を明記します。

4.見積りを断る(交渉する)

見積書を出してもらったら、その内容に満足がいけば取引を開始しますが、万が一、金額や条件などが見合わなかった場合、交渉することも可能です。

また、交渉する必要がなく、断りたい場合はその旨を連絡しましょう。

4-1.見積りを断る場合

見積りを断る場合のメールは以下の内容を順序良く記載するのがベターです。

  1. 見積りを作成していただいたことへのお礼 → Thank you for your quotation for ~. /~の見積書をありがとうございました。
  2. 断る意思を伝える → I apprieciate your trouble in this matter but ~. /お手数をかけましたが、~
  3. 今後の取引機会を示唆する → I will contact you again when I~. /~がありましたら、またご連絡させていただきます。

4-2.見積もりを交渉する場合

交渉をする場合は見積りへの感謝と、価格交渉を伝えます。その場合、相手の商品が高品質であること、とても魅力的で取引を熱望していることを伝え、その上で価格が折り合わないので再考してほしいことを伝えます。

一方的に、価格のことだけ記載せず、相手の商品のよさ、魅力を感じていることを伝えることが重要なポイントです。

まとめ:英語の見積書は簡潔にルールを守って!

英語の見積書自体については、日本語のものと共通している部分も多くあります。

見積書や、ビジネスの取引上の特有の表現もありますし、業種によって専門的な難しい単語を使うこともありますが、頻出する単語は限られているので何度か作れば、パターンがつかめ慣れるでしょう。

見積りは、興味を持っていただいているお客様(または自分自身や自社)に、提案し取引に繋げるための大切な書類です。

主に国内取引だけ行っている会社でも、インターネットの普及で思わぬ海外からのお問い合わせがくることもあるかも知れません。

その時は、ここでお伝えしたポイントを押さえて見積書を作成して、是非新たな販路開拓などに繋げられたらよいですね。

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